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RPAとは
RPA（Robotic Process Automation）とは、定型的なパソコン作業をロボットにより自動化するものです。人手不足、生産性向上が求められる社会状況を背景に、日本でも注目されるようになりました。
RPAの仕組み
RPAは、作業指示書となるファイルをもとにロボットが動きます。例えば「◯◯.xlsxのA列の値を△△システムの経費欄に入力する」といったファイルを作成すれば、自動で作業を連続実行してくれます。
複数のアプリケーションをまたいで実行できるのも、RPAの大きなポイント。エクセルと基幹システムを連携させて、これまでのデータをうまく活用することも可能です。
また、csvに出力した売上データをパワーポイントに貼り付けて日々報告している、といった業務もRPAで簡単に実現できるので、営業アシスタントのような役割で活躍する場面も多そうです。
RPAの導入メリット
RPAを導入すると次のようなメリットが得られます。
- 作業時間削減による業務効率化
- 手入力で生じるミスの軽減
特に業務効率化のメリットは大きく、1日480分かかっていた商品受注業務時間をわずか10分に削減した例も。業務によるものの、8割程度の業務時間削減が期待できるといいます。
RPA導入に失敗する理由
一方で、RPA導入に失敗してしまう理由は何でしょうか。大きく次の2点が考えられます。
- RPAに過度な期待をしてしまう
- 運用を想定しておらず現場が使えない
RPAは単純作業を「人のかわりに」実行してくれるツールです。過度な期待はNG。単純だが大量にあり、従業員のモチベーションを下げている業務から着手するとよいとされています。
またいきなり大規模導入してしまうのもNG。初めてのRPAならまずはスモールスタートにし、セキュリティチェックや作業指示ファイル運用のフローなどを確認しましょう。
RPAツール選びのポイント
RPA導入時には、規模や目的にあったツールを選び、実運用を想定した準備が欠かせません。ツール選択時に重要な3つのポイントとともに、NTTアドバンステクノロジが提供するRPAツール「WinActor®（ウィンアクター）」を紹介します。
1. 業務棚卸しで必要機能を明確に
まずは、必要な機能を明確にするために、RPAを導入したい業務について作業内容の棚卸しをしておきましょう。自動化できる作業と、「複雑」「人の判断が必要」といった理由から自動化できない作業との切りわけです。
RPAも進化しており、AI（人工知能）連携でより複雑な作業ができるツールも出始めました。見込める導入効果との費用対効果バランスをうまくとりながら選択を進めるとよいでしょう。
2. 既存システムとの適合性を確認する
機能とあわせ、RPAと連携したい社内の既存システムも把握しておきましょう。特に独自ツールを使用している場合は注意が必要です。
関連して、カスタマイズ性も判断ポイントの一つ。汎用性が高いRPAツールならさまざまな業務に対応できます。ただし運用に専門知識が必要になる場合も。コンサルティングやサポートサービスが提供されていれば、利用するのも手です。
3. 運用体制を想定しておく
管理・運用体制を具体的に想定しておくのもポイント。複数のRPAを運用する可能性があるなら特に重要です。
RPAツールは、動作環境により「サーバー管理型」と「デスクトップ管理型（クライアントPC実行型）」にわけられます。前者はサーバー上でデータを処理するため集中管理やデータ共有がしやすく、大規模導入に向いています。後者はPC1台1台にインストールするものが多く、個人や部署単位で小規模導入しやすいのが特徴。
現場の運用担当者が使いやすいか、適切に情報共有できるか、稼働状況やライセンスといった必要な管理項目を満たせるかなど、多角的な視点から検討しましょう。
現場に適したツール選びを
RPAは導入後も継続的なメンテナンスが必要。導入を成功させるには、運用を具体的に想定したツール選びがポイントとなります。現場がしっかりと使いこなし業務改善に役立てられるか、ヒアリングも交えて選定を進めましょう。
次項では、具体的なRPAツールの特徴から、日本企業に適したRPAツール選びのポイントを深掘りします。
WinActor®がおすすめな理由
RPAの有用性が知られてから日本でも多くのRPAツールが登場しました。その一つが、NTTアドバンステクノロジが提供する「WinActor®（ウィンアクター）」です。海外製ツールも多いなか、“純国産”のWinActor®は日本企業に広く支持されています。
WinActor®の特徴は次の4点です。
- PC1台1アカウントから使える
- プログラミング不要
- 日本語で使えてサポート充実
- クラウド型の集中管理機能がある
WinActor®の一番の特徴はスモールスタートに適していること。導入に数百万、場合によっては一千万円を超えてしまうRPAツールも多いなか、WinActor®はPC1台、1アカウントから使えるので、例えば小規模な会社の経理部門や、個人的な営業事務アシスタントなど部署単位、チーム単位でも導入できます。
また、現場で最大限に活用するには「誰でも」「簡単に」作業指示ファイルを作成し運用できるのが理想です。WinActor®では、実行したい動作をドラッグ＆ドロップでつなぎフローチャートを作るように設定できます。専門知識がなくても直感的に操作できるのです。
さらにWinActor®は “純国産”で完全日本語対応、サポート体制も充実しており、初めてのRPAでも安心。拡張にも柔軟に対応でき、多様な業種、職種にマッチします。
管理機能は「WinActor® Manager on Cloud」でサポート。複数のWinActor®をクラウド上で集中管理でき、より効率的な運用を実現できます。
提供：NTTアドバンステクノロジ
日本では小規模な会社が多く独特の企業文化もあります。そのような現場を知る企業が開発しているため、その企業文化にフィットした使い勝手になっていること、これこそが日本の会社へWinActor®をおすすめする理由です。
実は業務効率化以上の効果があった
業務効率化はRPAの大きな導入効果です。しかしWinActor®を導入した企業では、業務効率化以上に大きな効果があったといいます。それが「ストレスの軽減」と「スキル・キャリアアップの実現」です。2つの導入事例を紹介します。
ストレスの軽減
会計事務所での導入事例
事務所では顧問企業へ毎月レポートを送るため、仕分け情報を投入してある会計ソフトから、必要な帳簿情報をPDFやエクセルで出力します。定型業務だがミスは厳禁。チェック作業にも時間がかかってしまうためストレス負荷が高く、「できれば担当したくない業務」になっていたそうです。
そこでRPAツールの出番。WinActor®を導入し、毎月大きく膨らんでいた作業時間を実質ゼロにできました。結果、社員はより専門的な仕事に集中できるように。
それ以上に感じた変化が、「『できればやりたくない』ようなストレスのかかる業務から、社員が解放されたこと」だったそうです。定型業務のための残業がなくなり、ミスを恐れるストレスもなくなりました。
WinActor®導入によりモチベーションを下げる要因が取り除かれ、業務効率化と働きやすい企業づくり、2つを同時に実現できたのです。
提供：NTTアドバンステクノロジ
スキル・キャリアアップの実現
物流業A社の場合
A社では働き方改革を積極的に進めており、早い段階からRPAに着目。特定の事務所にWinActor®を導入しスモールスタートに成功しました。次に取り組んだのは、部署や会社をまたいだ水平展開です。
まず現場の全員が当事者意識を持てるよう、社内事例動画でRPAの導入効果を繰り返し伝えました。また50回ものセミナーを各地で開催。丁寧なサポートの結果、本格導入から1年で年間1万時間の業務削減に成功しました。
当事者意識が浸透したことで、積極的に業務改善に取り組むマインドが生まれスキルアップに。さらに、キャリアアップが難しい事務職の女性に、RPA担当、あるいは運用責任者という道が開けました。
WinActor®導入により、現場スタッフのスキルアップ、キャリアアップも実現できたのです。
RPAは「運用を想定したツール選定」がカギ
パソコンでの定型作業を自動実行して業務効率化を助けてくれる、RPA。人手不足もあり、ますますニーズは高まっていくでしょう。
RPA導入を検討するときにカギとなるのは「運用を想定したツール選定」です。まずRPAにやらせたい作業は何か、作業指示ファイルを作成して運用するのは誰か。具体的にイメージしながら、適切なツールを選びましょう。
もう一つ、複数のRPAツールや作業指示ファイルの管理についても、検討段階から考えておくとよいでしょう。メンテナンスしやすいか、水平展開するときどうするか、導入台数やアカウント数を増やすときにはどんな作業が必要か。最適な運用ができれば、RPAツールは大きな戦力となるはずです。
※ WinActorはNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※ WinDirectorは株式会社NTTデータの登録商標です。