Google Workspaceとシームレスに連携しコミュニケーションを加速 - 社内イントラネット「LumApps」[PR]
問われる社内コミュニケーションのあり方
デジタルトランスフォーメーションや働き方改革が進む中で起きたパンデミック。クラウドツールを導入してテレワークを推進する企業はさらに増えています。しかし急ごしらえの環境変化により、従業員コミュニケーションに課題が生じるケースは少なくありません。
聞きたいことがすぐに聞けない、必要な情報を見つけられない、双方向での会話ができない。生産性が低下し、ストレスを感じている人はいるでしょう。管理層もまた、顔が見えない中でのマネジメントに難しさを感じています。
これは現場だけの課題ではありません。コミュニケーション不足や齟齬が進んだ先には、生産性や社内エンゲージメントの低下といった事業成長に関わる問題が生じかねません。いつどんなときでも、すべての従業員が必要な情報にアクセスし、コミュニケーションがとれる体制づくりは、企業の急務となっています。
そこで注目したいのが、社内コミュニケーションの課題解決を後押しするイントラネットソリューション「LumApps（ルムアップス）」です。フランスに本社を持つLumApps社のサービスは世界400万ユーザーが利用。Googleが推奨する唯一のイントラネットソリューションとして、Google社でも導入されています。国内では2019年に日本法人を立ち上げ、DeNAなどに導入されてきました。
「LumApps」で社内コミュニケーションはどのように変わるのか。日本市場の担当マーケター松下さんと、アカウントマネージャーのビンセントさんに話を伺いました。
「社内の情報を保存する場所が必要」企業意識の変化
ーーコロナ禍で、社内コミュニケーションにはどのような変化があったのでしょうか
ビンセント コロナ禍でテレワークを推進する企業が増え、社内の情報を適切に整理したい、従業員向けのコンテンツ配信をしたいというご相談を多くいただきました。テレワーク下で、多くの企業が社内コミュニケーションの重要性に気づきはじめたのだと思います。
松下 それと同時に、従業員同士の横のつながりが必要だと皆さんが感じはじめました。社内ポータルやイントラネットの重要性を感じていらっしゃる方は増えていると思います。
ビンセント また、会社側が適切なシステムを提供しないと、LINEやFacebookといったパブリックSNSプラットフォームに社内情報が流れてしまう可能性があります。企業のセキュリティ管理上、大きな問題なので、懸念している管理者も多いです。
松下 直近では、Googleが2021年末に旧Google サイトのサポート終了を発表しました。これにより、Googleのユーザー企業から今後の社内ポータルの運用について弊社LumAppsへご相談を多くいただいております。
社内イントラネットに重要な3つのポイント
ーー社内イントラネットを検討する際、重要なポイントは何でしょうか
松下 社内イントラネットは、すべての従業員にとって業務に必要な情報をはじめ、ツールやアプリケーションのハブとなる場所なので、ユーザーフレンドリーで、使いやすいことが第一です。"ただ必要な情報のリンクを並べただけ"のサイトも多いですが、本当に従業員が見やすいページになっているのか、管理者は考える必要があります。
次に、コミュニケーションを加速させることも重要です。テレワーク環境下で従業員同士の横のつながりをどう作るかの仕掛けが必要になります。出社していたときは気軽に話しかけ質問できたことが今はできないため、従業員同士の心理的な距離が離れてしまう状況があります。これは気持ちの問題だけでなく、業務の効率、生産性にも関わるポイントです。
そして全体として、生産性向上に寄与する仕組みになっているかも大切です。必要な情報が、メールやドライブ、デスクトップ、チャットツールなどいろいろな場所に散らばっている状況では、探すだけでも時間がかかります。Google Workspace (旧G Suite)や Microsoft 365 とシームレスに連携し、すべての情報が社内イントラネットからアクセスできれば、非常に効率的です。
LumAppsが社内コミュニケーションを変える
ここからは「社内イントラネットの3つのポイント」に沿って、「LumApps」をどのように活用すればよいのか話を伺いました。
ユーザーフレンドリーで、使いやすいか？
ーーユーザーフレンドリーの視点で見ると、「LumApps」はどのような特徴がありますか
松下 「LumApps」は Google Workspace や Microsoft 365との親和性が非常に高く、各アカウントを利用して、シングルサインオンできます。アクセスへのハードルを下げる点でとても有効ですね。
デザインは企業に合わせた自由度の高いカスタマイズが可能です。従業員がイントラネットを開いたとき、企業らしいカラーが出ていて、親しみを感じられるか。テレワークでは特に薄れがちになるこの会社や仕事に従事しているんだという帰属意識やモチベーションを高め、従業員エンゲージメントを向上させる要因にもなります。
また、情報整理にも工夫があります。個々の従業員にとって必要・不必要な情報が同列に並んでいると、重要度を理解するのが難しい場合がありますよね。そこで、管理者は閲覧権限を設定し、必要な情報を適切に届けるようコンテンツターゲティングが可能です。部署別、拠点別、雇用形態別のGoogleグループごとに、閲覧権限を設定すれば、必要な情報をスムーズに届けられます。
そして管理者は、届けた情報が誰に見られ、誰に見られていないかを把握するために、アナリティクス機能を活用できます。これは全従業員にとって見たいものになっているのか、必要な情報になっているのかを確認し、更新していくためです。常に使いやすさ、見やすさを追求していくと、従業員の使用頻度は増えていきます。
☺POINT
・Google Workspace や Microsoft 365 からのシングルサインオン
・直感的でデザイン性の高いUI／UXで企業カラーや組織形態に合わせたカスタム設計
・コンテンツターゲティングで最適な情報を表示
・アナリティクス機能で興味や参加状況を確認
コミュニケーションを加速させられるか？
ーーコミュニケ―ションを加速させるという点では、どのような機能がありますか
松下 ここまではトップダウンの情報提供の視点でしたが、ここからは横のつながり。従業員同士のコミュニケーションを深めるためのさまざまな機能についてお話しします。
代表的なのはコミュニティ機能です。投稿に対し「いいね」をつけ、コメントやシェアができる。FacebookやInstagramの社内版のイメージです。プロジェクトごとにスレッドを立ち上げ、業務に活用できるのはもちろんですが、業務外のチャンネルとしても活用できます。
「LumApps」ユーザー企業の中には、テレワーク中に雑談チャンネルを作り、趣味や家での出来事を自由に投稿し、共有したという話も伺いました。部署や役職の垣根を越えて、従業員が集まれる場があり、コミュニケーションできるのが、LumAppsがソーシャルイントラネットと称される理由でもあります。
また、Google Workspaceとの親和性の高さは、コラボレーションを効率化します。Googleアカウントでシングルサインオンし、ドライブ、ディレクトリ、カレンダーといったグループウェアの様々なアプリケーションとの連携で離れた場所にいてもシームレスに共同作業を行えます。
コミュニケーションまでにかかる時間を意識させないのも、コミュニケーションを加速させるためには重要だと思います。
ーーSlack や Teams と併用する場合、使い分けはどのようにしているのですか。
ビンセント Slackは当社でもインスタントのチャットとして使っています。「LumApps」のコミュニティでは、たとえばプロジェクトごとのチャネルを立ち上げ、Googleカレンダーやドライブのリンクをトップに貼り、それを見ながら会話をします。総合的に情報を整理しながらやりとりするイメージですね。競合するものではなく、Slackとも連携しながら活用しています。
☺POINT
・社内SNSとしてのコミュニティ機能
・全従業員へワンクリックで連絡、ディレクトリ機能
生産性向上に寄与する仕組みになっているか？
ーー「LumApps」で情報に対するアクセスの時間、コミュニケーションまでの時間もかなり短縮されるわけですね。
ビンセント ユーザー企業の方からは、「LumApps」を使い始めて、情報を探す時間がドラスティックに減ったという声をいただいています。欲しい情報は検索エンジンで探せる、Googleドライブのドキュメントも同時に検索ができます。情報やファイルを探す時間は意外とストレスになるので、ここを効率的に行えるのは大きなメリットだと思います。
松下 コミュニケーションに関しても、アクセスまでの障害がなく、ハードルを下げることが可能です。一般的には、社内の担当者に連絡をするのに、組織図を見に行き、メールアドレスの一覧を探す工程がありますが、「LumApps」を利用すれば検索エンジンで探して、ディレクトリからワンクリックで、メールやチャットを起動できます。
ビンセント 探す時間を減らす意味では、管理者側が閲覧権限を自由に変え、拠点や契約体系によって配信する情報を変えられます。地域や役割によってガイダンスが違うので、必要な情報を配信するのは重要だと思います。
松下 リテールの企業では、パンデミックの状況で各店舗の営業時間を変更することもありますよね。そういう場合にも、店舗ごとの情報を適切に発信できるわけです。
☺POINT
・検索エンジンで社内のファイルや人の検索を効率化
・モバイルアプリで、あらゆる役職の従業員が場所やデバイス問わずアクセスを実現
働き方は変わる、社内コミュニケーションも変わる
ーーテレワークや多様な働き方が進む中で、マネジメントの難しさを感じている組織は多いと思います。社内イントラネットは、従業員との重要な接点になりますね。
松下 管理者は従業員の課題を常に意識しなければなりません。テレワークによってそれが見えにくくなっている事実はあると思います。
社内イントラネットをハブにして縦横斜めのコミュニケーションを加速させることは、個々の従業員のことを深く知るためにも有効だと考えています。従業員にとって魅力的なコンテンツを発信できるかを常に意識し、日々更新していただく。そうすれば、双方向のコミュニケーションはよりよいものになっていくと思います。
ーー最後に、現在社内イントラネットを検討している、また必要性を感じている企業担当者に向けて、メッセージをお願いします。
松下 コロナ以前からデジタルトランスフォーメーション、働き方改革の文脈で、社内コミュニケ―ションの課題は指摘されてきました。そこにコロナ禍で、急激に働き方を変えざるを得ない企業が増え、課題が顕著になってきたといえるでしょう。
今後もウィルスや災害といった突発的な事象で、働き方を変えなくてはならない状況が起きる可能性があります。どんな状況でも従業員が安心して働ける体制を、日ごろから備えておく必要があると思います。組織環境を整えるためにも、今は社内イントラネットをご検討いただく時期なのではないかと思います。
当社は、世界中の企業のユースケースを持っています。「LumApps」を通じて、日本でも社内コミュニケーションを加速させ、働き方の柔軟な変革や生産性に貢献していきたいと思います。
【まとめ】コミュニケーションの重要性を再確認するとき
「LumApps」の本社があるフランス、ヨーロッパは日本よりも感染状況が深刻で、多くの企業が在宅勤務への変更を与儀なくされたと聞きます。また、日本でも会社に出社し、会議をし、会食をしていた当たり前の日常が変化しています。物理的な距離があるからこそ、今まで以上にコミュニケーションの重要性を実感する人も多いでしょう。
物理的距離を超え、コミュニケーションを加速させ、従業員エンゲージメントを高め、生産性向上に寄与する。社内イントラネットは、今すぐできる社内のコミュニケーション対策です。長期的な企業成長のためにも、検討してみてはいかがでしょうか。
「LumApps」オンラインセミナー情報
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本セミナーでは、 Google サイトと LumApps の違いや、 Google サイトでできること、LumApps でできることについて説明します。LumApps は、Google Workspace (旧 G Suite) との親和性が高く、SSOでGoogle アカウントとの紐付けをはじめ、さまざまな連携が可能ですので、ぜひ気軽にご参加ください。
