健康管理システムを導入しようと思っても、「健康管理システム・ストレスチェックサービス」「メンタルヘルスケアサービス」「健康増進サービス」のように種類がたくさんあってどうやって選べばいいの？と迷いますよね。そんな声にお応えしてBOXILがおすすめ健康管理システムを厳選。チェックしたいサービスの紹介資料をまとめてダウンロードできます。
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健康管理システムとは
健康管理システムとは、従業員の健康診断やストレスチェックなどの健康管理業務を効率的に行うシステムのことです。健康状態の可視化やデータの一元化、フォローやサポートの最適化が図れます。
また、会社の健康経営の推進にもつながるため、導入を検討している企業が増えている傾向にあります。
健康管理システムが普及している背景
近年、多くの企業で健康管理システムの導入が進んでいます。導入が進む背景には、従業員の健康課題の変化や働き方の多様化などいくつかの要因があります。
メンタルヘルス不調の増加
現代の職場では、長時間労働や人間関係のストレス、働く環境の変化などによって、メンタルヘルス不調を抱える従業員が増加しています。心の不調は業務パフォーマンスの低下や休職・離職のリスクにも直結するため、企業としても早期発見とサポート体制の整備が求められるようになりました。
ストレスチェックの義務化
2015年に施行された労働安全衛生法の改正により、従業員50人以上の事業場では、年1回のストレスチェックの実施が義務づけられました。この制度をきっかけに、従業員のストレス状況を継続的に管理する必要性が高まっています。
＞＞ストレスチェック制度義務化とは？雇用主に生じる義務・規定・対応方法
テレワークや在宅勤務の増加
テレワークや在宅勤務で働く場所が分散することにより、従業員の健康状態を日常的に把握することが難しい現状があります。
場所に縛られずに健康状況を共有・確認できる健康管理システムは、オンラインで体調の申告や健康相談できる機能を通じて、健康リスクの予防が期待できます。
健康管理システムの主な機能
健康管理システムには、主に次のような機能が備わっています。
健康診断の予約・管理
健康管理システム上で健康診断の予約ができます。さらに予約状況の管理、健康診断の実施状況や受診率などの管理も簡単にできます。
健康診断結果の管理
健康診断の結果は健康管理システムに自動的に反映され、従業員は自身の健康診断結果を確認できます。また、管理者は健康診断結果に基づき、健康指導や特定保健指導の対象者の抽出が可能です。
ストレスチェック
健康管理システムには、ストレスチェックの機能もあります。従業員は自身のストレスレベルを測定できます。また、ストレスチェックの実施状況や結果の集計・分析もできます。
労働基準監督署への報告書作成
一元管理しているデータから、労働基準監督署への報告書を作成できる機能です。健康診断やストレスチェックの実施状況や結果をもとに、報告書のテンプレートに自動的に入力されます。報告書はPDFやExcelなどの形式で出力可能です。
産業医・保健師との面談
健康診断結果やストレスチェック結果に基づいて、健康指導や特定保健指導の対象者の抽出ができます。高ストレス者、健康指導が必要な方において、産業医や保健師との面談を実施できる機能です。
面談日程の調整もシステム上でできます。面談前の健康診断結果のデータ共有や面談後のレポートも管理できます。
健康管理システムの導入メリット
健康管理システムを導入することで、次のようなメリットが挙げられます。
- 健康診断管理業務の効率化
- 従業員の健康状態の可視化
- フォローやサポートの最適化
- 健康経営の推進
健康診断管理業務の効率化
健康診断の予約や管理、結果の反映や抽出などの業務がシステム上で効率的にできます。これにより、健康診断管理業務にかかる時間やコストの削減につながります。
従業員の健康状態の可視化
健康管理システムによって従業員の健康状態を可視化できるようになります。さらに、従業員は自身の健康診断結果やストレスレベルをいつでも確認できます。これにより、健康意識の向上や早期発見・早期対応が可能になります。
フォローやサポートの最適化
健康管理システムで個々の健康状態を可視化できることにより、サポートが必要な方に必要な対応を実施できるようになります。
また、産業医や保健師との面談の機能を使って、従業員に個別にアドバイスやサポートを提供できるため、健康状態の改善や維持につながります。
健康経営の推進
会社の健康経営を推進し、組織の生産性や競争力の向上が目指せます。また、健康経営の取り組みを社内外にアピールすることで、従業員のモチベーションやエンゲージメントを高めることにもつながります。
健康管理システムの導入デメリット
健康管理システムの導入には注意すべき点も存在します。導入前に把握しておきたい主なデメリットについて紹介します。
導入目的が曖昧だと活用しづらい
健康管理システムの機能が豊富でも、導入する目的が定まっていないと使いこなすことが難しくなります。機能が充実しているシステムが多いため、便利そうに見えるといった理由で導入してしまうケースも少なくありません。しかし、実際には一部の機能しか使われず活用が中途半端に終わってしまうこともあります。
自社の運用方法と合わないことがある
健康管理システムは基本的にクラウド型が主流で、一定の仕様に沿った運用が求められます。自社独自の産業保健活動をいる場合、標準的なシステム仕様と合わないケースがあるでしょう。
必要に応じて運用方法をシステム側に合わせられますが、現場側の負担になる場合もあります。
多機能すぎると運用が複雑になる
機能が充実しているシステムほど、操作が複雑になりやすい傾向があります。実際に使う人にとって操作の流れがわかりにくいと、便利な機能も十分に活かしきれません。
産業保健に携わる担当者が変わることの多い企業では、マニュアルの整備が十分でないとスムーズな引き継ぎが難しく、活用自体が停滞することもあります。
健康管理システムにかかる4つの費用
健康管理システムを導入・運用には複数の費用がかかります。主に発生する4つの費用について紹介します。
システム検討にかかる費用
システム導入を検討する段階でも、実質的なコストは発生します。複数のサービス比較や、無料トライアルの利用、提供会社との打ち合わせなど、検討には相応の時間と人手が必要です。
特に健康管理システムを初めて導入する企業は慎重な検討が求められるため、一定の人件費がかかることを想定しておく必要があるでしょう。
初期導入費用
正式にシステムを導入する際は、初期設定に関わる費用が発生します。過去の健康診断データや面談記録の取り込み、既存の勤怠・人事システムとの連携、操作環境のセットアップなどが該当します。
費用の算定方法はサービス提供会社によって異なりますが、「一律の初期費用」や「従業員数に応じた変動費用」として設定されているケースがあります。導入前に料金体系をしっかり確認しておきましょう。
月額の運用費用
システムを実際に使い始めてからは、月額での運用費用が発生します。システムの利用人数や使用する機能数によって変動するのが一般的です。自社の運用スタイルや管理対象人数に見合ったプランを選び、過不足のない構成で契約することがコスト最適化のポイントです。
オプション機能にかかる費用
基本プランだけでは自社の運用に合わない場合、追加機能やサービスを利用することで、より柔軟な健康管理体制を構築できます。オプションには、健康診断の予約管理、産業医・保健師の派遣、支払代行、セキュリティ機能の強化など多岐にわたります。
健康管理システムを選ぶときのポイント
健康管理システムを選ぶときには、次のポイントを意識して選ぶとスムーズです。
- 必要な機能が備わっているか
- 運用に乗せられるか
- 導入形態・費用は適切か
- 健康をサポートする機能はあるか
- 使いやすいか・管理しやすいか
必要な機能が備わっているか
健康管理システムは、システムによってさまざまな機能が備わっていますが、選ぶ際は業種や規模、健康管理の目的や課題などに応じて、必要な機能を絞り込んでから選ぶと良いでしょう。
たとえば、労働基準監督署への報告書作成の機能は、50人以上の従業員を雇用する事業主には必須となる機能ですが、10人以下の従業員を雇用する事業主には必要ない機能です。
機能の多さが費用に関係する場合も多いため、使わない機能が多いのに高い費用を支払っているといった状態にならないよう、必要な機能や解決したい課題を明確にしてから選びましょう。
運用に乗せられるか
健康管理システムを選ぶときには、自社の運用に乗せられるかどうかも重要なポイントです。
たとえば、すでに独自で産業保健活動や運用を実施している場合には、新しく導入する健康管理システムのフローにスムーズに乗せられる場合は問題ありませんが、カスタマイズが必要であったり、対応できなかったりする場合もあります。
システムの設定やカスタマイズ、オプション機能などを確認しておくとスムーズでしょう。
導入形態・費用は適切か
健康管理システムには、クラウド型やオンプレミス型などの導入形態があります。クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用する形態で、初期費用や運用費用が低く、メンテナンスやアップデートも楽なメリットがあります。
一方、オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールする形態で、セキュリティやカスタマイズの自由度が高いメリットがあります。ニーズや予算に合わせて、最適な導入形態を選びましょう。
健康をサポートする機能はあるか
健康管理システムには、健康診断やストレスチェックだけでなく、健康に関する情報やアドバイス、健康に役立つサービスや商品の紹介などの機能が備わっているサービスもあります。
なかには従業員同士のコミュニケーションを促す機能が搭載されているものもあり、コミットメントやエンゲージメントを高めることにつながるでしょう。
必要に応じてこれらの機能があるかどうかも確認しておくと安心です。
使いやすいか・管理しやすいか
健康管理システムは、従業員や管理者が頻繁に利用するサービスのため、操作性やユーザビリティが高いことが望ましいです。また、個人情報や医療情報を扱うため、セキュリティやバックアップなどの管理が強固であることも選定ポイントになります。
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健康管理システムを導入するときの注意点
健康管理システムを導入するときには、次のような注意点も覚えておきましょう。
システムの選定や導入に時間がかかる
健康管理システムの導入には一般的に数か月程度の時間を要します。導入にあたって、システムの設定やデータの移行、従業員や管理者へのシステム利用の説明や教育、マニュアル作成やルール策定なども必要になります。
データだけでは健康状態を判断できない
健康管理システムを導入したあとも、診断データだけでは健康状態を判断できないことを忘れてはいけません。健康管理システムは、従業員の健康状態やリスクについて定量的な把握はできますが、それだけでは健康状態の全体像を捉えられません。
たとえば、それぞれのライフスタイルや働き方、心理状態や感情なども健康状態に関係します。健康管理システムは、あくまで健康管理のツールであり、健康管理の目的や意義を見失わないことが大切です。
健康管理システムの導入で従業員の健康を適切にサポート
健康管理システムとは、従業員の健康管理業務を効率的に行うためのシステムです。健康状態を可視化し、必要な場合に適切なフォローやサポートをし、従業員の健康を支援し守ります。
また、会社の健康経営の推進にもつながります。健康管理システムを選ぶときには、必要な機能や導入形態、費用などを考慮して選びましょう。
健康管理システムにはさまざまな種類がありますが、ニーズや予算に合ったものを選ぶことが重要です。また、導入にあたって、健康管理の目的や意義を見失わないようにしましょう。
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