飲食業界向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題と事例

飲食業界で活用できる電子契約システムの機能

電子契約システムとは、オンラインで契約を締結できるクラウドサービスのことです。契約の締結に関する機能を中心として、契約書の管理に関する機能や業務効率化に関する機能などが実装されています。

飲食業界でも、近年は電子契約システムを導入する企業や店舗が増えています。サービスの導入でアルバイトや仕入れ先などと安全に契約を締結できるようになり、契約書まわりの業務フローが最適化されます。検索機能に優れたシステムも多く、任意のタイミングで書類を閲覧・活用しやすくなるため、バックオフィス業務の手間の削減にもつながるでしょう。

飲食DXは業界全体で急速に進んでいる状況であり、いまだ紙ベースで業務をこなしている店舗でも、今後はデジタル化へのコミットが避けられなくなるでしょう。電子契約システムの導入をきっかけとして、積極的に店舗のDXを進める必要があります。

なお、電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事をご覧ください。

飲食業界における契約に関する課題

飲食業界では雇用契約に関する業務をはじめとして、スタッフに負担をかけている業務が多くあります。普段の業務において、解決すべき課題は何か考えてみましょう。

バックオフィス業務に時間がとられる

予約管理や契約に関する業務にスタッフの時間がとられており、長時間労働や業務過多につながっている店舗は少なくありません。

飲食業界はもともとスタッフの労働時間が長い傾向にあり、常に人手不足で店舗を運営しているところも多いので、接客以外の仕事に割く時間をできる限り減らす必要があります。バックオフィス業務を効率化して、スタッフがより重要な仕事に注力できる環境を構築しなければいけません。

煩雑な雇用契約による業務負担の増大

バックオフィス業務の中でも、とりわけ雇用契約に関する手間を問題視している飲食店は多くあります。

履歴書や職務経歴書の確認から面接に至るまで、雇用に関する業務は基本的に店舗管理者の仕事です。しかし業務が煩雑になりがちで、うまく仕事を進められない人も少なくありません。とくに、飲食業界はアルバイトを雇用する機会も多く、人の出入りが激しいため雇用契約に関する業務に手間がかかってしまいます。

実際、契約周りの業務に時間をとられるあまり、別の仕事に割ける時間が限られてしまう店舗管理者はけっして珍しくないのが実態です。

顧客や取引先の対応でも電子化による業務効率化が課題に

顧客対応や取引先とのやりとりでも、電子化による業務効率化の必要性を感じている飲食店は、少なくありません。接客の質を上げるために、バックオフィス業務のみならず、予約の受付や会計作業の効率化を考える店舗が増えてきました。

とくに人手不足の店舗では、できるだけ多くのスタッフを接客に回すため、POSシステムや予約管理システムなどを導入するところも目立ちます。電子契約システムの導入も同様で、契約まわりの業務をシステム上で完結させれば手間の軽減につながります。

飲食業界の抱える課題を電子契約システムで解決できる理由

飲食業界では煩雑になりがちなバックオフィス業務や契約に関する管理者の負担など、さまざまな課題があります。電子契約システムの導入は、これらの課題解決のきっかけとなる可能性があります。その理由を電子契約システムの機能や詳細とともに、確認していきましょう。

手間のかかりがちなバックオフィス業務を簡略化できる

電子契約システムを導入すれば、スタッフとの雇用契約や取引先との契約など、手間のかかりがちなバックオフィス業務の一部を自動化・簡略化できるようになります。

紙ベースでの契約に比べると、電子契約はリードタイムを短くできるのに加えて、確認作業や署名にも時間がかかりません。契約締結までにかかる時間を大幅に短縮可能です。さらにペーパーレス化が促進され、必要な情報をシステム上ですぐに確認できるようになります。

管理コストの削減も可能に

紙ベースの契約から電子契約に乗り換えることで、コストの削減も可能です。紙の書類による契約の場合、印刷代やインク代・契約書の郵送にかかる費用など、長いスパンで考えると相応のコストが発生します。保管スペースの確保も必要なので、事業規模が大きくなるほど、管理コストの増大を招くでしょう。

一方、電子契約ならば、契約書の作成から送付・契約後の書類管理に至るまで、すべてシステム上で完結できます。上記のコスト負担が不要となり、書類の管理もしやすくなるのが電子契約のメリットです。過去の書類も簡単に検索・閲覧できるようになるため、契約の変更にも迅速に対応できます。

飲食業界における電子契約システムの導入事例

飲食業界における電子契約システムの導入例を、業務改善の事例とともに紹介します。システムの活用によって、ほかの店舗がどのような課題を解決できたのか確認してみましょう。事業運営のヒントになるはずです。

株式会社エー・ピーカンパニー

約200店舗の居酒屋を運営している株式会社エー・ピーカンパニーでは、人事関連業務をできるだけペーパーレス化するため、クラウドサービスの導入を検討していました。代表的なサービスを比較検討した結果、業界トップクラスの知名度を誇る「クラウドサイン」の導入に至っています。

同システムの運用により、スタッフが契約書類の不備を確認しやすくなりました。また、契約書に同意し忘れている採用者に対して、リマインドのみ行えばよい体制の構築に成功しています。本社と店舗が契約書類をやりとりする手間が削減でき、業務効率が大きく改善されたようです。

※出典：弁護士ドットコム株式会社「大量の雇用契約を電子化。飲食チェーンにおける採用の手続きタイムラグ、書類不備を大幅削減 | 導入事例| クラウドサイン | 国内シェアNo.1の電子契約サービス」（2024年4月30日閲覧）

オイシーズ株式会社

さまざまな飲食店ブランドを傘下に抱えるオイシーズ株式会社では、運営している各ブランドの業態が異なり、出店範囲も全国に広がっているため、数多くの仕入先と売買契約を締結する必要がありました。契約業務が煩雑になりがちであり、スタッフの負担を強いていたため、電子契約サービスの導入を決めた経緯があります。

数ある電子契約サービスの中で、とりわけシェア率の高い「電子印鑑GMOサイン」を導入したところ、契約までのスピードが大幅に改善されました。さらに、フランチャイズ加盟の手続きも簡略化され、スタッフの手間の削減につながったようです。

※出典：GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社「見つけた優良物件を迅速に確保する。飲食店ビジネスに欠かせないスピード感｜電子印鑑GMOサイン」（2024年4月30日閲覧）

飲食業界向け電子契約システムの比較

マネーフォワード クラウド契約は、契約書の作成から承認申請、契約の締結や書類の管理まで、幅広く対応しているクラウド電子契約サービスです。電子契約のみならず、紙の契約書もまとめて管理が可能で、他社の電子契約サービスから受領したデータにも対応できます。

契約書の送信件数や保管件数による課金や上限設定もないため、一定のコストで長く使い続けられるのも魅力です。マネーフォワード社の別サービスを利用しているならば、シームレスに連携できます。飲食業界では数十人〜数千人規模の企業まで広い導入事例があります。

ドキュサインは世界トップクラスの知名度とユーザー数を誇る、電子署名サービスです。契約に関するワークフローを自動化し、極力手作業を減らすことで業務効率化を実現できます。

契約プロセス全体を管理できる機能が豊富で、世界中の厳しいプライバシー基準やセキュリティの要件を満たしているため、機密文書の安全な管理・運用が可能です。SalesforceやMicrosoft製品など、さまざまなサービスと連携できるのも特徴で、APIによりワークフローの接続性や拡張性を高められます。

グローバルに利用されているサービスなので、海外の取引先と契約したい企業は導入を検討するとよいでしょう。

クラウドサインは業界トップクラスの知名度をもつ電子契約サービスで、飲食業界をはじめさまざまな業界に広く導入されており、導入事例も豊富です。契約にかかるすべての作業をクラウドで完結でき、取引先はメールアドレスのみで認証できるので手間をかけずに契約できます。

金融機関や官公庁も利用している強固なセキュリティにより、多くの書類を安全に管理・運用できるのも特徴です。多機能でシンプルな画面構成も魅力であり、ITに不慣れたユーザーでも問題なく利用できます。組織や店舗の課題に合わせた導入・運用支援を受けられるので、まずは気軽に相談してみましょう。

GMOサインは高いコストパフォーマンスと、部外秘の文書も安全に保管できる、セキュリティの高さが魅力のクラウド電子契約サービスです。

月額基本料金9,680円（税込）から利用が可能で、ユーザー数および送信数は無制限です。書類の送信も契約印タイプ（立会人型）ならば、1件につき110円で送信が可能。オプションパックも豊富で、ニーズに合わせて最適なプランを選択できます。

フリープランも用意されているので、まずは無料で使い勝手を確認するのもよいでしょう。SFAやCRM・チャットツールなど、さまざまな有名サービスと連携できるのも魅力です。

DottedSignは中小企業から大手企業まで、さまざまな規模・業種の法人に対応できる電子契約システムです。契約に関する業務効率化に役立つのに加えて、契約の進行状況をリアルタイムで確認できるので、問題が起こった際にも素早く対応できます。

さらに、書類のテンプレート機能により、標準的な文書から独自の契約書類の作成も可能。管理コンソールで文書をまとめて管理できるほか、メンバー全員のタスクの進行状況も確認できます。Microsoft TeamsやLINE WORKS・Salesforceといった、有名サービスとの連携も可能です。

飲食店向け電子契約サービス - 株式会社バルテック

株式会社バルテックの飲食店向け電子契約サービスは、紙の契約書による手間や大量の雇用契約の締結、契約更新時期の管理など、飲食店の雇用契約に関する業務課題の解決に役立ちます。

雇用契約書や誓約書・機密保持契約書などをまとめて電子化でき、契約締結までの期間の大幅な短縮が可能です。契約者はメールで送付される書類の内容を確認し、合意するだけで契約が締結できるので、アルバイトやパートに負担をかけずにすみます。

さらにWeb会議機能も搭載しているため、顔を合わせて契約書の項目や注意事項を説明しながら、話を進められるのも特徴です。書類の一斉送信やテンプレートの作成、社内ワークフローの管理にも対応しています。

飲食業界向け電子契約システムでスタッフの負担を軽減しよう

電子契約システムは、契約まわりの業務をすべてクラウド上で完結できるサービスで、さまざまな業界・業種で利用が広まっています。飲食業界でもDXの推進に役立つほか、多くの管理システムと連携できるので、スタッフの業務生産性の向上にもつながるでしょう。店舗管理者の業務負担も軽減できます。

導入するシステムを選択する際には、機能性や操作性に加えて、サービスベンダーによるサポートやセキュリティ体制などにも注目しましょう。さまざまな観点から複数のサービスを比較検討し、環境やニーズに合ったものを慎重に選択することが大事です。

なお、飲食業界では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて導入を検討してみましょう。

• 飲食業界向け労務管理システム
• 飲食業界向け会計ソフト