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取引先の負担ゼロでペーパーレスと作業時間約50%を削減 -「DocYou」導入事例

最終更新日:(記事の情報は現在から136日前のものです)
株式会社大丸松坂屋百貨店では、年間1万件を超える販促タイアップ同意書の作成から管理までを「DocYou」に切り替え、作業時間を50%以上削減。取引先に負担をかけず、改正電子帳簿保存法にも対応できました。「BOXIL SaaS AWARD 2024」総合1位、および導入事例セクション大企業部門1位に選出されたSaaS活用事例を紹介します。

事例概要

日鉄日立システムソリューションズ株式会社が提供する、「DocYou」の活用事例です。

DocYou - 日鉄日立システムソリューションズ株式会社

DocYou
DocYou
BOXIL SaaS AWARD 2024 | BOXIL SaaS
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サービス導入企業

  • 企業名:株式会社大丸松坂屋百貨店
  • 業種:小売/流通/商社
  • 従業員規模:1,000人以上
  • 所在地:東京都
  • 設立年: 大丸:1717年 松坂屋:1611年 商号変更:2010年

受賞部門

「BOXIL SaaS AWARD 2024」総合1位
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション大企業部門1位

※対象
従業員数501名以上の企業の生産性向上に貢献した事例を対象とする

導入前の課題

「DocYou」を導入した株式会社大丸松坂屋百貨店は、全国に15店舗を展開する老舗百貨店です。DXビジョンを策定しDX推進に取り組んでいることでも注目される同社は、従来の商習慣によって発生する大量の紙の書類の管理に課題を抱えていました。

また、契約書類のペーパーレス化は数多くの取引先がかかわる業務のため、取引先に負担をかけないシステムを用意する必要があったこともペーパーレス化のハードルとなっていました。

大量の紙の契約書が業務を圧迫

DXを推進する同社は、「2026年までに完全ペーパーレス化」を掲げ取り組みを進めています。しかし、「販促タイアップ同意書」と呼ばれる書類だけでも、年間約1万件以上が紙で作成されているという現状がありました。

販促タイアップ同意書では、書類の作成から経理処理までに1件あたり約1.5時間を要していたといいます。なかには、取扱額と人件費が見合わないケースもあり、契約締結に関する業務の効率化は急務といえる状況でした。

加えて、増え続ける紙の書類の保管と管理には、膨大なスペースと人手が必要です。

新サービスで取引先の負担増の懸念

契約書類は取引先にも作業が発生するものです。同社のペーパーレス化が進まなかった大きな理由の一つに、新システムの導入が取引先にも負担をかけてしまいかねないという点がありました。

導入企業と取引先の両者に料金が発生するクラウドサービスでは、取引先にコスト的負担をかけてしまいます。それにより、利用の浸透を図れない可能性があります。

費用に対する課題をクリアした後も、新たなツールの利用に対する心理的ハードルが存在しています。とくに導入前や直後の取引先への説明は、新たなツールを使いはじめたばかりの社内の担当者だけでは難しいケースも少なくありません。

改正電子帳簿保存法への対応

改正電子帳簿保存法への対応も課題として挙げられます。改正電子帳簿保存法に対応するためには、電子契約、電子取引、スキャナ保存などの機能は必須です。

しかし、電子契約や電子取引など業務ごとに異なるクラウドサービスを導入することは、現場担当者の負担を増やしかねません。

導入による効果

このような課題を解決するために、ペーパーレス化、取引先の負担軽減、改正電子帳簿保存法への対応もあわせてワンストップで実現できるクラウドサービスを検討していた同社。

電子取引、書類配信、ドキュメント管理などの書類業務をサポートするDocYouを導入した結果、以下のような効果を得ています。

事務作業時間を約50%軽減

DocYou導入前の試算では1.5時間を要していた販促タイアップ同意書の締結1件当たりにかかる時間は、導入後に約50%まで削減できました。

DocYou導入前後の作業フローは、次のように変化しています。

DocYou導入前 導入後
株式会社大丸松坂屋百貨店の作業フロー 書類作成
印刷
印紙貼付
押印
封入
郵送
書類保管
書類作成
送信
同意
書類保管
取引先の作業フロー 押印
印紙貼付
封入
返送
書類保管
同意
書類保管

書類の作成から同意、管理までDocYou上で完結するため、郵送コストの削減にもつながります。書類の電子化により、保管スペースを縮小できることもメリットです。

約50%の書類が紙から「DocYou」へ

導入後は、紙の書類の約50%がDocYouに置き換わりました(2023年12月時点)。

わかりやすいシンプルなUIと導入前後の手厚いサポートは現場担当者だけでなく取引先の満足度も高く、同サービスの浸透を後押ししています。

膨大な数の取引先にもDocYouの利用を促すためには、費用負担がなく、扱いやすいサービスが必要でした。

DocYouは、取引先に費用負担が発生しないサービスです。取引先側は、初回利用時の登録手続きを行うだけで以降料金を負担することなく、書類の内容確認から契約の同意、書類保管までをDocYou上で完結できます。

DocYou導入前後には、「取引先展開サポート」により取引先への説明をさまざまな方法で支援してもらえることも特長です。オンライン説明会、説明会の動画配信、利用ガイド資料作成など、多くのツールを活用しDocYouの利便性を伝えることで利用を促せます。

取引先の業務効率化にも寄与

DocYouを取引先が活用することにより、取引先における契約業務のペーパーレス化や業務効率化にも寄与しています。

企業のDX推進が叫ばれる中、コスト増や人手不足を背景にDXを思ったように進められない中小企業も多くあります。大手企業によるDocYouの導入は、DXを推進したい中小企業にも大きなメリットを与えています。

効果をもたらした機能

  • 電子契約、電子取引
  • チェックリスト、差し戻し機能、権限制御、書類転送機能
  • 取引先展開サポート(取引先の招待、利用ガイド資料など)

参照)日鉄日立システムソリューションズ株式会社「2026年の完全ペーパーレスを目指す挑戦 「DocYou」にかかる牽引役としての期待」https://docyou.nhs.co.jp/case/003, 2024/2/5確認

BOXIL SaaS AWARDとは

「BOXIL SaaS AWARD(ボクシル サース アワード)」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS(ボクシル サース)」を運営するスマートキャンプ株式会社が、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。年1回、SaaSの日(※)を記念し発表しているほか、Spring、Summer、Autumn、Winterの四半期ごとにも、優れたSaaSを表彰しています。

「BOXIL SaaS AWARD 2024」では、エントリー式で審査する「導入事例セクション」と、データを元に定量評価する「BOXIL SaaSセクション」「BOXIL SaaS質問箱セクション」の計3つのセクションを設けています。各セクションの選考基準に従い、部門ごとにもっとも評価の高いサービスを部門1位として選出します。さらに部門1位の中から総合1位を選出し、その証として「Best SaaS in Japan」の称号を付与します。

「BOXIL SaaS AWARD 2024」公式サイトはこちら
「BOXIL SaaS AWARD 2024」導入事例セクション受賞サービス一覧はこちら

※スマートキャンプが独自に定めた記念日で、毎年3月4日です

新選び方ガイド:電子契約システム導入ガイド_20240322.pptx.pdf
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