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正確な契約管理・請求業務で事業成長を強力にバックアップ -「Scalebase」導入事例

最終更新日:(記事の情報は現在から134日前のものです)
SecureNavi株式会社では、顧客の増加にともない、属人化した契約管理・請求業務が大きな負担となっていました。「Scalebase」の導入により、業務の標準化に成功。「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクションスタートアップ部門1位に選出されたSaaS活用事例を紹介します。

事例概要

アルプ株式会社が提供する、「Scalebase」の活用事例です。

Scalebase(スケールベース) - アルプ株式会社

Scalebase(スケールベース)
Scalebase(スケールベース)
導入事例セクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
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サービス導入企業

  • 企業名:SecureNavi株式会社
  • 業種:IT/通信/インターネット
  • 従業員規模:11~30人
  • 所在地:東京都
  • 設立年:2020年

受賞部門

「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクションスタートアップ部門1位

※対象
創業10年以内、かつ従業員数100名以下の企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする

導入前の課題

「Scalebase」を導入したSecureNavi株式会社は、社内規程の管理やリスクアセスメント、内部監査、ISMS/Pマーク認証取得などを効率化するクラウドサービス「SecureNavi」を提供するスタートアップです。

多くのスタートアップと同様に、同社は少人数体制で経営維持・事業拡大に向け業務に取り組んでおり、とくに契約管理・請求業務においてさまざまな課題を抱えていました。

代表が100通の請求書を一人で送付

設立直後のスタートアップは、代表自身もノンコア業務に時間を割かれがちです。同社の場合、100通にものぼる請求書の発行を毎月、代表自身が行っていました。

具体的には、顧客ごとの請求金額などの管理を行うスプレッドシートを更新・確認しながら請求書を作成・印刷し、誤りがないかを目視で確認していたといいます。

顧客数の増加にともない、請求書発行業務の負担も増加。組織をスケールさせていくフェーズに入り、請求書の作成・発行業務を他の人材に任せたいと考えながらも、属人化した一連の業務を代表以外に引き継ぐことも難しく、大きな課題となっていました。

契約管理・請求業務が複雑化する懸念から価格を見直せない

サービス提供当初、検証もかねてシンプルな3つの料金プランを設けていた同社。プラン内容の違いはカスタマーサクセスの対応の手厚さをベースとしていたところ、オンボードした段階でダウンセルが発生するようになり、価格の見直しを検討していました。

価格の見直しにあたっては、機能や顧客のニーズに合わせた料金体系を考えていたものの、契約管理・請求業務に影響することが懸念点となり、実行できない状況にありました。

資金調達検討もExcel集計の事業指標に不安

資金調達の実施を検討するうえでは、株主に共有する各種数値の正確性や信頼性は重要です。同社では、事業指標をつくるための数値の集計にExcelを用いていました。関数を打ち込んだExcelにさまざまなシステムから得た情報を集約して算出していたものの、集計漏れなどミスのリスクも少なからずあり、正確性や信頼性はいまひとつでした。

事業成長に欠かせない資金調達を確実かつ円滑に実施するためには、事業指標の正確性の向上および効率化が必要でした。

導入による効果

このような課題を解決するために、属人化した請求業務を標準化しながら、契約管理の効率化、事業数字の正確化と信頼性向上を図れる国産のクラウドサービスを検討していた同社。

SaaSやサブスク事業の販売・請求管理を効率化する「Scalebase」を導入し、以下のような効果を得ています。

属人化していた請求業務を標準化し円滑な引継ぎに成功

Scalebaseの導入により、かつては代表が一人で対応していた請求業務が標準化され、一人目のコーポレートメンバーへの円滑な引継ぎが実現しました。

Scalebaseに顧客情報や商品マスタ、契約情報を登録すると、毎月の請求データを作成し請求書発行システムに自動でデータを連携します。顧客ごとに発生する変則的な請求にも、柔軟に対応・管理できるようになりました。

円滑な引継ぎが実現したことで、担当者変更時にも顧客に負担をかけることなく、ミスなく請求書を発行できました。業務の標準化は、社員の負担軽減のためにも重要です。今後は、退職や異動で担当者が変わったとしても、安定して請求業務を行えるでしょう。

顧客の利用実態にマッチする新料金プランを実現

かねてから検討していた新料金プランを実現するにあたり、Scalebase上で新プランの商品マスタを作成。新規顧客の場合は商品マスタに契約情報の紐づけを行い、既存顧客では、契約に紐づく商品マスタを付け替えることで問題なく契約管理・請求業務をScalebaseに移行できました。

Scalebase上での契約管理によって、全契約を正確に把握できるようになったことも利点です。新プランへの移行にあたり、顧客の契約時期や請求方法の違いによって料金変更の案内を行う時期が異なります。

Scalebaseを用いて全契約を把握することにより、年間一括請求など、毎月の料金請求が発生しない契約も含めて、適切なタイミングで料金変更の案内を行えました。

信頼性の高いレポートで資金調達を達成

Scalebaseの利用で、事業指標を簡単に可視化できるようになり、請求書ベースの信頼性の高いレポートを作成できるようになりました。

Scalebaseのレポート機能では、契約・請求に関するデータをもとに、事業指標を可視化します。数値は請求書をベースとしているため、信頼性を担保しながら報告業務を簡略化できることも利点です。

この機能の活用によって、株主にも正しい情報を効率的に共有できたことで、シリーズAラウンドで4.6億円の資金調達に成功しています。

効果をもたらした機能

  • 従量課金や日割りなど、継続課金ならではのプライシングに対応した「商品マスタ機能」
  • 商品マスタを活用し、顧客ごとに異なる販売条件の管理と、契約変更などの履歴管理もできる「契約管理機能」
  • 契約管理の情報をもとに、毎月の請求データの自動作成と、請求書発行サービスへの連携に対応する「請求管理機能」
  • 契約・請求管理機能をもとに事業指標の可視化を行い、MRRや顧客数、解約率をはじめ継続課金ビジネスにおける主要KPIを正確に算出する「レポート機能」

参照)アルプ株式会社「PMF後に備えた成長基盤を構築。属人性を解消し、請求業務をCEOから1人目のコーポレート担当へ」https://scalebase.com/cases/securenavi, 2024/2/7確認

BOXIL SaaS AWARDとは

「BOXIL SaaS AWARD(ボクシル サース アワード)」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS(ボクシル サース)」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日(※)を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。

「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。

「BOXIL SaaS AWARD 2024」公式サイトはこちら
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション受賞サービス一覧はこちら

※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です

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