無料で使えるおすすめの業務可視化ツール4選！注意点と選ぶときのポイントを解説！

業務可視化ツールとは

業務可視化ツールとは、業務プロセスを見える化し、各業務に対してどのくらい時間がかかっているかを分析するシステムです 。ログ収集やプロセスマッピングのような機能が備わっており、プロジェクト管理やタスク管理のほか、業務改善や生産性向上など業務を効率化する役割があります。

業務可視化ツールを選ぶときのポイント

無料の業務可視化ツールを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

業務の種類や規模に合うかを確認する

業務可視化ツールを選ぶ際は、自社の業務の種類や規模に合うツールを選ぶことが大切です。業務可視化ツールには、タスク管理やプロジェクト管理に特化したものや、業務プロセスや業務時間を分析できるものなど、さまざまな種類があります。

また、利用できる人数やデータ容量にも制限がある場合があるため、目的や規模に応じて適切なツールを選びましょう。

操作性を確認する

業務可視化ツールは使いやすさやサポート体制も重要なポイントです。業務可視化ツールは、業務の効率化や生産性向上に役立つツールですが、操作が難しかったり煩雑だったりすると、定着までに時間や労力がかかることも考えられます。

日々利用するツールになるため、シンプルな操作で使いやすいものを選びましょう。

サポート体制があるかを確認する

ツール導入後にトラブルや不明点が発生したときに、迅速に対応してくれるサポート体制はスムーズに運用するために必要です。なかには、FAQページが充実しているツールや、導入前に使い方のセミナー開催が実施されるツールもあります。

無料プランを利用する場合でも、問い合わせ対応やサポート対応のあるツールを選ぶと安心です。

無料で使えるおすすめの業務可視化ツール4選

業務可視化ツールの中で無料で使えるおすすめのツールを紹介します。無料の範囲でできることや機能制限などを解説しているので業務可視化ツール選びの参考にしてみてください。

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また、一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

無料で利用できる機能と制限

WeBoardzは、オンラインでホワイトボードを共有できる業務可視化ツールです。それぞれの行動予定を可視化でき、外出先からもメンバーの予定を確認可能。従来のホワイトボードへの書き込みの煩わしさをクラウド化によって解決します。

シンプルな操作性や利便性の高さで、負担を減らしながら業務効率化を促します。また、すべての機能が無料で利用できます。

無料で利用できる機能と制限

monday.comは、プロジェクトやタスク、ワークフローなどを管理できる業務可視化ツールです。直感的なダッシュボードで業務の進捗や状況を一目で把握できます。さまざまな業種や業界に合わせたテンプレートや、メールやチャットなどの外部ツールとの連携も可能です。

無料プランでは、個人のタスク管理や見える化できます。かんばんやガントチャート、カレンダーなど必要に合わせた表示方式で業務進捗やタスクの可視化が行えます。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
ユーザー数	最大2ユーザー
ボード数	最大3ボード
ストレージ	500MB
アイテム	200個まで
外部ツール連携	利用できません
アクティビティログ	1週間まで

無料で利用できる機能と制限

Lychee Redmineは、直感的な操作で業務可視化が行えるツールです。クラウド版のみ無料プランがあります。カンバン方式でタスクの進捗が見える化でき、プロジェクトの計画作成にはもちろん、予定よりも遅れている場合には素早く気づけて対処が可能です。

無料プランでは次の機能に制限がかかる、または利用できません。

機能	制限
基本機能	一部対象外
プロジェクト管理機能	カンバンのみ
チケット数	5,000件まで
容量	2GB
API利用	利用できません
サポート	メール対応のみ
IP制限	利用できません
SAML認証	利用できません

無料で利用できる機能と制限

TimeCrowdは、タスクや時間を管理できる業務可視化ツールです。 タスクの登録やタスクごとの時間の計測が可能です。個人利用の場合は、無料で利用できます。

パソコンやスマホアプリで気軽に利用できるため、手間をかけず業務可視化を始めたい場合におすすめです。

機能	制限
チーム作成	利用できません
タスク管理	個人のみ

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無料と有料の違いは？無料の業務可視化ツールを使う際の注意点

無料の業務可視化ツールを使う際の注意しておくべき機能の制限をまとめました。

• 利用人数やストレージ容量、管理方式に制限がある
• サポートの方法や優先度が低い場合がある
• セキュリティ向上のための機能が利用できない場合がある

利用人数やストレージ容量、管理方式に制限がある

無料プランの業務可視化ツールを利用する際は、利用できる人数やダッシュボードの作成数、タスク管理の方式などに制限が設けられている場合が多いです。また、ストレージの容量も有料プランよりも少ない場合がほとんどです。

無料プランの範囲内で十分に活用できるかを、事前に確認しておきましょう。

サポートの方法や優先度が低い場合がある

無料プランの業務可視化ツールの場合、サポート体制が十分でない場合もあります。たとえば、電話や対面でのサポートはなく、メールのみでのサポートの場合や、有料プラン利用者に比べて、優先度が低い場合があります。

無料版でトラブルが発生した場合の具体的なサポートの利用について、事前に確認しておきましょう。

セキュリティ向上のための機能が利用できない場合がある

無料プランの業務可視化ツールでは、セキュリティ向上のための機能が利用できない場合があります。 たとえば、2段階認証や多要素認証などは、有料プランでしか使えないケースも。また、バックアップ容量・回数、アクセス権限の管理が有料プランに比べると不十分な場合があります。

無料プランで扱うデータの重要度や機密性を考慮して、セキュリティ対策が十分であるかを事前に確認しておきましょう。

有料の業務可視化ツールを検討するべきケース

状況やサービスに求めていることによっては、無料サービスでは叶えられないケースが存在します。そこで、有料サービスを検討したほうがよいケースを紹介します。

複数のデータを統合したい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、接続できるデータソースの種類や数に制限があります。たとえば、ExcelやCSVファイルなどのローカルファイルにしか対応していない、一つのダッシュボードに表示できるデータソースが一つだけなどの場合があります。

有料プランでは、クラウドストレージやデータベースなどのさまざまなデータソースへの接続ができ、複数のデータを統合して分析を行えるため、複数のデータを活用して業務可視化や効率化を図りたいと考えている場合には、有料プランを検討しましょう。

ダッシュボードの共有や配信をしたい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、作成したダッシュボードの共有や配信に制限が設けられている場合が多いです。

有料版では、ダッシュボードの作成数や共有数に制限がなく、メールやSNSなどで簡単に共有や配信ができるため、業務可視化ツールをより有効に活用したい場合には、有料プランの利用がおすすめです。

レポートの自動更新やカスタマイズをしたい場合

無料プランの業務可視化ツールでは、レポートの自動更新やカスタマイズに制限がある場合が多く、レポートの更新頻度やタイミングが固定されていたり、レポートのデザインやレイアウトが変更できなかったりする場合があります。

有料プランでは、レポートの更新頻度やタイミングの設定や、レポートのデザインやレイアウトもカスタマイズが可能です。自社独自の要件や複雑な設定が必要となる場合には有料プランを検討しましょう。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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