【勤怠管理システムのメリットまとめ】ペーパーレス＆業務効率化を推進

勤怠管理システムとはどんなツール？メリットや何ができるかを簡潔にまとめました。

社員の勤怠時間の管理に、まだExcelやタイムカード、紙の台帳を使っていますか？

直接Excelに勤怠時間を入力したり、タイムカードの打刻時間をExcelに転記したり、紙の台帳を見ながら電卓で時間を計算したり、いずれにせよこれらの方法は手間がかかりミスも起こりやすいです。

ただでさえ勤怠管理は、正社員・契約社員・パートタイマーなどさまざまな形態の労働条件を加味しないといけなかったり、残業時間の管理、深夜手当がつく22時以降の労働時間の管理、有給休暇の日数の管理など、注意することが多くあります。

そこで今注目されているのが「勤怠管理システム」。

ウェブ上で勤怠管理が完結し手作業の業務が大幅に削減されるため、導入する企業が増えています。

勤怠管理システムのしくみ

勤怠管理システムは、その名のとおりオンライン上で社員の勤怠時間を管理するシステム。

PCやスマホから打刻できるので、もうタイムカードの打刻機に並ぶ必要もありません。手持ちの交通系ICカードなどをカードリーダーにかざして打刻する方法や指紋や顔などの生体認証による方法もあります。

雇用形態や勤務形態などの社員の情報管理や、出勤日・シフトの管理、有給休暇の管理などもシステムで可能。
給与計算ソフトと連携して使えば社員情報や勤怠情報をもとに給与を自動で計算できるので、未導入の場合は給与計算ソフトもあわせて導入することもぜひ視野にいれてみてください。

勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを導入すると、たとえば次のメリットがあります。

1 ： 勤怠管理の作業が大幅に削減される
これまでExcelや紙の台帳でおこなっていた入力・計算・確認の作業が自動化されて、大幅に作業が楽になります。

2 ： 適切な労働時間の管理
残業時間がシステム上で可視化されるので、法定労働時間を超えた労働が発生していないかをチェックできます。残業時間が多くなりすぎる前にアラートで知らせてくれるシステムも。

3 ： テレワークの推進につながる
リモート環境下でスマホからでも打刻ができるので、テレワーク環境に適しています。

4 ： 不正打刻の防止
PCやスマホなど位置情報が確認できるデバイスからの打刻や、本人しか持っていないICカード、生体認証による打刻は、なりすまし打刻などの不正を防止できます。

勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システムには、次のようなデメリットがあります。

1. コストがかかる

勤怠管理システムには、月額数百円から利用できるものもあれば、数十万円を超えるものなどさまざまです。また、就業形態など就業規則が独特な場合は、カスタマイズにより追加費用が発生する可能性もあるでしょう。
従来の業務をどのくらい効率化できるか、導入によって得られる効果を整理して導入を判断することをおすすめします。

2. システムの不具合で打刻できない可能性がある

タイムレコーダーの故障などにより、打刻しようと思っても画面がうまく表示されない場合があります。復旧するまでシステムが使えず、リアルタイムでの打刻ができないこともあるでしょう。
もしもシステムエラーが発生した場合、勤怠管理に及ぼす影響をどのように回避するのかについても視線に検討することをおすすめします。

3. 社内で浸透するまでに工程がかかる

勤怠管理システムの導入を検討してから安定に稼働させるまでには、多くの工数が必要です。また、提供されているシステムを導入させるだけでなく、就業形態などの就業規則が複雑な場合は、独自のカスタマイズが必要になる可能性もあります。
また、導入後は従業員用のマニュアル作成や、個別の問い合わせ対応も必須です。従業員数が多いほど、システムの定着までに時間を要するでしょう。