医療機器業界でもクラウドツール利用でペーパーレス化

弊社はメーカーとして各種申請書類が多い環境でしたが、rakumoの導入により申請から承認までの工程が格段にスピードアップしました。特に出張が多い営業部門と研究開発部門の連携がスムーズになり、紙ベースの申請書が激減。Google環境との統合も完璧で、情報セキュリティも担保しながら業務効率化が実現できています。

サービス導入後の効果・メリット・解決したことを教えてください

【導入前の課題】当社では医療機器の品質管理に関わる重要文書が多く、これまで紙ベースでの申請・承認フローを維持していました。部署間の書類のやり取りには社内メール便を使用し、承認には上長の押印が必要だったため、決裁者が不在の場合は処理が数日止まることも珍しくありませんでした。また、過去の申請履歴を検索する際にも膨大な時間がかかり、コンプライアンス対応や監査時の書類提出に多大な労力を費やしていました。【導入後の効果】 rakumoのワークフロー機能導入により、申請から承認までの時間が平均で1/3に短縮されました。特に医療機器の仕様変更申請などの重要書類も電子化され、履歴管理も容易になったことで、監査対応の工数が約半分に削減できました。また、rakumoカレンダーの共有機能により部門間のスケジュール調整がスムーズになり、製品開発会議の設定時間が半減させることができました。

このサービスの良いポイントはなんですか？

申請フォームの自由度が高く、当社独自の複雑な承認フローにも対応できた
履歴管理機能が充実しており、監査時の証跡提示が容易になった

このサービスの改善点はなんですか？

大量のデータを一括でエクスポートする機能がもう少し使いやすいと便利
組織変更時の権限設定の引継ぎ作業がもう少し簡素化されることに期待