導入事例 Hさん
- 男性 40代前半
- 小売/流通/商社系
- 従業員数 1,001人以上
- 経理・財務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：4つのツールがバラバラ。月末に気づく管理体制からの脱却
―――まずは、新しい勤怠管理システムを導入する前の状況について教えてください。
以前は自社開発のシステムを使っていましたが、大きな課題がありました。そのシステムでは勤務実績しか確認出来なかったことです。有給休暇の取得状況や勤務間のインターバル、長時間労働の管理は、それぞれ別のシステムで確認する必要があり、気づけば4つのツールをバラバラに使っていました。
―――それは管理職の負担も大きかったのではないでしょうか？
おっしゃる通りです。部下がきちんとインターバル取れているか、過重労働になっていないかを確認するために、複数のツールを行ったり来たりしながらチェックする必要がありました。その結果、月末になってようやく問題に気づくという後追いの管理が当たり前になってしまっていて、社員の健康面のリスクを見過ごしてしまうのではないかという不安があったんです。
―――そうした中で、システムの刷新を決断されたきっかけは何だったのでしょうか？
社内の基幹システムとして使っていた、Notesの撤廃が決まったことが直接のきっかけです。それまではNotesの起動・終了ログを打刻の目安にしていたので、Notesがなくなると、どう管理するかを考え直さなければなりませんでした。
選定の決めてはグループ全体への対応力とデータの一元管理
―――数あるシステムの中から、リシテア勤怠管理ソリューションを選んだ決め手を教えてください。
最も重視したのは、関連会社を含めたグループ全体でのカスタマイズに対応してもらえる点です。グループで同じツールを使うことで、運用の手間を減らしたり、ノウハウをグループ内で共有したいという考えがありました。
あとは、それまで課題だった長時間労働や有給休暇、インターバルなどをまとめて管理できること、PCログとの連携がしやすいことも欠かせないポイントでした。
―――導入にあたって、あえて妥協した点などはありますか？
一点だけ、残業や有給などの事前申請をした際に、上司への承認依頼メールが飛ぶ機能がなかったことですね。以前のシステムにはあった機能なので、そこは運用ルールでカバーすることにしました。
月10時間の工数削減と、シミュレーションで問題を未然に防げるように
―――導入後、業務効率化の効果はどのように出ていますか？
各地域の人事総務担当者が実績を集計して資料を作成する工数が、かなり減りました。以前は4つのツールからデータを集めていましたが、今はリシテアから一括で書き出したデータをベースに作れるので、1地域あたり月間10時間くらいは削減できています。
―――現場のマネジメントの質にも変化はありましたか？
はい。リシテアには月中の残業推移から着地見込みをシミュレーションする機能があるので、長時間労働が心配な社員に対して、早めに声をかけられるようになりました。以前のように月末になってから気づくのではなく、事前に手を打てるようになったのは大きいですね。
―――一方で、現場への定着で苦労された点がはありますか？
やはり承認依頼メールが飛ばなくなったことへの戸惑いは多かったです。上司が申請を見落としてしまうという声もありましたが、日々「部下の状況を把握しながら勤務をマネジメントすることは重要ですよ」ということは、繰り返し伝えるようにしました。
管理職向けの勉強会では、他社の過重労働事例などを交えながら、リスクマネジメントとしての勤怠管理の重要性を伝えています。
使いやすさの改善と、継続的なアップデートへの期待
―――現時点でのリシテアの評価を10段階で教えてください。
現時点では6ですね。PCログ連携やまとめて管理できる点には満足しているんですが、操作がやや複雑で、特に時間休の入力方法あたりで迷う社員がいて、人事総務への問い合わせがまだ完全に減りきっていないんです。あと、過去数カ月分のデータが画面上の一覧から消えてしまうので、長期的な推移を見たいときのために、改善を期待しています。
―――最後に、これからシステムを導入を検討している企業へのアドバイスをお願いします。
導入前に、権限まわりの設定は細かく確認しておいたほうがいいと思います。弊社では、人事異動の際に閲覧権限がそのまま残ってしまい、移動前の部下の情報が見えてしまう可能性があるということに、導入してから気づいたんです。こういう細かい仕様は事前に把握しておけば、もっとスムーズに立ち上げられたなと思っています。
今は現場からの要望を拾いながら、遅刻早退のアラート機能を追加するなど、少しずつ使いやすくする改修を進めているところです。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
