採用一括かんりくん
導入事例 Sさん
- 男性 30代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 51〜100人
- 人事総務
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：月10件発生していた合否連絡の漏れと、手作業による膨大な管理工数
―――以前はどのような体制やツールで採用管理を行っていたのでしょうか。
以前は別のATSを利用していました。導入当初は中途採用が中心だったため特に問題はなかったのですが、新卒採用も並行して行うようになり、中途と新卒の個別管理が難しくなっていました。
―――当時の管理方法において、具体的にどのような課題が発生していましたか。
中途採用のみを行っていた時期は私1人で完結できていたのですが、新卒採用を機にチームメンバーや対応する求人チャネルが増加しました。
その結果、アカウントごとに誰が主担当かを管理することが難しくなり、対応ミスが頻発するようになりました。
特に深刻だったのが、メールの送り忘れや進捗確認の漏れです。「合否の連絡は1週間以内に行う」というルールを決めていたものの、不合格通知の漏れが月に10件ほど発生しており、早急な改善が必要だと感じていました。
マイナビやONE CAREERとの連携と、変則的な選考フローへの対応力を評価
―――新たなシステムの導入を検討し始めた直接的なきっかけは何だったのでしょうか。
2027年度新卒の採用を本格始動させるにあたって、既存のシステムでは対応しきれないと感じたことがきっかけです。チャネルの増加に伴い、担当者ごとの管理をより明確にする必要がありました。
また、以前のシステムは連携できる求人広告サイトが少なく、自動化できる部分が限られていました。そのため、手作業で対応しなければならない工数が非常にかかっていたことも大きな理由です。
―――複数あるシステムの中から、どのような基準で選定を進められたのでしょうか。
5、6社ほどのシステムを比較検討しました。その中で最も重視したのは、広告媒体との連携の多さです。特に新卒採用に注力したかったため、マイナビやワンキャリアと連携できるかどうかは重要なポイントでした。
2つ目に重視したのは、アカウントごとの管理のしやすさです。編集権限を細かく設定できるかや、共有ツールでフラグを立てて入力漏れや対応漏れを防ぐ仕組みが作れるかをチェックしました。
3つ目は、選考フローのカスタマイズ性です。新卒採用では面接の間に来社面談を挟んだり、食事の機会を設けたりと変則的なフローを踏むことが多かったため、その履歴を正確に残せるシステムを求めていました。
―――最終的に「採用一括かんりくん」の導入を決定した理由を教えてください。
重視していた媒体連携の多さや、細かなカスタマイズ要件を満たしていたことが理由です。
採用一括かんりくんは初期費用なしでしたが、月額は比較した他社よりわずかに高めでした。でもこの価格差は誤差の範囲だと捉え、機能面でのメリットが上回ると判断して導入を決定しました。
自動メール送信で対応漏れがゼロになり、1日最大1時間の業務削減に成功
―――導入後、実際の業務フローはどのように変化しましたか。
現在利用しているチャネルはほぼ採用一括かんりくんと自動連携できているため、応募があった段階で候補者の氏名などの情報が自動的にATS上に反映されます。
各サイトにログインして応募者対応をする必要がなくなり、書類選考の段階からメール対応までATS内で完結できるようになりました。
選考ステップを変更した時点で自動的にメールが送られる仕組みを構築したため、手作業で候補者を確認し、メールを作成して送るという作業を完全に手放すことができました。
―――導入前に課題として挙げられていた連絡漏れや、手作業の手間についてはどのような改善が見られましたか。
自動送信の仕組みとアラート機能のおかげで、メールの対応漏れはほぼゼロになりました。
また、担当ごとにフラグを立てて「誰が、いつ対応したか」がすぐに分かるようになったため、管理の精度も格段に上がっています。
作業時間という点では、各サイトへのログイン作業や細かな確認作業、メール対応の時間が減ったことで、体感として1日あたり30分から1時間ほどの業務時間削減につながっています。
さらに、「応募から何日経過したか」を知らせるアラート機能も非常に役立っています。例えば、夏にインターンの応募があったものの参加しなかった学生に対し、12月頃にアラートをもとに掘り起こしを行いました。
その結果、再度興味を持って選考に進んでくれたケースもありました。こうしたアプローチが容易になったのも大きな成果です。
現場への丁寧なフォローで社内浸透へ 今後はAI機能で採用をさらに進化
―――新しいシステムを社内へ浸透させるにあたり、どのような工夫をされましたか。
採用一括かんりくんは細かくカスタマイズできる分、導入当初は現場の面接官や採用担当者からの問い合わせが多く発生しました。例えば「この面談はどのステップに入力すれば正しいのか」といった内容です。
そのため、まずは簡易的なマニュアルを作成して展開しました。そして、実際に募集を開始するタイミングで、各職種や部署ごとに画面を見せながら細かく入力箇所の説明を行いました。
最初の設計や設定に少し苦戦はしましたが、一度使い始めてからは非常に使いやすく、スムーズに定着しています。
―――最後に、今回のプロジェクトを振り返っての評価と、今後の展望についてお聞かせください。
システムの満足度としては、10段階で評価するなら9か、10に限りなく近い数字です。自動連携できるサイトもかなりのペースで増えており、費用に見合った素晴らしいシステムだと感じています。
ただ1つ反省点を挙げるとすれば、自由度が非常に高いシステムだからこそ、初期の設計部分に時間をかけすぎてしまったことです。導入時に、営業担当やカスタマーサクセスの方から他社のカスタマイズ設定事例をもっと聞き出せていれば、よりスムーズに立ち上げができたと思います。
今後はATSでできることがさらに増えていくはずです。特にAI関連の機能などは積極的に活用していきたいと考えているため、最新の選考事例などをしっかりと確認しながら、さらに採用活動をアップデートしていきたいです。
採用一括かんりくん
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