マネーフォワードクラウド請求書導入事例　月間100時間の経理業務を削減

従業員数301〜500人の医療系系企業に勤めるYさんは、請求書発行システム「マネーフォワードクラウド請求書」を導入しました。どのようにサービスを選んだのか、実際に使ってみてどう感じたのか、お話をうかがいました。

マネーフォワードクラウド請求書

株式会社マネーフォワード

4.24 131件の口コミ

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導入事例 Yさん

女性 40代前半
医療系
従業員数 301〜500人
経理・財務
係長・主任クラス

※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。

導入前の課題：毎月100件の請求書をExcelと手作業で処理　郵送作業の負担や紛失による再発行が発生

―――まずは、貴院の事業内容とご自身の役割について教えてください。

病院に勤務しており、私は経理を担当しています。今回のシステム導入プロジェクトにおいては、システムの選定から導入時の設定作業などを主に担当いたしました。

―――システム導入以前は、どのような方法で請求書を発行・管理していましたか。

Excelで請求書を作成し、それを印刷して郵送または手渡しで対応していました。場合によってはPDF化してメールで送付することもあり、非常に手間がかかっている状況でした。発行件数としては、月に100件ほどの請求書を作成していました。

―――以前のアナログな運用において、具体的にどのような課題を感じていましたか。

まず、郵送の送料が毎月1,000円から1万円程度かかっていたことです。決して高額ではありませんが、確実に減らせるコストであるため削減したいと考えていました。

また、紙の請求書は先方で紛失されることが月に数件発生しており、その度に再度印刷して郵送するため、余分な送料と手間がかかっていました。加えて、作成したExcelデータをPDF化して保管・管理していく作業自体も大きな負担になっていました。

「請求書作成からメール送付までの使いやすさ」と「経理処理の完結」を評価

―――システムの導入を検討し始めた理由と、導入決定までの流れを教えてください。

郵送の手間と送料の削減、そして請求書を電子データとして保管していくことを目的に導入を考えました。総務課長と私でシステムを選定し、見積もりや使用方法などをまとめて事務長に提案しました。その後、事務長の決裁が終わり、最終的に理事長の決裁を得て導入が決定しました。

―――システムを選定する際、どのような点を重視して比較検討を行いましたか。

最も重視したのはシステムの使いやすさです。請求書を作成し、そのまま簡単な作業でメール送付まで完了できる点が魅力的でした。候補として検討したのは「マネーフォワードクラウド請求書」の1社のみで、機能などで妥協した点は特にありません。

―――導入にかかる費用感についてはどのように評価されましたか。

月額の利用料については、非常に安価だと感じました。マネーフォワードクラウド請求書は請求書の発行だけでなく、見積書や領収書の作成も可能です。さらに自動で仕訳をする機能も備わっており、経理処理がほぼ完結できる点を踏まえると、費用に見合う十分な価値があると感じました。

1件あたりの発行時間を10分から3分へ短縮　月間100時間の業務削減と人件費20万円の削減を達成

―――マネーフォワードクラウド請求書を導入したことで、請求書発行の業務フローはどのように変わりましたか。

システムに金額などを入力するだけで、簡単に請求書が完成するようになりました。PDFの状態で出来上がるため、そのままメールに添付して送付でき、同時にシステム上での保管も完了しています。

―――導入によって得られた具体的な業務改善の効果や、削減されたコストについて教えてください。

これまで1件あたり10分程度かかっていた発行作業が、導入後は1件3分程度に短縮されました。全体として1か月で100時間程度の業務時間が削減され、それまで発生していた残業も大幅に減らすことができました。金額に換算すると、郵送代の月1万円に加え、月100時間の業務短縮による約20万円の人件費削減に成功しています。

―――新しいシステムの導入にあたり、社内での定着に向けてどのような工夫を行いましたか。

請求書発行の業務は主に私と総務課長の2名で行っているため、大々的なマニュアル作成や説明会などは実施していません。実際に使ってみて、郵送する作業がなくなり、簡単に作成してメール送付できる点が「とても便利だ」と感じています。特に混乱や質問が出ることもなくスムーズに定着しました。導入して本当に良かったと感じており、システムへの評価としては10段階で満点の10点です。