クラウドサイン
導入事例 Iさん
- 男性 20代後半
- エネルギー/環境/リサイクル系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：万件を超える紙の書類への対応に追われる日々
―――まずは、電子契約システムを検討し始めた背景にある、当時の課題から教えていただけますか？
弊社は創業から50年という歴史があるため、蓄積された紙の契約書が2万件を超えていました。廃棄物業界では取り扱う品目の追加や削除が多く、契約内容の一部修正が頻繁にあります。そのたびに、営業職や営業事務の担当者が、50音順に並んだ膨大なファイルから該当の書類を探し出す必要がありました。
―――2万件の中から1件を探し出すのは、相当な労力だったのではないでしょうか。
ラベル管理などで工夫はしていましたが、それでも1件見つけるのに5分から10分はかかっていました。また、遠方のお客様との契約で書類に不備が見つかった場合、再度作り直して郵送するか、直接伺う必要があります。そのやり取りにかかる時間も大きな課題でした。
社内でも効率化を求める声が増えていた時期に、お客様から電子契約への対応についてご相談をいただいたことが、検討を始めた直接のきっかけです。
70代の現役営業担当者でも迷わず使えるシンプルさ
―――最終的に「クラウドサイン」を選んだ決め手は何だったのでしょうか。
最終的に5〜6社を比較し、コスト面と誰でも使える操作性のバランスでクラウドサインを選びました。特に重視したのは後者です。
弊社の従業員は40代以上が中心で、中には70代で現役の営業担当者もおります。ITツールの利用に不安を感じるメンバーもいたため、文言が分かりやすく、直感的に操作できるデザインは重視したポイントでした。
―――ITに不慣れな方が多い中で、導入に際して工夫されたことはありますか？
メーカーが用意したマニュアルだけでは不十分だと感じたので、自社向けに内容を調整した、図解中心のマニュアルを作成しました。実際の操作画面のスクリーンショットを多用し、その人が担当する業務に絞った手順書です。説明会では実際にPCを操作していただきながら、操作方法を説明しました。
最初は戸惑っていたメンバーも、今ではマニュアルなしで操作できるようになっています。
1日の営業訪問件数が2件前後から4件前後に増加
―――導入後、業務効率の面ではどのような変化がありましたか？
最も顕著な変化は、営業職の時間の使い方です。以前は契約書の作成や不備対応に伴う書類のやり取りで業務が逼迫し、1日に訪問できるお客様は1〜2件程度でした。
電子契約に切り替えてからは事務作業や移動が減り、今では1日に4件のお客様を訪問できるようになっています。営業日報を見ても、活動量が増えたことを実感しています。
―――契約スピードについても改善が見られましたか？
はい。郵送の場合は往復で数日を要していたやり取りが、メールを送るだけで完結できることも多いです。特に不備があった際の対応の早さは、以前と比べて大きく変わりました。会社にいながらその場で修正して再送できるので、書類の往復に時間を取られるケースは大幅に減りました。
文書管理の精度を高め、さらなるペーパーレスへ
―――実際に運用してみて、今後改善したい点や期待する部分はありますか？
挙げるとすれば、検索機能の柔軟性です。弊社では三者間契約が多いのですが、その場合、どの会社名で検索しても、速やかに該当文書が表示される仕組みが理想です。現在は、文書管理番号に社名を含めるなどの工夫で対応していますが、この点を導入時により詰めておけば、より迅速に移行できた可能性があります。
―――最後に、これからの展望についてお聞かせください。
現在はまだ紙で残っている過去の契約書や、他社のシステムで締結した書類も含め、クラウドサインへ順次集約している段階です。すべての契約データを一元管理し、必要な情報により迅速にアクセスできる状態を目指しています。
紙の契約書約2万件の管理負担を軽減し、創出される時間を、より付加価値の高い業務に充てていきたいと考えています。
クラウドサイン
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
