SmartDBの評判・口コミ

導入前は、部内の簡単な申請手続きや情報共有などが紙やExcel、メールベースで行われており、申請状況の追跡や承認の遅延、過去データの検索・活用が非効率的でした。誰がボールを持っているのか不明確になったり、書類を探すのに時間がかかったりしていました。SmartDBを導入したことで、これらの社内手続きを特別なスキルなしで簡単にデータベース化し、ワークフロー機能を実装することができました。これにより、申請から承認までのプロセスがシステム上で完結し、進捗状況もリアルタイムで可視化されるようになりました。また、アクセス権限も細かく制御できるため、情報セキュリティの強化も達成できました。

紙の書類に何度も押印が必要で、さらに古い申請書を使ってしまうなどの課題がありました。このような業務プロセスは、非効率で時間がかかっていました。SmartDBのプログラミング不要な書類作成機能とバージョン管理機能を活用することで、書類作成と更新が簡単になり、古い申請書を誤って使用することがなくなりました。これにより、書類作成にかかる時間が短縮されました。

申請項目が複数にわたり整理が難しく、必要な情報を探すのに時間がかかることが課題でした。また、申請後の対応が滞るケースもあり、進捗状況が不透明なことが問題でした。しかし、SmartDBを導入することで、申請項目がカテゴライズされて見やすくなり、必要な情報をすぐに見つけられるようになりました。また、申請の際に確認者の一覧や経過時間が可視化されるため、進捗状況が明確になりました。

部門をまたぐ業務フローの管理が不十分で、情報の分断や手作業による非効率が目立ち、業務の遅延や誤りが頻発していました。SmartDB導入後は、複雑な業務フローをデジタル化できるため、部門間の連携がスムーズになり、業務効率が向上しました。また、人為的ミスが減少し、リアルタイムで進捗状況を把握できるようになり、マネジメントの精度も向上しました。

SmartDB導入により、必要な情報にアクセスする手間が省かれました。これにより、情報を探す時間を大幅に削減でき、複数のツールを同時に使う必要もなくなり、業務が非常にスムーズに進行しています。

SmartDBを使用して、PDF化されたデータの承認プロセスを効果的に電子化しています。これにより、承認までの時間が短縮され、紙でのデータの紛失リスクが軽減されるだけでなく、状況の把握も効率的に行えるようになりました。

以前はそれぞれの申請が別のシステムを使ってバラバラにしていたが、今は一括でまとまったのでわかりやすくみやすくなった。それぞれの進行状況もわかりやすい。

各種文書やリンクの一元管理が可能になったことで、ショートカット周りの整理整頓や、必要な文書を素早く見つけられる。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークが増える中、社内処理など紙を利用した申請やファイル保管といった作業で出社しないといけない課題があった。 スマートDBのワークフロー機能によって、社内手続きなど簡単な処理のDBがつくれ、ブラウザで処理できるのような改善できた。また、システムのため権限で制御もできるためセキュリティの強化もできた。