One人事
導入事例 Aさん
- 男性 30代前半
- 教育出版系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：紙と二度手間が生んだ評価業務のボトルネック
―――タレントマネジメントシステムを導入する前、人事評価はどのように進めていましたか？
導入前は、社員情報や部署異動の履歴、人事評価の履歴をすべてExcelで管理していました。担当役員と管理職だけが閲覧できるようにし、会社サーバーに保存していました。
人事評価を実施する際には、当該Excelファイルを一度紙に印刷して人事評価会議の出席者に配布し、会議で出された意見を記録し、後日あらためてExcelに入力し直す、という流れでした。
―――その運用の中で、特に負担が大きかった業務はどれでしたか？
最も業務を圧迫していたのは、再入力の二度手間です。会議のメモや別のノートに記録したものを、別の時間を確保してExcelに入力し直す必要があり、管理職にとって多くの工数を要していました。
上半期・下半期と年2回の評価期間のたびに、管理職10人と役員4人の計14人がこの作業に関わっていて、1回の評価運用に1週間ほどかかっていました。
―――入力漏れや間違いも発生していたと伺っていますが、実際にどのような状況がありましたか？
評価シートにない項目について評価することになった際、口頭での確認にとどまり、評価シートへの反映ができていないことが課題でした。
そうなると、役員による評価の承認が完了した後になって「この部分の評価もしたい」という話が出て、改めて承認を取り直す二度手間が発生しました。それにより、2日から3日ほど承認が遅れるケースもありました。
―――セキュリティ面でも課題があったと聞いています。
紙で管理していたため、本来閲覧権限のない部下や他部署の社員に見られてしまうリスクがありました。
管理職がメモを取った紙をデスクの上に置いたまま席を離れ、他の人に見られてしまう可能性が、1回の評価期間中に1〜2回はありました。
柔軟に構築できる点がOne人事タレントマネジメントを選んだ決め手
―――タレントマネジメントシステムを検討し始めたきっかけを教えてください。
社内の人事評価制度を一から再構築するタイミングで、それを運用するためのシステムも同時に検討し始めました。
それまでの評価には、具体的な指標がないまま進められていた部分がありました。バックオフィス部門や編集部のように、数値で評価しにくい部署では、努力の評価が管理職個人の心証に左右されやすい状況でした。
同じような業務をしているのに、残業しているかどうかで「頑張っている・頑張っていない」の判断が変わってしまうような場面があり、役員がそれを問題として挙げたことが直接のきっかけです。
公平で公正な評価を実現するために数値化が必要だ、という認識が組織全体で共有されました。
―――比較検討はどのように進めましたか？
タレントパレット、カオナビ、One人事の3社を比較しました。費用面・機能面・サービス面を軸に検討し、トライアルで実際にシステムを触って確認することも重視しました。
管理職にはパソコン操作やシステムの利用に不慣れな人が多かったため、画面がシンプルで見やすく、どこに入力すべきか・どこが重要かが可視化されていることは、特に重視した点です。
―――最終的にOne人事タレントマネジメントを選んだ決め手は何でしたか？
トライアルで実際に操作してみて、評価項目を構築する際に、項目ごとに計算式を組めること、そして項目の配置を自由に動かせることが確認できました。この柔軟性を高く評価しました。
私たちは一から再構築した人事評価制度をそのままシステム上に反映する必要があったので、構築時の自由度が高いことは大きな判断材料でした。
妥協した点を強いて挙げるなら、システム上で構築する際、システム独自の専門用語が多く、それらに慣れるまでに時間がかかったことです。ただ、慣れれば支障なく利用できます。
管理職へのレクチャーと全社集会で定着を図る
―――導入後、社内への周知はどのように進めましたか？
社内で閲覧できるページに案内を掲載するとともに、まず管理職の方々にレクチャーを行いました。その後、各管理職から所属部署の部下に説明する形で、案内を行き渡らせる流れでした。
また、全社員を対象とした説明会を数回開催し、システムへの理解を深める機会を設けました。
―――実際に使い始めた現場からの反応はどうでしたか？
評価項目の入力方法として、プルダウン式や自由入力など複数の形式が用意されているため、入力しやすいという反応がありました。
システム操作に関する質問はほとんどなく、むしろ評価制度そのものの内容に関する質問が多く寄せられました。これは、システムが想定以上に使いやすかった結果だと受け止めています。
評価の確認にかかる期間が2週間から1週間に短縮され、管理職が検討に要する時間も短縮された
―――導入後の評価フローはどのように変わりましたか？
現在は、まずシステム上に評価項目を設定した評価シートを作成し、部下にシステム上で配布します。その後、部下が自己評価を入力し、それが管理職に提出され、管理職による評価を経て、最終的に役員が確認し、評価が確定します。
導入前は管理職と役員だけで評価項目を考えていましたが、導入後は部下と管理職が合意のうえで評価項目を作成する形に変わりました。その結果、評価項目が実際の業務に根付いたものになっています。
―――工数はどの程度削減されましたか？
導入前は評価の確認に2週間ほどかかっていましたが、導入後は1週間程度で確定できるようになりました。
この1週間の短縮は、主に各管理職が検討に要する時間が減ったことによるものです。以前は管理職と役員だけで評価項目を考えていたため、検討する時間が発生していました。
部下との認識合わせが事前にできるようになったことで、迅速に評価を進められるようになりました。管理職10人全体で、1回の評価運用あたり1週間分の工数を削減できたと考えています。
―――費用対効果についてはどう評価していますか？
削減金額について、明確な数値をお伝えするのは難しいのですが、人事評価制度をより効率的かつスムーズに運用できるようになったことが大きな価値だと感じています。費用には見合っていると思っています。
自社の制度設計に合わせて細かくカスタマイズできる
―――One人事タレントマネジメントを総合的にどう評価しますか？
10点満点で10点です。特に不満はなく、導入前に知っておきたかったこともありません。
One人事タレントマネジメントは、人事評価制度の運用において、柔軟に構築できます。自社の制度設計に合わせて細かくカスタマイズできる点が、非常に優れていると感じました。
これからタレントマネジメントシステムの導入を検討される方には、自社の評価制度の内容をどこまでシステム上に再現できるかを、トライアルで実際に確認することをおすすめします。
特に、計算式の設定や項目レイアウトの自由度は、実際に手を動かしてみないと分からない部分が多いので、ぜひ試してみてください。
One人事
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