リモートワークが進む中、特に問題視されているのが「はんこ出社」。
「契約書に印鑑を押すためだけに出社を強いられ、リモートワークをしたくてもできない」という会社員が増えています。
電子契約システムを導入すれば、いつでもどこからでもリモートで契約を締結できます。書類もデータで保管できるようになり、業務のペーパーレス＆効率化に一役買ってくれるでしょう。
電子契約システムのしくみ
電子契約システムは、オンライン上で契約書に捺印ができるシステム。
契約書のデータをシステム上にアップロードすると、相手方に通知が届きます。相手はその契約書の内容を確認した上で同意ボタンを押すと、電子署名とタイムスタンプが発行されて契約が締結されます。
実際に印鑑を押すわけではありませんが、電子署名とタイムスタンプは実際に捺印をするのと同等の行為であるとみなされます。
電子契約システムのメリット
電子契約システムを導入すると、例えば以下のメリットがあります！
1 ： オンラインで契約を締結
契約書のデータをシステム上にアップロードするだけで、双方の合意が取れれば契約を締結できます。契約にあたり発生する社内の申請や承認のワークフローもシステム内で完結できます。
2 ： 事務作業が大幅に削減される
オンラインで全てが完結するので、紙の契約書のときは必要だった印刷・製本・押印・郵送など、面倒な事務作業が不要になります。
3 ： 収入印紙代のコストカット
オンラインで契約を締結する際には収入印紙は不要です。電子契約システムを導入すれば収入印紙代をまるごとカットできます。
4 ： 契約書類の電子保管ができる
電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、契約書類をデータで保存できます。検索してすぐに探し出すことができ、オフィスのスペースの節約にもなります。
5 ： スマートホンやタブレットでも使える
スマートホンやタブレットからでも契約への合意やワークフローの申請が可能！移動中などでもすぐに内容を確認して契約を締結できます。
契約書のデータをシステム上にアップロードするだけで、双方の合意が取れれば契約を締結できます。契約にあたり発生する社内の申請や承認のワークフローもシステム内で完結できます。
2 ： 事務作業が大幅に削減される
オンラインで全てが完結するので、紙の契約書のときは必要だった印刷・製本・押印・郵送など、面倒な事務作業が不要になります。
3 ： 収入印紙代のコストカット
オンラインで契約を締結する際には収入印紙は不要です。電子契約システムを導入すれば収入印紙代をまるごとカットできます。
4 ： 契約書類の電子保管ができる
電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、契約書類をデータで保存できます。検索してすぐに探し出すことができ、オフィスのスペースの節約にもなります。
5 ： スマートホンやタブレットでも使える
スマートホンやタブレットからでも契約への合意やワークフローの申請が可能！移動中などでもすぐに内容を確認して契約を締結できます。
捺印のためだけに出社をしていた時代はもう終わり！システムを導入してリモートーワークや業務の効率化をもっと推進していきましょう。
＼ 各社の資料が無料で読める ／
↓こちらの記事では、おすすめの電子契約システムや導入事例を紹介しています。
↓各社の電子契約システムの料金・機能を一覧化しました。
