sonar ATS by HRMOS
導入事例 Hさん
- 男性 30代前半
- コンサルティング・専門サービス
- 従業員数 501〜1,000人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：Excelでのアナログ管理に限界 面接の日程調整に2倍の時間を要し連絡漏れのミスも発生
―――システム導入前は、どのような方法で採用管理を行っていましたか。
複数の営業エージェントや求人広告を利用しており、それらの情報をすべてExcelに落とし込んで社内で一括管理していました。
―――当時の管理方法において、どのような課題や問題が発生していたのでしょうか。
かなりアナログな管理だったため、抜け漏れが多く発生していました。また、数年分のデータを蓄積したことでファイルサイズが大きくなり、Excelの動作が重くなるなどのトラブルも起きていました。
―――それらの課題は、実際の業務にどのような影響を与えていましたか。
候補者との日程調整に非常に時間がかかっていました。応募者が20名ほどになると、1名の調整に15分かかっていたため膨大な工数となっていました。
また、面接官がアサインされているのに候補者が来ないことがあり、確認すると案内のメールを送れていなかったという連絡漏れのミスも発生していました。
新卒・中途採用の一元管理と面接のペーパーレス化に向け、カスタマイズ性の高さを評価
―――採用管理システムを導入するにあたり、どのような基準でシステムを比較検討されましたか。
Excelでの工数管理に限界が来ていたため、3〜4社のシステムを比較しました。その際、重視したのは「カスタマイズの自由度」と「コスト面」の2点です。
―――カスタマイズの自由度について、具体的にどのようなご要望があったのでしょうか。
当社の場合、新卒と中途の採用を同じシステムで一元管理したいという強い要望がありました。
また、これを機に面接のペーパーレス化を進めたかったため、面接官の評価機能やコメント欄などが使いやすいかどうかも重視していました。
―――最終的に「sonar ATS by HRMOS」を選定された決め手は何でしたか。
他社システムと比較しましたが、初期費用などは他社とほぼ同じか少し高い水準でした。
しかし、カスタマイズ性が高く、新卒と中途を同じシステムで一元管理できる点を踏まえると、費用対効果が最も優れていると判断し導入を決定しました。
書類選考業務を2名・2時間から1名・30分へ短縮 派遣スタッフの人件費と広告費を削減
―――導入後、採用管理の業務フローはどのように変わりましたか。
現在は応募受付から面接設定、内定通知まで、すべてsonar ATS by HRMOSで一括管理しています。
エージェントからの直接応募や、自動連携できる求人媒体からの情報がすべてシステムに集約される仕組みを構築しました。
―――実際にシステムを運用してみて、どの業務が一番効率化されたと感じていますか。
書類選考の業務です。以前は媒体ごとに確認し、Excelで重複応募のチェックを行っていましたが、今はシステム内で自動的に重複チェックが行われ、統一されたフォーマットで確認できます。
ワンクリックで選考が進められるようになり、以前は2名で1日2時間近くかかっていた業務が、1名で30分程度で終わるようになりました。工数としてはおよそ1/4に削減されています。
―――定量的なコスト削減の効果はありましたか。
書類選考の工数が大幅に減ったことで、これまで採用業務のために雇っていた派遣スタッフが不要になり、社員だけで業務を回せるようになりました。
人件費の削減に直結しています。また、システムと自動連携できない求人媒体は契約を打ち切る判断をしたため、結果的に広告費の削減にもつながりました。
歩留まりの算出が容易になり採用KPI会議がスムーズに進行
―――現場の面接官など、実際にシステムを使う方々への定着はどのように進められましたか。
メールでの周知に加え、面接官を集めて30分程度のミーティングを実施しました。実務に即した操作方法や入力ルールを説明し、簡単なマニュアルも用意しました。
これまでExcelに入力していた評価シートがシステムに置き換わっただけなので、皆さんスムーズに移行できていました。
―――今回導入されたシステムを総合的に評価すると、10段階で何点になりますか。
8点です。当社の採用スタイルに非常に合っており、登録人数の範囲内であれば複数職種も一元管理できるため、費用に見合った効果が出ています。
歩留まりの算出も簡単になり、社内の採用KPIに関する会議も進めやすくなりました。
―――残りの2点はどのような点がマイナス要因となったのでしょうか。
面接官の評価機能など、使い勝手をよくしようとするとオプションの追加が必要になり、コストが重なってしまう点です。
また、エージェントへのフィードバック文を自動挿入できずコピー&ペーストが必要なことや、Outlook連携でキャンセル処理が別々に発生するなど、一部にアナログな作業が残っている点も課題です。
しかし、これらが改善されれば満点に近い評価になると思っています。
sonar ATS by HRMOS
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