無料で使えるおすすめの受発注管理システム2選！システムの特徴と選ぶ際のポイントを解説！

受発注管理システムとは

受発注管理システムとは、受注や発注に関する業務をWeb上で管理できるシステムです。

注文や在庫の確認、納品書や請求書の発行などの機能がついており、電話やFAXでのやり取りや手書きの書類作成などの手間のかかる業務を効率化する機能があります。

無料で利用できる受発注管理システム

クラウド型の受発注管理システムはほとんどが有料で提供されているものの、中には無料で利用できるものもあります。

たとえば、フリーランスや個人事業主、小規模事業者向けの無料プランを提供し、機能やユーザー数などに一定の制限を設けて無料で提供しているサービスが該当します。

有料のシステムを導入するには初期費用や月額使用料などの費用が発生する一方で、このようなサービスを利用すれば、コストをかけずに導入が可能です。コストを抑えて運用したい場合や、まずはスモールスタートで導入したい場合などにおすすめです。

他にも、「どのような機能を利用できるのか」「どのように課題解決に役立つのか」などを確認したい場合に、無料版からはじめてみるといった活用の仕方もできます。

無料の受発注管理システムでできること

無料の受発注システムを導入する場合でも、基本的な受発注管理が可能です。

たとえば、見積もりや請求書などの受発注に必要な書類の作成や、受発注データのダウンロードなどの機能を利用でき、受発注を無制限で行えます。

ただし、無料の受発注管理システムは小規模事業者向け、もしくは本格導入前の操作感や機能性の確認といった目的で提供されており、機能や利用範囲に制限を設けているケースが多いです。たとえば、基本的な機能しか利用できなかったり、利用できるユーザー数に制限があったり、保存できるデータ数や保存期間に制限が設けられていたりする場合があります。

完全に受発注管理業務を自動化・効率化できるわけではないため、必要に応じてオプションの利用や有料プランへの切り替えを検討する必要があるでしょう。

無料トライアルがある有料の受発注管理システム

有料版のシステムの中には、無料トライアルを提供している場合も多いです。

無料トライアルは、有料プラン導入前のお試しとして期間限定で提供されます。トライアルの期間は30日程度で設けられていることが多く、利用期間は制限されるものの、期間内に標準機能をすべて試せる場合が多いため、操作性や機能については問題なく確認が可能です。

そのため、まず先に無料トライアルで操作性や必要な機能があるかどうかを確認したうえで、有料プランへの切り替えを検討するとよいでしょう。

ただし、無料トライアルの利用には利用期間が限られるほか、利用できる機能や人数にも制限が設けられているケースもあるため、どのような操作が可能かをあらかじめ確認したうえで利用しましょう。

無料の受発注管理システムを選ぶときのポイント

無料の受発注管理システムを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

業務フローに合わせられるか確認する

受発注管理システムを選ぶ際は、業務フローに合わせられるか確認してください。受発注管理システムには、「受注や発注の方法」「出荷や納品の手順」「請求や入金の管理」など、業務の流れを定めたワークフローが設定されています。

しかし、自社の業務フローとシステムのワークフローが異なる場合は、業務効率を下げてしまう可能性があります。多くの無料版ではワークフローのカスタマイズができないため、事前に確認しましょう。

サポートやアップデートが充実しているか確認する

受発注管理システムを選ぶ際は、サポートやアップデートが充実しているか確認してください。万が一、システムに不具合が発生したり、法令や税率の変更に対応できなかったりすると、業務に大きな影響を及ぼします。

無料版ではサポートやアップデートが制限されているため、事前に確認しましょう。また、システムのセキュリティやバックアップも重要なポイントです。データの漏えいや紛失を防ぐために、システムの安全性や信頼性を確認しましょう。

無料で使えるおすすめの受発注管理システム2選

受発注管理システムの中から無料で使えるおすすめのシステムを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので、受発注管理システム選びの参考にしてみてください。

無料で利用できる機能と制限

BtoB受発注システムCO-NECTは、Web発注フォームの作成や受注情報の管理、納品書や請求書の作成などの機能が利用できる受発注管理システムです。

受注・発注2つのシステムが提供されており、インボイス制度や電子帳簿保存法にも対応しています。無料でできることは、Web発注フォームの作成と共有、無制限の発注先登録などです。

受注側のシステムでは、すべての標準オプションが使える無料トライアルを提供していますが、発注側のシステムではフリープランが提供されており、次の機能に制限があります。

機能	制限
FAX発注	利用不可
発注履歴	過去90日間
発注レポート	過去90日間
データ保全	なし

無料で利用できる機能と制限

CORECは、受注・発注2つのシステムが利用できる受発注管理システムです。Web受注や受注情報共有、出荷・請求処理などの機能をもつ受注システムと、発注書作成やFAX・メール送信、レポート作成などの機能をもつ発注システムが提供されています。

BtoBでの取引をWebで完結させ、受発注業務の効率化とミスの軽減を実現します。無料でできることは、無制限の受発注やデータ一括ダウンロード、入荷処理、見積もり作成などです。

また、無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	1人
オリジナルURL	利用できません
一括HTMLメール送信数	1日につき100通まで
注文フォームの種類	4件まで
出荷伝票・請求書の作成	月に20件まで
取引先ごとの社内担当の設定	利用できません
CSVによる一括発注	利用できません
発注メールの複数送信	利用できません
商品登録ができる発注先数	1社
発注の一時保存	全体で1件
お届け先の登録数	1件
発注額集計レポート	当月分のみ
無料FAX可能回数	月に5回まで

自社に合うシステムを選ぶには、各システムの内容を比較することが重要です。気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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無料の受発注管理システムを利用するメリット

無料の受発注管理システムを利用するメリットとして、次の2つが挙げられます。

• Excel管理のデメリットをカバーできる
• 本格導入の前にお試しができる

Excel管理のデメリットをカバーできる

多くのパソコンで標準搭載されているExcelを使えば無料で受発注管理を行えますが、受発注管理システムはExcelよりも利便性が高く、Excel管理のデメリットをカバーできるのがメリットです。

Excelによる管理では、手入力によるミスが起こりやすいほか、データ量が多くなると動作が重くなることもあります。また、Excelでは関数やマクロを使用することで業務効率化を図れますが、これらの知識がなければ機能性が低くなるといったデメリットがあります。

一方で、受発注管理システムはデータ量が多くても動作が重くならないほか、手入力による転機ミスの削減が可能です。また、専門知識がなくても誰でも簡単に操作ができるため、システムの導入によりExcel管理に起こりがちなデメリットをカバーし、業務効率化やミス削減につながります。

本格導入の前にお試しができる

無料プランが提供されているシステムや、無料トライアルが提供されているシステムを利用することで、本格的に運用をはじめる前のお試しが可能です。

たとえば、まずお試しとして無料プランを利用することで、実際にシステムを利用しながら導入効果の検証や操作性の確認などを行えます。そのため、無料のシステムを利用してスモールスタートで導入しながら、必要な機能や操作感を把握できるようになるのがメリットです。

逆に、はじめから有料プランに加入してしまうと、業務に必要な機能が不足していて、他のサービスへの切り替えの必要性が出た際にコストや手間が発生してしまいます。しかし、無料プランで試してから本格導入を行うことで、このようなリスクを避けて最適なシステムの選定が可能です。

無料と有料の違いは？よくある機能制限と注意点

無料の受発注管理システムでよくある機能の制限をまとめました。

利用できるユーザー数の制限

無料の受発注管理システムでは、利用できるユーザー数に制限があります。たとえば、システムにログインできるユーザーの数や権限の数に上限があり、無料版では1人や3人などに制限される場合があります。

この場合、ユーザー数が多くなると、無料版ではログインや操作ができなくなるため、無料版でカバーできるユーザー数がかどうか事前の確認が必要です。

対応できる取引先数の制限

無料の受発注管理システムでは、対応できる取引先数に制限があります。たとえば、取引先の登録数や管理数に上限があり、無料版では10社や50社などに制限される場合があります。

取引先数が多くなると、無料版では登録や管理ができなくなる可能性もあるため、取引先数が無料版でカバーできるかどうか、事前に確認しましょう。

データの保存期間の制限

無料の受発注管理システムでは、データの保存期間に制限があります。たとえば、「受注や発注の履歴」「商品や顧客の情報」「請求書や見積書」などのデータを保存する際に、無料版では1年間や3年間などの期限を設定している場合があります。

期限がすぎると、データは自動的に削除されるか、アクセスできなくなる可能性があるため、データの保存期間が業務に合っているかどうか事前の確認が必要です。

無料の受発注管理システム導入に向いている企業

無料の受発注管理システムには機能やユーザー数などに制限があるため、コストがかかららないからといっても、どのようなケースの利用にも向いているわけではありません。

ただし、次のような企業であれば、無料の受発注管理システムの利用に向いているでしょう。

• ユーザー数や取引先の数が少ない
• 長期間データ保存の必要がない

ユーザー数や取引先の数が少ない

取引先や業務の担当者数が少ない企業は、無料の受発注システム導入に向いています。

無料の受発注管理システムには登録できる取引先数に制限を設けている場合があるものの、取引先数が少なければ問題なく利用できる可能性が高いでしょう。システムによっては、最大10社程度にまで制限されていることもありますが、このような場合でも取引先が10社以下であれば利用が可能です。

また、システムによってはユーザー数が制限されている場合もありますが、受発注業務の担当者や取引先の担当者が少数である場合は、支障なく利用できるでしょう。

長期間データ保存の必要がない

無料の受発注管理システムは、受発注データの保存期間が制限されている場合もあるため、長期間システム上でデータを保存する必要がない企業の導入に向いています。

システムによっては、保存期間が1年間に制限されていることもありますが、長期間データを保存する必要がない場合は、無料版でも支障なく利用できるでしょう。ただし、この場合は、受発注履歴のデータを購買傾向や需要予測の分析などに活用するためのバックアップ作成が必要です。また、長期間データを保存する場合は、有料版の検討が必要です。

有料システムを検討するべきケース

企業の状況やシステムに求めていることによっては、無料システムでは叶えられないケースが存在します。有料システムを検討した方がよいケースをまとめているので参考にしてみてください。

ユーザー数が多い場合

無料版の受発注管理システムは、ユーザー数に制限があります。たとえば、1つのアカウントで登録できるユーザー数が3人以下のシステムもあります。

ユーザー数が多い場合は、有料版に切り替えることで、スムーズなチームでの共有や管理が可能です。

取引先数が多い場合

受発注管理システムを導入する目的の一つは、取引先とのやりとりをスムーズにすることです。しかし、無料版では取引先数に制限があります。たとえば、無料版では最大10社までしか登録できないシステムがあります。

もし、取引先数が増える可能性を考慮するなら、有料版を検討した方がよいでしょう。有料版なら、取引先数に応じて料金プランを選べるので、ビジネスの拡大に対応できます。

データの保存期間が長い場合

受発注管理システムでは、受注や発注の履歴をデータとして保存します。これらのデータは、将来の分析や予測に役立つ重要な資産です。しかし、無料版ではデータの保存期間に制限があります。

無料版では最大1年間しか保存できないシステムもあります。もし、データの長期保存が必要なら、有料版を検討した方がよいでしょう。有料版なら、データの保存期間に応じて料金プランを選べるので、データの活用に制限がありません。

システムを比較しましょう

自社に合うシステムを選ぶには、各システムの内容を比較することが重要です。気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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