来場者管理システムおすすめ比較13選！選び方・メリット

来場者管理システムとは？

来場者管理システムとは、展示会・セミナー・イベントに関する申し込みや当日の受付手続き、来場者情報の管理などに活用できるシステムです。

イベントを開催時には多くのスタッフが関与し、メンバー間で来場者に関する情報共有をするのには手間がかかります。そこで、来場者管理システムを導入して必要な情報を管理することにより、イベントの受付から開催、アフターフォローまでを効率的に行えます。

来場者管理に特化したシステムやリード獲得に特化したシステムなど、各ユーザーの目的に合わせて適したシステムが微妙に異なるので、導入の際はシステムの精査が必要です。

来場者管理システムでできること

来場者管理システムでできることは、次のとおりです。当日の受付だけでなく、イベント開催に必要な工程をトータルでカバーできます。

• イベントWebページの作成
• 来場者管理
• 当日の受付
• アフターフォロー 来場者アンケート

一部のシステムでは運営代行サービスもセットで提供しているサービスも存在します。こういったサービスを活用すればイベント自体の企画・構想から開催、開催後の効果測定まで広範な業務をアウトソーシング可能です。

来場者管理システムの選び方

来場者管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 来場者管理システムの導入目的を確認する
• 来場者管理システムの機能を確認する
• 来場者管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 来場者管理システムの料金・価格相場を確認する

来場者管理システムの導入目的を確認する

来場者管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
申し込み受付からアフターフォローまで一気通貫で業務を効率化したい	Web申し込みフォーム作成から、参加者アンケートまで総合的な機能を持ったシステムがおすすめ
イベント開催のノウハウが少ないので手厚いサポートを受けたい	来場者管理システムとセットでイベント運営代行も利用できるサービスがおすすめ
できるだけお金を掛けずにイベント運営業務を効率化したい	初期費用や月額基本料が無料のシステムがおすすめ

来場者管理システムの機能を確認する

来場者管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

機能	詳細
イベントページ作成機能	イベントを告知するためのWebページと、申し込みフォームを作成する機能
来場者情報管理機能	来場者情報や入金状況といった情報を一元管理し、必要に応じてメールやチャットなどで連絡が取れる機能
参加受付機能	リアル系のイベントで参加申し込みの確認をするための、QRコードのような仕組みで受付ができる機能
来場者アンケート機能	来場者に対してアンケートを送信・集計する機能
CRM・SFA連携機能	収集した来場者情報をCRMやSFAといったシステムに連携できる機能

来場者管理システムを導入する際の注意点を確認する

来場者管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
どの程度の規模のイベントに対応したシステムなのか	システムによって得意なイベント、開催規模が異なります。開催したいイベントや規模の実績があるシステムかをチェックしましょう。
代行サービスは利用できるのか	利用者側にイベント開催のノウハウが少ない場合は、イベント運営代行サービスもセットで提供しているシステムの導入を検討する必要があります。

来場者管理システムの料金・価格相場を確認する

来場者管理システムの料金・価格相場は利用する機能やイベントの規模、外注する運営代行業務といった要素によって異なります。

参加費無料の小規模なセミナーや勉強会といったイベントであれば、月額費用・初期費用ともに無料のシステムでも充分です。来場者管理システムだけを利用する場合は月額数千円から数万円程度を目安に考えてください。

外注する業務を増やすと料金は跳ね上がり、数回のライブ・オンデマンド配信イベントを運営代行サービス込みのシステムを使って開催すれば、数十万円程度の費用が発生します。

料金の上限は青天井で、大規模な有料イベントについてシステム利用と運営代行サービスを使って開催する場合は、数百から数千万円程度のコストになる可能性もあります。

基本無料で使用できるおすすめの来場者管理システム2選

来場者管理システムの中には初期費用や月額費用無料で使用できるシステムも存在します。こういったシステムを活用すれば、無料で来場者管理業務を効率化できます。

ただし、無料のシステムは機能を制限されていることが一般的です。総合的に来場者管理業務を効率化しつつ、決済が必要なイベントや高度な分析まで実施する場合は基本的には有料ツールを導入すべきです。

• ハイブリッドイベントを簡単に開催することをコンセプトにしたシステム
• プレミアム機能を使えばより細やかな機能が使用可能
• チケット販売手数料のみだけで利用できるプランあり

EventRegistは、イベント告知から受付までに特化した機能を持つ来場者管理システムです。一番安価なBasicプランであれば基本料金無料でチケット販売手数料8%で利用できます。Premium機能を契約すればタイムテーブル設定や来場者トラッキング、プロモーションコード発行といった機能も使用可能です。通常の来場者管理システムであるEventRegistに加えて、オンラインイベント用に特化したEventRegist-enavleといったシステムも用意しています。このサービスを活用すればイベントページから申し込み者へのオンライン配信や、参加者がどこまで視聴したかを計測でき、精度の高い来場者、見込み顧客管理が可能です。

• イベント告知ページの作成から当日の受付まで初期費用・月額費用無料で利用可能
• 会員数840万人・月間イベント参加者数48万人以上のプラットフォームで宣伝ができる
• 常時15,000件を超えるイベントに使用されている

Peatixは、国内最大級の会員数を誇るイベントプラットフォームです。初期登録費用や月額費は無料で、イベント開催や参加者管理に必要な機能はひととおり使用できます。有料プランに加入すると、有料チケットの販売や有料集客サポート、高画質・高音質のオンラインライブ配信サービスなどが活用できます。イベント開催ノウハウ、活用事例も公開しているので、まずは自力でイベント運営、来場者管理がしたいといった企業向けのシステムです。

イベント管理へ総合的に活用できるおすすめの来場者管理システム8選

• イベント開催・事前予約に必要な機能を搭載
• 申し込み者すべての情報を一元管理して入金管理、個別にメッセージ配信も可能
• 30日間の無料トライアルあり

イーベ！は、イベント開催における準備や開催当日のQRコード受付、参加後アンケートと業務に役立つ来場者管理システムです。入金状況からメール履歴まで申し込み者情報を一元管理、検索機能によって必要な情報をすばやく抽出可能です。告知・申し込み・入金・開催当日の受付から顧客管理まで、イベント開催に必要な情報を一元的にクラウド管理できるので、情報共有のスピードアップと業務効率化が期待できます。

• のべ540万回・2億人以上のイベントに利用
• リアル・オンライン・ハイブリッドいずれの形式にも対応可能
• エンゲージメント向上に役立つ機能を搭載

Cventは、1999年創業の老舗の来場者管理システムです。リアルイベント向けの機能として受付管理、来場者管理機能を搭載しています。来場者管理機能を使用すれば、当日の座席管理やイベントバッジの印刷がスムーズに実施でき、リアルタイムで来場者の状況を確認できます。また、来場者のデータはAPIやWebhookを通じて、主要なMAツールやCRMツールと連携可能です。

• 100以上の機能をオールインワンで搭載
• 大型セミナーから少人数での勉強会まであらゆるタイプのイベントに対応
• 情報管理体制の構築やセキュリティ監査にも配慮

Event Cloud Mixは、イベント開催に伴う多様な業務を効率化するために、100以上の機能を搭載した来場者管理システムです。集客からアフターフォローまでこのシステムで完結できます。10年3,000件以上のイベントサポートの実績で蓄積されたノウハウをもとに、「誰でもイベント運営を成功させられる」をコンセプトに開発されました。来場者情報に限らず、社内外のさまざまな関係者との情報共有を円滑にしてイベント担当者の負担を軽減します。数万人規模が参加する展示会から、社内の数人が集まる研修・勉強会まで幅広い用途で活用可能です。

• 売上につながるリード・商談を獲得できる
• 参加者のエンゲージメント向上に必要な機能も搭載
• MA・SFA連携を通じて他部署ともスムーズに来場者情報を共有

EventHubは、BtoBのイベントマーケティングに必要な機能が搭載された来場者管理ツールです。ウェビナー・カンファレンス・展示会といったさまざまなイベントに対応できます。イベントプロデュースサービスも提供しており、1,000件超のイベント開催のノウハウをもとに、企画からイベントの振り返りまでトータルサポート可能です。オン・オフ・ハイブハイブリッドいずれのパターンにも使用できますが、別途オンラインイベントだけに特化した、「EventHub for Webinar」というサービスも提供しています。

• BtoB・BtoCのいずれのイベントにも対応
• イベントページ作成から事後アンケートまで一気通貫で使用できる
• 初期費用やオプション料金は不要

Eventoryは、イベント開催に必要な機能がすべて追加費用なしで利用できる来場者管理システムです。イベントページ作成機能から顧客管理、チケット発券や事後アンケート機能までカバー可能です。営業リード獲得のために必要な機能が充実していて、来場者の情報を管理できるだけではなく、参加者のあらゆる行動をデータで可視化し分析しやすくしています。欧州GDPRに準拠した厳格な個人情報保護体制にあり、ISO27001も取得しています。

• イベント・セミナーマーケティングに必要な機能を搭載したMAツール
• セミナーに関する間接コストを約50%削減できる
• リアル×オンラインの同時開催でもデータを一元管理し、自由にCSV形式で抽出可能

SHANON MARKETING PLATFORMは、イベント・セミナー・展示会などでのマーケティングに対応したMAツールです。参加者の行動ログを管理したり、来場履歴を分析したりできるのはもちろん、それらの情報をスコアリングしてホットリードの抽出にも活用できます。売上創出だけではなくコスト削減効果も期待可能です。セミナー申し込みフォームの作成機能や受講票発行機能、当日の来場受付機能、データベース管理、セミナー資料ダウンロードなどの機能が搭載されています。これらの機能を駆使すれば、セミナーに関する間接コストを50%程度削減可能です。

• イベント・ユーザー・アンケートの情報を1つで管理
• 申し込み受付や来場者受付機能で情報を管理
• 最短5分でイベント告知ページを作成可能

イベントクリエイトは、イベントの告知・受付管理業務を劇的に軽減させることをコンセプトにした来場者管理システムです。すでに保有している顧客リストをシステムにアップロードできるので既存顧客名簿の活用もできます。ノンエンジニアでも利用開始から10分でイベントの受付を開始できたり、ウェブサイトに溶け込むようなデザインのイベントページを最短5分で作成できたりします。

• 設置費用無料・月額13,000円から利用できる
• イベント担当者の手間を極限まで削減
• オプションでイベントWebページ作成も申し込める

楽らく受付くんは、月額13,000円で利用できるセミナー申し込みシステムです。来場者からのメール返信機能や参加者リスト作成、定員管理、キャンセル受付などの機能があります。基本的には申し込み管理に特化したシステムですが、オプションでイベント用のWebページ作成も依頼できます。

運営代行サービスも利用できるおすすめの来場者管理システム3選

• 運営・集客・顧客管理・リード獲得・配信まで一つのシステムで完結
• 自社専用のイベントプラットフォームが持てる
• 詳細なログ収集をもとにイベント成果を詳細に分析できる

eventosは、運営から顧客管理までオールインワンで利用できる来場者管理システムです。システムを使って自社オリジナルのイベントサイト構築、カスタマイズも自由自在なので定期的に複数のイベントを開催している事業者向けのシステムです。来場者情報を管理できるだけではなく、来場者にまつわるさまざまなログデータを取得しているので、イベント成果分析やリード獲得といったマーケティング活動に利用できます。システムだけではなくイベント運営代行サービスも提供しており、企画・構想段階から実施後の振り返りまでワンストップでサポートしてくれます。

• セミオーダー型でイベントの成果を最大化
• 展示会・カンファレンス・商談会・インナーイベントまであらゆるイベントに対応
• 集客・事務局・マーケティングの運用サポートも

EXPOLINEは、セミオーダー型の来場者管理システムです。パッケージ型ではないので、各社の要望に合わせてシステムを調整して納品してくれます。運用型のサービスであるため場所や期間の制限はなく、創り上げたイベントを独自のオウンドメディアへと昇華可能です。システムを使った来場者管理だけではなく、必要に応じてイベントプロデュースも依頼できます。イベントプロデュースでは企画・構想から事務局運営までトータルでのサポートが可能です。

• オフラインイベントを成功に導くための来場者一括管理システム
• イベントの来場者データをリアルタイムで確認・集計
• QRコード受付によるスムーズな来場受付管理を実現

Q-PASSは、イベント来場者の管理に特化したシステムです。申し込み開始から最短3日間で利用でき、100人から50,000人規模のイベントに対応できます。来場者を管理するために必要な機能が充実しており、イベント申し込みフォーム作成やQRコード受付機能、顧客管理機能、来場者データ測定機能などが搭載されています。受付事務局の一括運営代行だけなでなく、電話サポートの代行や招待状の発送、オフラインイベント当日の各種人的支援といった、代行サービスも必要に応じて利用可能です。

来場者管理システムを導入するメリット

来場者管理システムを導入するメリットとして代表的なものには、次の4つが挙げられます。

• 申し込み手続きの簡素化
• 受付・集金業務の効率化
• 来場者情報の一元管理
• 集客力の強化

申し込み手続きの簡素化

来場者管理システムを使えば申し込み手続きを簡素化できます。Webページ制作の知識なしでもWeb申し込みフォームを作成できる点は大きなメリットです。申し込みに対する定型的なレスポンスだけでなく、来場者情報の登録もシステムで自動的に収集可能です。

イベント主催者は申し込み手続きに余計な手間をかけずに、イベントの設計や運営自体に集中できます。

受付・集金業務の効率化

来場者管理システムの中には決済機能を搭載しているシステムも存在します。こういったシステムを活用すれば、イベント当日に決済する必要はなく、入金状況もシステムを通じて管理可能です。結果として、集金漏れの防止や当日の受付業務の効率化が期待できます。

来場者情報の一元管理

入金情報だけではなく、氏名・住所・席・プランなどといった、さまざまな来場者情報を一元的に管理できることも、来場者管理システムを導入するメリットです。関係者で情報共有をするときも、システムを通じて情報を共有できる利点があります。

集客力の強化

一部の来場者管理システムには集客力を強化する機能も搭載されています。来場者管理機能に加えてイベントページ作成機能を持ったシステムでは、運営しているイベントプラットフォーム上で参加者を募集できるシステムも存在します。

その他にもMAツールとセットで提供されていたり、リード獲得のサポートをしてくれたりするなど、集客面のサポートも可能です。

来場者管理システムで効率的なイベント運営を

来場者管理システムには来場者情報の一元管理、イベント当日の受付業務効率化といったメリットがあり、忙しいイベント運営に割くリソースが限られている企業におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• イベント運営のどの工程までをカバーするシステムがほしいのか
• イベント自体の運営サポートが必要なのか
• コストをどの程度まで許容できるのか

来場者管理システムについてより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

BOXIL会員（無料）になると次の特典が受け取れます。

• BOXIL Magazineの会員限定記事が読み放題！
• 「SaaS業界レポート」や「選び方ガイド」がダウンロードできる！
• 約800種類のビジネステンプレートが自由に使える！

BOXIL SaaSでは、SaaSやクラウドサービスの口コミを募集しています。あなたの体験が、サービス品質向上や、これから導入検討する企業の参考情報として役立ちます。

BOXIL SaaS質問箱は、SaaS選定や業務課題に関する質問に、SaaSベンダーやITコンサルタントなどの専門家が回答するQ&Aサイトです。質問はすべて匿名、完全無料で利用いただけます。

BOXIL SaaSへ掲載しませんか？

• リード獲得に強い法人向けSaaS比較・検索サイトNo.1^※
• リードの従量課金で、安定的に新規顧客との接点を提供
• 累計1,200社以上の掲載実績があり、初めての比較サイト掲載でも安心

^{※ 日本マーケティングリサーチ機構調べ、調査概要:2021年5月期 ブランドのWEB比較印象調査}