建設業界向けの請求書発行システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

建設業界で活用できる請求書発行システムの機能

請求書発行システムとは、請求書や見積書などの帳票を簡単に作成や管理、送付するシステムです。請求書発行システムには請求書の自動作成、繰り返し作成、一括送付などの機能があります。

建設業界では、工事ごとに請求書の内容は異なることが多く、手作業で作成するたびに余計な工数が発生します。しかし請求書発行システムを利用することで、業務の効率化や紛失の防止が期待できるでしょう。

建設業界における請求書管理の課題

建設業界では、工事にまつわる請求書発行や支払を行う必要があり、それにあたって請求書管理に関連する課題が発生します。普段の業務で解決すべき課題はどれか、確認してみましょう。

請求書作成に時間や手間がかかる

取引先や現場ごとに請求書の内容が異なるため、手作業で作成すると工数がかかります。訂正が発生した場合は、新しく作り直さなければなりません。また、1つの工事に複数の発注者や下請け業者が関わるため、請求書も復数必要です。

紙ベースのため紛失リスクが高い

発注者や下請け業者が電子化に対応していないケースは多く、紙ベースでの請求書やりとりが多々発生します。紙の場合、保管や整理にコストがかかるだけでなく、郵送時に紛失の可能性も高まります。

建設業界の課題を請求書発行システムで解決できる理由

建設業界では「請求書作成に時間や手間がかかる」、「紙ベースのため紛失リスクが高い」など請求書管理に関する課題があるものの、請求書発行システムを使えばそれらの課題も解決できます。

テンプレート機能で請求書を簡単作成

請求書発行システムでは、豊富なテンプレートから最適なものを選ぶだけで、請求書を簡単に作成できます。会社ロゴや印影の追加機能により、さらなる作業時間の短縮も可能です。

また一度作成した請求書はデータベース上に保存されるため、2回目以降の請求書作成は自動化できます。担当者の毎月の作業時間を削減しつつ、ヒューマンエラーや入力の漏れを予防できるでしょう。

オンラインでの一元管理で紛失を防止

請求書はオンライン上で安全に保管され、 日付や発注者名などの条件で簡単に検索できます。 これらの機能により建設業界の従業員は、紙ベースで管理するリスクや時間を削減しながら、情報共有および参照が容易になります。

また請求書ごとに入金期日を設定することで、未入金時に確認アラートを飛ばせるほか、催促メールの送信も可能です。さらに、見積書や納品書などの関連書類をまとめて管理する機能もあります。

建設業界における請求書発行システムの導入事例

建設業界で請求書発行システムを導入している企業の例を、業務改善例とともに紹介します。

株式会社太明

長年建具屋として地域に根ざした事業を行ってきた太明は、請求書発行システムの導入により業務の大幅な効率化を実現しました。太明ではこれまで見積書や請求書をExcelで作成していましたが、細部までこだわってつくっていたこともあり、手間が多くかかっており非効率でした。

また若い世代に作業を引き継ぐ際、こだわりまで正確に再現することも難しかったため、誰でも簡単に請求書・見積書が作成できる請求書発行システムを導入。これまで行っていた印刷やFAX、郵送の準備といったものが不要になり、メールで送れるようになったことで作業スピードは3倍にまで上がりました。

さらに、これまで見積書から請求書・納品書につくり変える際、書類番号の変更といった作業が必要だったため、頻繁にミスが発生していました。しかし請求書発行システムを導入したことで、この作り変え作業が変換ボタン1つでできるようになったとのこと。これにより作業効率がよくなったのはもちろん、自動で番号が振られるためヒューマンエラーも軽減できたそうです。

※出典：MakeLeaps「将来を見据え、バックオフィス業務を仕組み化。地域密着の老舗企業が進めるIT・クラウド戦略」（2024年11月20日閲覧）

株式会社グッドベル

内装の仕上げ業やリフォーム業を行っている建築会社のグッドベルは、請求書発行システムの導入により大幅な業務効率化を実現しました。グッドベルではこれまで複数のシステムを利用したり、見積書をExcelや他のシステムで管理したりと、情報がバラバラな状態でした。

そのため毎回1つの現場で何度もシステムを開き、何度も入力作業を行う必要があり、大きな負担がかかっていたことから、案件管理や収支管理もできる請求書発行システムを導入。すべての情報を集約したことで、効率的に情報管理ができるようになりました。

また見積書はこれまでExcelでつくり、メール・LINEで送信していましたが、請求書と連動して見積書を発行できるようになり、各書類を案件に紐づけて管理できるようになったそうです。書類の発行自体もテンプレートの利用で時間を短縮でき、業務効率の向上を実現できました。

※出典：プロワン「デジタル化で事業拡大の鍵を握り、新たなステージへ」（2024年11月20日閲覧）

株式会社倉持鉄工

プラント工事といった産業を支えるための工事を行っている倉持鉄工は、請求書発行システムを導入したことにより、効率よく書類の作成や管理ができるようになりました。これまで倉持鉄工では見積書といった書類のチェック体制が整っておらず、LINEで案件の内容をやり取りしていたたため、過去の情報を遡るのも大変な状況でした。

そこで見積書や請求書といった書類の作成・発行のほか、案件管理やスケジュール管理ができるシステムを導入。ワークフロー機能を使って見積書・請求書の承認といったチェック体制を整え、案件の進捗状況と紐づけて簡単に管理ができるようになりました。

※出典：プロワン「『時代に合わせたアップデートと使い続けるためのアフターフォローが期待できた』全てをプロワンに集約し、正確で効率的な業務で事業を拡大させていく」（2024年11月20日閲覧）

建設業界向け請求書発行システムおすすめ比較

建設会社・工務店など業界に特化した請求書発行システムや、建設業界に導入されているおすすめの請求書・見積書発行システム・ソフトを紹介します。導入する製品を比較する際の参考にしましょう。多くの請求書発行システムから選びたい方向けには、こちらで比較し解説しています。

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楽楽明細は、電子請求書の発行から紙の請求書対応まで可能な請求書発行システムです。シンプルなインターフェースや郵送代行サービスを搭載しており、操作性や利便性に優れています。

楽楽明細を使えば、請求書を紙から電子ファイルに切り替える際のメールアドレス収集や、請求書をダウンロードしていない顧客の確認、ダウンロードを促すメールの自動送信にも対応可能です。さらに、チラシやお知らせといった請求書以外の書面も同封して送れます。

invoiceAgentは、ワークフローシステムやSFAなどと連携した文書管理を行える電子帳票プラットフォームです。営業活動や経費、税務などに関する証憑書類の電子化から保存、送受信まで一括管理できます。

取引先との帳票のやり取りや電子契約に対応できるほか、配信フォルダへのアップロードや配信の自動化が可能です。日付や文字など多様な要件で証憑を検索できるため、工事の発注や税務などに関わる多様な証憑データの集約管理に役立ちます。

MakeLeapsは、オンラインで簡単に請求書や見積書を作成、管理、送付できる請求書発行システムです。口座連携やAPI連携の機能が搭載されており他システムとの連携ができます。 建設業界だけではなくIT業界や流通業界でも広く導入されており、業務効率化やコスト削減をしたいならおすすめのサービスです。

MakeLeapsを使えば、納品書や領収書も作成できます。さらに、経理部内で連携する場合は、承認設定や権限・操作履歴の管理、作業時間の管理をできガバナンス強化も可能です。

マネーフォワード クラウド請求書は、請求書の作成、送付、保管を一元管理できる請求書発行システムです。入金の確認や催促を機能としてもつため、請求書関連の業務が効率化されます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応しています。AIによる請求書作成の自動化や入金予測まで可能です。

建設業界だけではなく、コンサルティング業界やIT業界でも広く導入されており、クラウド会計や給与計算といった他のサービスとあわせて利用したい場合におすすめのサービスです。

Misocaは見積書や請求書を、テンプレートを使って簡単かつきれいに作成できる請求書発行システムです。請求書の自動作成機能や自動メール送信機能もあるため、これらを活用することにより、請求書発行業務を大幅に効率化できるでしょう。

また月の発行枚数が10枚までであれば、料金が無料なのも大きな魅力です。発行枚数が少なく、費用を抑えたい方におすすめのシステムと言えるでしょう。

Digital Billder

Digital Billderは、建設業界向けに特化した見積書・請求書の発行と経費精算ができるサービスです。これらの業務をすべてオンラインで完結させることにより、書類の運搬・整理・入力などの作業が不要になります。

また各サービスは好きなように組み合わせて利用できるため、請求書の発行のみを行いたい場合にも安心です。工種細目ごとの発注や工事・工種・査定などに対応した請求書処理といった、建設業界ならではの管理業務に対応しているため、カスタマイズも不要でスムーズに導入できるでしょう。

プロワン

プロワンは現場に向き合う企業のすべての業務を効率化し、さらにデータ活用による事業成長をサポートするシステムです。見積書・請求書の作成・発行のほかにも、顧客管理機能や営業支援機能、発注管理など現場業務を効率化するための機能が豊富に搭載されています。そのため社内全体でDXを進めたい場合におすすめです。

書類の発行に関しては、請求書・見積書・発注書をすべて連携させ効率的に作成・管理が可能です。また現場アプリと呼ばれるアプリがあり、現場にいる状態でこれらの書類を簡単に作成できるため、オフィスに戻って行う作業を大幅に削減できるでしょう。

建設業界向け請求書発行システムで業務を効率化しよう

請求書発行システムは、オンライン上にて請求書の作成から送信までを対応するため、請求業務にかかる工数や紛失リスクを減らせます。 また、支払状況を自動で通知する機能により請求漏れや遅延を防止できるため、キャッシュフロー改善にもつながります。

建設業界向け請求書発行システムを導入する際には、担当者が使いやすい請求書テンプレートや、保管・検索機能が搭載されているか確認し、建設業界で導入実績の多いサービスを選びましょう。

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