支払業務の自動化で経理部門の負担を軽減 – ペイジェント「支払い代行サービス」
経理業務にも自動化・デジタル化の波が到来
新型コロナウイルスの感染リスクの低減を図るため、テレワークを導入する企業が急増している。それに伴い、企業においては業務のデジタルシフトが急務となっている。
新型コロナウイルスの感染が拡大して以来、テレワークは徐々に浸透しつつあるが、稟議書や請求書を取り扱う経理部門においては、印鑑の捺印や紙の書類管理のための出社が求められるなど、職種によるテレワーク実施の格差も顕在化した。しかし最近では、政府や自治体による「脱はんこ」の動きと連動して、企業のバックオフィスの業務改革も推し進められている。
SaaSマーケティングプラットフォーム「BOXIL SaaS（ボクシル サース）」の2020年の資料請求ランキングを見ても、経費精算システムが4位となるなど、経理関連のサービスの注目度が高まってきている。さらに、今後はより広い領域でバックオフィスや経理部門の業務デジタル化が進むと予想されている。
そのひとつが、経理業務の中では非生産的で従業員の心理的負荷が高いとされる支払業務だ。
支払業務が招く、経理業務の非効率
企業の経理担当者の業務は多岐にわたる。請求処理、支払い、入金消込作業などの業務に加えて、月次・年次決算など、業務負担は非常に大きい。毎月の支払関連の業務だけを見ても、大きく次のような作業が発生する。
- 請求書の確認
- 支払予定表の作成
- 支払作業
- 取引の記帳
- 消込作業
まずは取引先から届いた請求書を確認・整理する。支払いサイトや支払方法は取引先によって異なるため、これらの情報をまとめて支払い予定表を作成し、請求情報を管理する。
支払日になったら、支払処理を行う。取引先が多い場合はヒューマンエラーが起きやすく、業務にかかる負担も大きい。支払いが終わったら、取引の記帳で支払金額と出金金額にズレがないかを確認し、経理上の消込作業を行う必要がある。
さらに、請求処理には担当者の請求書回収と確認、責任者の承認が必要になるため、毎月期限ギリギリで経理担当の手元に届くケースも少なくない。テレワークによって部署間のコミュニケーションも難しくなる中、支払業務の効率化は急務となっているのだ。
支払業務の自動化で得られるメリットと選定ポイント
そこで注目したいのが、企業の支払業務の非効率をテクノロジーによって解決する支払い代行サービスだ。
昨今、サービスや顧客接点のデジタル化にともない、オンライン買取のほか、フリーランスやギグワーカーを活用したビジネスにおける支払い業務が急増している。また、前述の通り、新型コロナウイルス感染拡大によるイレギュラーな業務も経理現場を困惑させている。
支払い代行サービスの利用によって支払業務を自動化・デジタル化すれば、経理担当者の業務効率化を図れるとともに、テレワーク導入の後押しになる。
2021年現在、経理業務の負担を軽減する支払い代行サービスはいくつか登場しているが、サービス選定を行ううえでは以下の3点を重視したい。
1）立替払いへの対応
支払い代行サービスには、事前の資金負担が必要なデポジット型と、サービス事業者が資金を立て替える立替払い型の2つがある。立替え払いのサービスを選べば、事前の資金負担が不要でキャッシュフローの改善も期待できる。
2）振込みの対応日時
支払いの対応時間や、振込みまでの対応時間も確認しておきたい。特に24時間365日対応可能なサービスであれば、リユースや公営競技、デリバリーなどのプラットフォームからの出金など、休日や深夜であってもユーザーの求めるタイミングで即時に振込が可能となる。サービスのUX（ユーザーエクスペリエンス）改善に大きく寄与することは間違いない。
3）オペレーションコスト
支払い代行サービスを導入する場合、「業務フローをいかに簡潔させるか」という点も重要になる。振込みの自動化とともに、振込実行前の口座情報自動確認による組戻しのリスクを回避できるか、という点も重視したい。
ペイジェント「支払い代行サービス」で支払業務を自動化
これらのポイントをすべてクリアし、企業の支払業務にかかる負担を軽減するのがペイジェントの「支払い代行サービス」だ。振込作業の業務負荷を削減できるだけでなく、組戻しにかかるコストや手間も軽減できる。
1）立替払いへの対応
ペイジェントの「支払い代行サービス」は、立替払いに対応しているため、デポジットによる事前の資金負担が必要ない。入出金が多く発生する企業では、キャッシュフローの改善に役立てられるだろう。
2）振込みの対応日時
24時間365日リアルタイム（※）での出金が可能。返金や買取金の支払いや、プラットフォームからの出金など、顧客の手元に早く届けられるため、顧客満足度向上に貢献する。
（※）振込時に利用する金融機関システムのメンテナンス時や振込先の金融機関によってはリアルタイム振込が実行されません
3）オペレーションコスト
振込前に口座確認を自動的に行うことで組戻しを防ぎ、オペレーションコストや従業員の心理的負担を削減できる。
4）充実した機能
これらの特徴に加えてオプション機能である「管理画面からのファイル出金」や「チャットボット」を利用すれば開発なしでもリアルタイムの振込や組戻の削減、立替払いといったメリットを得ることができる。
ペイジェント「支払い代行サービス」の導入事例
ここからは、ペイジェントの「支払い代行サービス」を導入して業務の効率化に成功した企業の事例を紹介する。
スピーディに顧客へ着金させたいA社の例
公営競技（競輪）に関する事業を行うA社は、顧客にスピーディに配当金を支払える方法がないかを模索していた。顧客は土日や深夜に同社のサービスを利用するため、24時間365日、リアルタイムに対応するシステムが必要だったのだ。
配当金の受け取りを希望する時間帯は個人によって異なる。これらに対応する業務にかかる負担が大きすぎるため不可能であった。しかし、ペイジェントの「支払い代行サービス」の導入で24時間365日、顧客への支払いをリアルタイムに行えるようになり、顧客の満足度向上につながったという。
配達員への着金を最適化させたいB社の例
デリバリー&テイクアウトサービスを展開するB社は、業務委託の配達員に対する支払いを週1回の銀行振込みによって行っていた。一方で、UX改善のために、配達員の手元にスピーディにお金を届けたい、配達員が任意のタイミングで出金できるようにしたいという課題があった。
着金スピートの向上によるサービスの差別化を図るため、ペイジェントの「支払い代行サービス」を導入。配達員が配達アプリで出金金額を入力するだけで、即時に振込が実行され、申請から着金までの所要時間は15分程になった。配達員への着金フローが改善されたことで、サービス利便性が向上したという。
経理業務の効率化で働きやすい企業と社会を
経理業務にもデジタル化の波が到来しつつあるが、非生産的で心理的負荷になる支払業務は意外と盲点となりがちだ。
支払業務を効率化することで、経理担当者の心理的負担が下がり、エンゲージメント向上が望めるだろう。また、支払い業務の自動化は、企業全体の業務効率化にもつながっていく。
ペイジェントの「支払い代行サービス」は、海外と比べて遅れているといわれる日本のDX（デジタルトランスフォーメーション）を進めるとともに、過酷とも言われる経理業務を変える可能性を持ったサービスと言えるだろう。
