楽楽精算
導入事例 Iさん
- 女性 50代前半
- サービス/外食/レジャー系
- 従業員数 101〜200人
- 経理・財務
- 契約・派遣・委任
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：会社の成長に追いつかない手作業と、不透明なコスト体系
―――まず、楽楽精算を導入される前の状況と、当時感じていた課題について教えていただけますか？
以前は別の経費精算システムを利用していました。当時は社員数が10名に満たず、経理がほぼすべての入力を代行し、社員を細かくフォローする体制でした。しかし会社が本格的な成長フェーズに入り、今後社員数が増加する見込みが高かったため、このままの体制ではバックオフィスの負荷が大きくなりすぎるという強い危機感がありました。
また、以前のシステムは伝票1枚ごとの課金制でした。そのため精算件数が増えるほどコストがどこまで増えるか見通しが立てにくく、経営課題になっていました。
―――バックオフィスの負担とコストの不透明さが、リプレイスのきっかけだったのですね。
その通りです。解決したかったのは、社員が自立して入力できる仕組みを作ることと、コストの予実管理を容易にすることの2点です。この2点を解決するために、システムの置き換えを決断しました。
アカウント課金でコストを見える化、操作性の高さも選定の決め手に
―――数あるシステムの中で、なぜ楽楽精算を選ばれたのでしょうか。
最終的には2社で比較検討しましたが、最大の決め手はアカウントごとの課金制だったことです。社員数の増加計画はあらかじめ決まっていたため、アカウント課金であれば年間の予算策定が行いやすくなります。
結果として、人数が増えた場合でも、以前のシステムと同程度の予算規模で運用できる可能性が見込めたことが、社内の決裁においても大きな後押しとなりました。
―――機能や使い勝手の面ではいかがでしたか？
画面の分かりやすさも重視しました。別部署で既に楽楽販売を導入していたこともあり、画面構成に馴染みのあるメンバーがいた点はプラスでした。また標準のマニュアルが充実していて、自社用に少し書き換えるだけで運用を開始できたので、リソースの限られた経理チームにとって、非常に助かるポイントでした。
システムに合わせたマスター設計と、地道な啓蒙活動
―――導入にあたって、特に苦労された点や工夫されたことはありますか？
最も時間を要したのはマスターの整備です。パッケージ製品である以上、運用をシステムの仕様に合わせなければならない部分が出てきます。特に、1人の社員が複数部署を兼務する場合の承認ルート設定には苦労しました。
当時は3部署兼務がシステム上の上限だったため、多くの部署を統括するマネージャーについては、便宜上2つの部署を1つに統合して登録するなど、運用の工夫で対応しました。
―――全社への定着に向けては、どのような取り組みをされましたか？
全社員向けのオンライン研修を実施しました。また、海外出張時の消費税区分など間違いやすい項目は、Q&Aとしてマニュアルに随時追加しました。
さらに、システムを入れるだけでなく「自分たちで入力・精算する」という意識を根付かせるため、同じミスが続く場合はマネージャーを通じて改善を促すなど、継続的に周知と改善の働きかけを行いました。
その結果、今では社員がスマートフォンからスムーズに精算を行う文化が定着しています。
締め日の作業負荷が解消、重要な業務に集中できるようになった
―――導入後、業務フローにはどのような変化がありましたか？
以前は伝票をまとめてからチェックしていましたが、今は出張や精算が発生するたびに都度データが提出されます。経理側でも業務の合間に適宜確認できるようになったため、月末の締め日に作業が集中して業務負荷が高まることがなくなりました。
―――それは大きな変化ですね。経理業務全体への影響はいかがでしょうか。
精神的なストレスが大きく減ったことも、大きな変化です。入力ミスがあってもその場で差し戻せるので、データの精度が保たれ、月次決算など重要な業務に集中できるようになりました。
―――最後に、今後の展望や、導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。
システムを導入する際は、自社の今のやり方にこだわりすぎず、ある程度はシステム側の仕様に業務を合わせる割り切りも必要だと思います。その分、楽楽精算のようにコストが明確でUIが優れたツールを選べば、会社の規模が大きくなった場合でも、運用次第では経理コストの増加を抑えつつ、運用を進めやすくなります。
今後も、さらに効率的なバックオフィス体制を目指していきたいです。
楽楽精算
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