Concur Expense
導入事例 Hさん
- 男性 40代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 1,001人以上
- 経理・財務
- 部長・課長クラス
導入前の課題：Notesの限界と「会社に戻らないと精算できない」非効率さ
―――まずは、Concur Expense導入前の経費精算体制と、当時抱えていた課題について教えてください。
導入前はグループウェアのNotes（ノーツ）を使用していました。 当時は営業担当がお客様先から直帰したくても、精算伝票を作成するためにわざわざ会社に戻らなければならない状況でした。上司も承認のために残業するなど、場所や時間に縛られた働き方が常態化しており、ワークスタイル変革の足かせとなっていました。
また、Notesは社内メンテナンスが基本だったため、維持管理に技術が必要で限界を感じていました。精算内容に対するアラート機能が不十分で、精算後に問題が発覚することも多く、内部統制やコンプライアンスの観点でも課題がありました。
決め手は「グローバル統一」。従量課金への懸念は運用ルールで解消
―――システム選定の基準と、Concur Expenseを選ばれた理由を教えてください。
重視したのは、「海外拠点も含めたグローバル統一システムであること」と「場所を選ばずに利用できること」です。 当社の海外関連会社ですでに利用実績があり、世界中で同一システムを利用できるためConcur Expense一択でした。
―――導入にあたり、社内で議論になったポイントはありましたか？
最大の懸念はコストアップです。 従来のNotesは従量課金ではありませんでしたが、Concur Expenseは精算回数に応じた課金が発生します。そのため、「いかに精算回数を抑制するか」が大きな課題でした。 そこで、「立替精算は月1回にまとめる」というルールを設け、複数回精算している社員には注意喚起を行うなど、運用面での工夫を徹底しました。
月間1万枚のペーパーレス化。三方良しの環境を実現
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
劇的に改善されました。一番の効果は、場所を問わず精算・承認ができるようになったことです。 スマートフォンで領収書を撮影・アップロードできるため、営業担当は外出先から精算でき、上司も隙間時間に承認が可能になりました。
ペーパーレス化のおかげで、電子帳簿保存法への対応と合わせて、月間約1万枚の伝票印刷が不要になりましたね。
また、各事業所から本社へ伝票を送る宅配便コストも、1事業所あたり月約1万円削減できています。さらに、外部倉庫での伝票保管コストも削減され、精算者・承認者・経理部門それぞれにとってメリットのある「三方良し」の状態を実現できました。
―――Concur Expenseの満足度はいかがですか？
内部統制の強化や場所を問わない働き方の実現には満足していますが、ユーザーインターフェース（UI）の分かりにくさは少々不満です。 海外製システム特有の画面設計で、直感的に操作しづらい部分があり、「どう操作すればいいか分からない」という問い合わせが多く寄せられます。日本国内のシステムのように、誰でも迷わず使えるUIへの改善を期待しています。
―――これから導入を検討する企業へアドバイスをお願いします。
従量課金システムへの移行時は、コスト増を防ぐために「精算回数を抑制する仕組み」を事前に整えておくことが重要です。また、電子帳簿保存法に対応する場合は、領収書の要件などを社内に徹底周知する必要があります。
Concur Expense
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