KING OF TIME
導入事例 Kさん
- 男性 40代前半
- メーカー/製造系
- 101〜200人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
OS非対応を機に露わになった、紙と手作業に頼る勤怠管理の限界
―――勤怠管理システムを導入する前は、どのような仕組みで勤怠を管理していたのですか。
以前は別の勤怠管理システムを使っていました。
タイムレコーダーをBluetooth経由でパソコンに読み込む仕組みで、物理的なタイムカードを使って管理していたのですが、対応しているOSがWindows 7までに限られており、同OSに対応するパソコンを継続的に確保することが難しくなっていました。
それが、クラウド型の勤怠管理システムへの移行を考える最大のきっかけでした。
―――OS非対応以外にも、以前の仕組みで感じていた課題はありましたか。
10年前に導入したパッケージ型のシステムですから、タイムカードを一人ひとり作成する手間や、集計にかかる人件費も課題となっていました。
具体的には、40名規模のグループが7つあって、各グループに1名ずつ女性社員が集計やタイムカード作成のために常駐している状態でした。
その方々に月5時間ほどの業務負担が生じていたほか、残業の申請・承認も紙で、有休申請も紙で行っていて、タイムカードとの付け合わせに時間を要していました。
―――付け合わせ作業は、具体的にどの程度の規模で発生していたのですか。
全体で150名から170名分の確認作業が毎月発生していました。
ダブルチェックとして、各グループの事務の方が一度見たうえで、最終的に私が170名分の勤怠を確認する流れでしたが、私自身の作業だけでも月に2～3日を要していました。
―――リアルタイムで勤怠が把握できないことで、具体的な問題が起きたこともありましたか。
残業が45時間を超えそうな場合には、労使協定に基づく対応を取らなければならないというルールがありますが、月末に勤怠を締めるまで実態が分からなかったために、締め後に書類を作成することが常態化していました。多い月で3件程度そのようなケースが発生していたと思います。
労働基準監督署の監査を受けた際に、是正に向けてどのような取り組みを行っているかを問われたこともありましたし、リアルタイムに把握できていれば防げたかもしれない事象もありました。
45時間を超えそうだと分かった時点で早めに対処できていれば、監査時にも十分に説明できたのではないかと感じていました。
顔認証が決め手に KING OF TIMEへの乗り換えの経緯
―――どのようなプロセスで製品を選定したのですか。
最初は3社程度を検討しました。オフィスステーション、ジョブカン勤怠管理などです。
選定にあたって重視したのは、多人数に対応できること、リアルタイムで勤怠が把握できること、指紋認証に対応していてクラウド型であること、といった点でした。
最初に導入したのはオフィスステーションで、月額のコンサルティング費用を支払えば50名分を無料で利用できるという点に魅力を感じて、導入に至りました。
―――その後、KING OF TIMEへ乗り換えているとのことですが、どのような経緯だったのですか。
オフィスステーション導入当初は指紋認証のみだったのですが、指紋認証の利用に際して、従業員から認証精度の改善を求める声がありました。
確認したところ、両サービスには提供元や機能面で共通する点があることが分かり、顔認証に対応しているKING OF TIMEへの乗り換えを決めました。顔認証に対応していることが、最終的な決め手でした。
説明会を起点に、各部署をハブとして展開していった
―――導入時、従業員の反応はいかがでしたか。
ITツールの利用に不慣れな方には、申請方法が複雑に感じられたようで、「面倒くさい」という声がありました。パソコンを持っていない従業員からは、「紙のほうがよい」という声もありました。
特に多かったのは、残業や有休、出張の申請方法についての質問で、「どうやればいいか分からない」「こういう場合はどうなるの」といった質問でした。
―――どのように周知・教育を進めましたか。
最初に従業員を集め、説明会を実施しました。説明会後も確認が必要な従業員がいたため、各部署の事務担当者が中心となり、従業員に説明する体制を整えました。
私一人が全員に説明するのではなく、各部署の担当者をハブとして、広げていく形です。
その後は、マニュアルを社内ホームページに掲載したことで、従業員はマニュアルを参照しながら、徐々に手続きを進められるようになりました。
紙書類の照合作業がなくなり、各グループの事務作業を合計で月2〜3日分削減できた
―――導入後、業務の流れはどのように変わりましたか。
KING OF TIME上で従業員が有休や残業の申請を行い、各所長が承認するとタイムカードに反映される仕組みになっています。
これにより、残業承認カードとタイムカードの照合作業が不要になりましたし、有休届と有休処理の照合もほぼなくなりました。
各部署の事務担当者が担っていた作業は、以前は1部署あたり月5〜10時間程度かかっていましたが、全体で見ると月2〜3日分の工数削減につながっています。
―――有休管理や残業管理の面でも変化はありましたか。
有休管理台帳もシステムが自動で作成してくれるようになりました。残業管理に関してもリアルタイムで把握してデータ分析ができ、照合作業や資料作成が必要なくなったのが、最も大きな効果です。
以前は毎月の経営会議のために残業の傾向と昨年対比の資料を作っていましたが、導入前は数字をまとめただけの資料にしかなっていませんでした。
今は昨年対比も、平均残業時間が長い従業員が誰かも、管理画面から一目で把握できます。長時間労働など、負荷が高い状態にある従業員の把握や、仕事量に対して残業時間が適正かどうかの判断にもつながるようになりました。
―――月次の締め作業は現在どのように進めていますか。
現在は、KING OF TIMEの画面上で申請漏れがないかを目視で確認したうえで、データをエクスポートしてタイムカードの出力と、給与システムへのデータ出力を行い、給与計算へと移行する流れです。
事前チェックも含めると、0.5日から1日程度かかっています。
一方で、まだ課題も残っています。申請漏れがあってもアラートでしか通知されないため、目視での確認が必要な点が、現時点での課題です。申請手順の周知や定着に課題があり、残業の事後申請が月末の締めのタイミングで出てくることがあり、正しい数値に修正するまでに手間がかかるというジレンマは残っています。
夜勤やシフト勤務、日本語で申請する際に補助が必要な従業員へのサポート、出張時のスケジュール登録など、私自身が対応しなければならないイレギュラーも発生していますが、月に1〜2時間程度の対応で済んでいます。
リアルタイムで勤怠状況を把握でき、資料作成がシステム内で完結する
―――総じて、導入してよかったと感じることはどのような点ですか。また、サービスを10点満点で評価すると何点ですか？
リアルタイムで勤怠状況を把握できる点、資料作成がシステム内で完結する点、紙による申請が不要となり、一元管理が可能になった点、そして女性社員の業務工数を大幅に削減できた点です。
導入したメリットは大きかったと感じています。
評価は10点満点で8点です。給与明細の機能まで含めて使いこなせるようになれば、10点に近づくと考えています。
KING OF TIME
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