WEB会議システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

WEB会議システムは、オンラインで離れた場所にいる相手と会議ができるシステムです。WEBカメラ越しで通話をしながら、適宜資料を共有したり映像を録画したりできます。1対1でのミーティングはもちろん、複数の参加メンバーに対してプレゼンテーションをするのにも役立ちます。

インターネットを通じて他者と通話できるシステムは、もともとSkypeを中心に、個人が友人・知人などと会話できるアプリとして広まりました。それが徐々にビジネスシーンでも利用されるようになり、近年は専用のWEB会議システムが続々とリリースされています。

社内での利用はもちろん、WEB会議システムを用いて会社説明会や商談などをするケースも多く、とりわけコロナ禍で外出制限が課せられた時期から、盛んに利用されるようになりました。

【テレワークやリモートワークの普及によるニーズの増加】

政府による働き方改革の推進を受けて、多くの企業が社員の多様な働き方を認めはじめており、その一環としてテレワークやリモートワークなどを推進するようになりました。テレワークやリモートワークでは、一人ひとりの社員がオフィス以外の場所で勤務するため、業務上のやり取りは、基本的にチャットツールを利用するのが一般的です。

しかし、相手と面と向かって会話をする必要もあることから、社員同士がWEB会議ツールを用いてミーティングしたり、相談し合ったりする企業も増えてきました。

WEB会議ならば、場所を選ばず必要な相手と視覚的にコミュニケーションが取れるため、テレワークのみならず、出張で外出の多い社員同士の情報のやり取りにも使われています。

【新型コロナウイルスの感染拡大の影響】

ここ数年は新型コロナウイルスの影響により、多くの企業が対面営業からオンラインでの営業にシフトしているほか、オフィス内でも社員同士が密な接触を避ける傾向があります。上記のようにテレワークを積極的に推進する企業も増えており、できるだけ密な空間を作らずに、業務を遂行できる環境が求められるようになりました。

WEB会議システムは1対1でのコミュニケーションはもちろん、1対多のやり取りにも対応可能で、非常に汎用性が高いことから、コロナ禍をきっかけに導入する企業が急増しています。

【インターネット環境があれば自由に会議を開ける】

WEB会議システムは、インターネットさえ利用できる環境であれば、場所に縛られず自由に会議の開催が可能です。相手が遠隔地にいる場合はもちろん、海外の拠点にいる人々との通話もできます。

スペースの縛りを受けず複数人でのコミュニケーションが可能なので、さまざまなビジネスシーンで活用できるのが最大の強みといえるでしょう。

ただし、システムによって同時に接続できるアカウント数に限りがあるため、大人数で会議を開く際には、ミーティングルームや会議室同士をつなぐといった工夫が必要です。

【移動に要する時間や費用を節約できる】

会議の参加者に移動してもらわずに済むのも、WEB会議システムを導入するメリットの一つです。

会議や商談などのため、参加者に特定の場所に移動してもらう場合、スケジュールの調整に手間がかかるほか、参加者にしてみれば移動時間や交通費も考慮しなければいけません。

一方、WEB会議システムを利用したリモート面談ならば、各人が自宅やオフィスから参加できるので、時間や費用の節約になります。相手が遠隔地にいるほどメリットが大きいでしょう。

【通信状況がインターネット回線に依存する】

WEB会議システムはインターネットを介して通話をするため、通信状況が回線に依存してしまい、場合によっては途中で通話が切断されてしまう恐れがあります。利用している回線によっては通信が安定せず、音声や画質が乱れてしまう場合もあるでしょう。

通信が不安定なインターネット回線を使用している場合は、契約するプロバイダを見直すことをおすすめします。会議や商談の前には、必ず接続テストもしておきましょう。

【参加者の雰囲気や感情などを読み取りづらい】

カメラ越しに表情は確認できるものの、WEB会議では相手の雰囲気や感情を正確に読み取るのが難しくなります。

顧客をはじめ日常的に接する機会の少ない相手と通話する場合、何を考えているのか推し量るのは困難でしょう。適宜質問や問いかけをしながら、相手の状況を把握する工夫が求められます。

また、こちらの話が伝わりにくい状況も考えられるので、身振りや手振り、ジャスチャーなどで話の内容を補足しつつ、WEB会議システムの画像や資料の共有機能も積極的に活用しましょう。

【同時に接続できるアカウント数で選ぶ】

WEB会議システムによって、同時に接続できる人数（アカウント数）に違いがあります。

一般的には接続できるアカウント数で料金プランが変わってくるので、前もって利用する人数を明らかにしておき、ユーザー数に見合った製品や料金プランを選択しましょう。

大規模な会議やウェビナーなどに対応している製品は運用コストが高めですが、日常的に大人数で会議を開く場合、導入は必須でしょう。利用する目的に応じて、利用人数を多めに想定する必要があります。

【映像や音声の質と安定性で選ぶ】

安定した通信が可能なシステムであるのはもちろん、映像や音声も一定の質を維持できるWEB会議システムを選びましょう。

通信の安定性はインターネット回線に依存するものの、システムによって映像・音声の質は変わってくるので、無料版が利用できる製品やサービスならば、事前にテスト配信をして品質をチェックしましょう。

ただし、WEB会議システムを利用しているパソコン・スマートフォンなどのデバイスのスペックによっては、映像や音声の処理速度が遅くなる可能性があります。大人数のWEB会議でも、問題なく稼働するデバイスを選ぶことも大事です。

WEB会議システムを導入する前に、具体的な利用シーンを想定しておきましょう。

上記のようにシステムが同時に接続できるアカウント数は、製品・サービスによって変わります。さらに十分なスペックの通信デバイスに加えて、映像と音声を届けるためのWEBカメラやマイクなども必要です。

どのデバイスでWEB会議を開くのか、同時に何拠点と通信するのかなど、利用シーンを具体的に想定し、それに見合ったシステムを選ばなければいけません。必要な備品も、拠点ごとにそろえておきましょう。

また、WEB会議で機密情報をやり取りする可能性もあるので、通信場所や共有する資料などについて、しっかりとレギュレーションを設定することが大事です。守るべきルールを定めて、しっかりと共有しておきましょう。