労務管理システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

労務管理システムは社員の給与や福利厚生などの管理をはじめ、社員情報の管理や社会保険の加入などの手続きが可能なシステムです。煩雑で手間のかかりがちな手続きをシステム上で一元的に管理でき、社員が直接システムの情報を入力できるので、担当者の業務負担を軽減できます。

労務管理の中でも特に社員の労働時間の管理は重要で、法定労働時間を超えて働かせないようにしっかりと管理する必要があります。

社員数が多い企業や残業の多い企業では、気付かないうちに法定労働時間を超えて社員を働かせている可能性もあるので、システムを駆使して正確に管理しなければいけません。

【労務管理システムの機能】

労務管理システムの機能としては、次のものが代表的です。

・帳票の作成：社員情報や手続きをベースに各種帳票を作成する
・入退社の手続き：社会保険や雇用保険資格の取得と喪失、扶養控除等申告書の作成・提出など
・雇用契約書の作成・締結：雇用契約書や秘密保持契約書などの締結
・年末調整：源泉徴収票や給与支払報告書など、年末調整に必要な書類の作成・提出
・電子申請：必要な手続きを電子データで申請できる
・社員のマイナンバーの管理：社員のマイナンバーをシステム上で管理

これらは労務管理に関する一般的な機能ですが、製品・サービスによっては勤怠管理や給与計算なども可能です。

労務管理の書類作成にはかなりの時間がかかるので、少しでも効率化・簡略化したいと考える企業が一般的です。

とりわけ社員数の多い企業の場合、書類作成の時間を数分短くできるだけで長い目で見れば大きな業務効率化につながるでしょう。管理者の負担を軽減し、より重要な業務にリソースを割り当てるため、労務管理システムを導入する企業が増えています。

また、法令の改正にもスムーズに対応できるので、法改正に伴う業務の見直しや変更の負担を減らすために、管理システムを導入する企業も少なくありません。

【各種労務管理にかかる手間や時間を削減できる】

労務管理システムを導入する最大のメリットは、帳票の作成や年末調整、社員の入退社の手続きなど、労務管理にかかる手間や時間を大幅に削減できる点です。

情報の入力を社員に任せられるほか、クラウド型のシステムならばスマートフォンやタブレット端末からも利用できるので、出張先でも手続きが可能です。

管理者は社員の入力状況の確認ができるため、問題がある場合はすぐに連絡・修正依頼ができます。紙ベースでの管理に比べて圧倒的に手続きが早く、内容のチェックにも時間がかかりません。労務管理者の業務効率化だけでなく、社員の負担も軽減できます。

【法改正にスムーズに対応できる】

労務関連の法令は、他の分野に比べて改正の頻度が高めなので、企業は定期的に法令を確認して準拠できる体制にしなければいけません。

業務の見直しと社内ルールの変更には手間がかかりますが、クラウド型の労務管理システムならば、ベンダーが法令に対応したバージョンを提供してくれます。自動でアップデートされるので、労務管理者に負担がかからないのがメリットです。

【不正の防止とセキュリティの強化ができる】

勤怠管理もできる労務管理システムならば、社員のタイムカード打刻による不正や打刻漏れを防止し、正確な勤怠管理が可能になります。業界によっては日常的に打刻の代行がされており、なりすましによる打刻もけっして少なくないのが実態です。

そこでシステム上で打刻できるようにすれば、社員の不正打刻を防ぎつつ正確な勤務時間の把握ができます。勤務時間を含め社員情報の一元管理が可能になり、各種申請手続きにかかる工数を削減できるでしょう。

労務管理システムは、企業にとって欠かせない社員の労務管理を効率化できるので導入によるメリットは多くありますが、デメリットはほとんどありません。ただし、社員数が数名ほどの小規模事業の場合、Excelによる管理でも事足りるケースもあるでしょう。

相応の導入コストをかけてシステムを導入するよりも、既存の管理体制をベースに業務効率化の工夫をした方が、コストパフォーマンスが高くなる可能性はあります。新たに管理システムを導入する場合、社員への周知と使い方の指導、マニュアルの作成などの手間もかかるでしょう。

しかし、事業規模に合った管理システムを慎重に選択すればExcelをはじめとした従来型の労務管理に比べて、圧倒的な業務効率のアップが可能です。

【具体的にどの業務に対応しているか？】

一言で「労務管理」といっても業務内容はさまざまで、管理システムも製品・サービスによって実装されている機能が異なります。具体的にどの業務範囲に対応しているか、どの帳票を作成できるのかなどを確認し、導入するシステムを選択しましょう。

多機能なシステムが自社にとって使いやすいとは限りません。導入前に効率化したい業務を洗い出しておき、必要十分な製品やサービスを選ぶことが大事です。機能性とコストのバランスを考えましょう。

【他のツールやシステムと連携できるか？】

労務管理とつながりの強い勤怠管理や、給与計算などのツール・システムと連携できるものを優先的に選びましょう。

すでに社内で勤怠管理システムや給与計算ソフトなどを導入・運用しているならば、それらと連携できる労務管理システムを選べば、周辺業務もまとめて効率化や自動化が可能です。

データを加工せずシステム間でやり取りできる製品も多く、特に同じベンダーから労務管理や勤怠管理、給与計算のシステムがリリースされているケースもあります。同じベンダーならば、デフォルトでシステム連携できる製品がほとんどなので、複数のシステムの導入も検討してみましょう。

【機能の使いやすさや操作性は問題ないか？】

労務管理システムは多くの社員が情報を入力するため、誰もが使いやすいシステムでなければいけません。

管理画面がわかりやすく、機能が使いやすい製品を選ぶことが大事です。日常的に使わない機能が多い製品よりは、機能は必要最低限ではあるものの、操作性の高いシステムの方が定着しやすいでしょう。

トライアル版を利用できる労務管理システムならば、導入前に操作性や機能性を評価できます。公式サイトにトライアル版が利用できる旨の情報がなくても、ベンダーに問い合わせれば対応してもらえる可能性もあるので、事前に確認してみるとよいでしょう。

労務管理システムの導入に失敗しないためには、自社の業務と親和性の高いものを導入する必要があります。

システム選びの前に効率化したい業務を明確にしておき、機能性や使いやすさの観点から、複数の製品を見比べてみましょう。もっともコストパフォーマンスがよいと考えられるシステムを、慎重に選ばなければいけません。

また、クラウド型のシステムはインターネット環境に依存するので、常に不正アクセスのリスクがある点も忘れないようにしましょう。多くの社員が利用するシステムでは、操作ミスによる情報漏えいの可能性もあるので、安全に運用できる体制を構築することが大事です。

一度社内の労務管理体制を振り返り、システムの導入を前提に業務プロセスを見直してみましょう。しっかりと運用体制を整えてから、システムを導入するのが成功のポイントです。