マニュアルをExcel（エクセル）で作成するメリット・手順・ポイント

最終更新日：2024-10-26（記事の情報は現在から26日前のものです）

Excelを用いたマニュアル作成は、マクロ機能を使って作業を自動化したり、図やグラフを挿入したりできます。 Excelでマニュアルを作成する手順や作成のポイントを解説します。あわせて、マニュアル作成ツールも紹介しています。

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マニュアル作成の必要性

マニュアルは業務のノウハウを共有し、標準化するために必要です。どのような仕事でも業務への理解度や経験、スキルの違いによって成果物の品質に差が生まれます。しかしマニュアルがあれば、業務を行う際の行動・判断基準が明確になり、無駄な作業を減らして品質を均一に近づけられるでしょう。

またマニュアル作成は、業務の属人化も防ぎます。マニュアルがないと、「担当者しか知らない業務」「特定の人しかできない作業」といった状況が生まれる可能性もあります。マニュアルにより、そうした属人化を防止可能です。

くわえて近年は働き方が多様化し、テレワークやフレックスタイム制の導入が進んでいます。従業員に直接指導する機会が減っており、業務の手順を効率よく伝えるためにも、マニュアルは不可欠といえるでしょう。

Excelでマニュアルを作成する手順

Excelでマニュアルを作成する際は、まず「対象業務」と「誰に向けたマニュアルか」を決めることからはじめます。Excelによるマニュアル作成の手順を紹介します。

1.対象業務と読み手を決める

マニュアル作成では、業務のどの部分をマニュアル化するのか、誰に向けたマニュアルかを決めます。対象業務とマニュアルの読み手によって、マニュアルの分量や内容、使用するソフトが変わるためです。

たとえば、アルバイト・パートの従業員が読み手となるマニュアルは、少ない文量で、未経験者でもわかりやすく手順を図式化する形式が適しています。ソフトは、図表を挿入できるExcelが向いているでしょう。

一方専門職のマニュアルは専門的な用語を使って説明する部分が多く、文量が多めです。文字情報の比重が高いため、ソフトはWordが適しています。このように、業務や読み手によって作成するマニュアルの形式は変わります。

2.目次・本文を入力する

業務と読み手を決めたら、目次から作成しましょう。細かい見出しがわからないときはざっくりとした内容を決め、作成後に細かい見出しを追記してもかまいません。

目次の次に、概要を書きます。概要には業務の目的や大まかな流れ、マニュアル作成の背景などを記載するとよいでしょう。

本文はすぐに書かず、各シートの1行目にマニュアルの内容を示す、見出しをつけます。見出しの内容が記載されていれば、シートを開いただけでどの業務マニュアルかがわかります。

次に、本文で作業内容を記載しましょう。誰が見ても同じ作業ができるよう、詳細に記載することがポイントです。

3.画像や図形を入れる

マニュアルは視覚的に見やすくなるよう、図やイラスト、表を挿入しましょう。テキストのみの説明では、理解するのに時間がかかります。作業を箇条書きにするといった、わかりやすい記載にすることも心がけましょう。

たとえば、業務フローを説明する場合には、フローチャートを採用することで流れを理解しやすくなります。

ただし、画像や図表を多用すると、かえって読みにくいマニュアルになることがあります。文章をメインにしながらポイントとなる部分に画像や図表を挿入するなど、見え方を工夫しましょう。

4.デザインを統一する

わかりやすいマニュアルにするために、デザインの統一も大切なポイントです。担当者が複数にわかれて作成する場合には、あらかじめデザインのルールをつくっておきましょう。

フォントの種類や文字サイズ、文字色などを統一し、重要なポイントは太字にします。色は多すぎるとかえってわかりにくくなるため、3色程度までに制限するのがおすすめです。

5.完成したマニュアルを共有する

完成したマニュアルはチェックを行ったのち、チャットツールやメール、クラウドストレージなどを利用して社内共有しましょう。

マニュアルは一度作成したら終了ではなく、定期的な見直しと改善が必要です。古い情報のままのマニュアルは使われなくなり、存在意義がなくなるからです。作業手順が変わったり、法律の改正で参照資料が変わったりするなど、必要なタイミングでこまめに更新しましょう。

変更があるたびに改訂を行い、最新の状態にすることで常に活用されるマニュアルになります。

Excelでマニュアル作成を行うコツ

Excelで見やすくわかりやすいマニュアル作成するためには、いくつか押さえたいポイントがあります。それぞれ詳しく紹介します。

5W1Hを意識する

マニュアルは簡潔でわかりやすいことも大切ですが、シンプルにしすぎると必要な情報が抜ける可能性もあります。

そのため、作成時は5W1Hの要素を意識するとよいでしょう。

Who（誰が）：どの従業員が使用することを想定するのか
Where（どこで）・When（いつ）・What（何を）：業務の範囲や利用シーン
Why（なぜ）：マニュアルの目的
How（どうやって）：運用する場面

マニュアル作成に携わる人は業務を熟知しているため、5W1Hを省略しがちです。「誰が」「何を」などの要素はとくに忘れやすいため、注意が必要です。「初めてマニュアルを読む人でもわかりやすい記載」を心がけましょう。

業務の全体像をつかむ

業務の全体像をつかめるようにすることも重要です。業務の全体像とは「社内においてこの業務はどのような位置付けか」や、「前後の工程はどうか」、「関係部署とはどのようにやりとりするのか」といったことです。

自身が担当する業務だけでなく、全体の流れがわかると業務内容の理解が深まります。業務全体の流れをフローチャートにしたり、関係部署の一覧表を用意したりするのも効果的です。

過程ごとにシートをわける

Excelファイルでマニュアル作成を行う際は、過程ごとにシートをわけましょう。1つのシートにマニュアルの手順をすべてまとめると、情報量が多くなり、閲覧者が求めている情報を探しにくくなります。

過程ごとにシートがわかれており、それぞれに名前がついていれば、閲覧者は自分の求める情報がどこにあるか、一目で把握できるでしょう。たとえばシステムの操作マニュアルであれば、「アカウントの登録方法」や「データ解析の方法」、「ダッシュボードのカスタマイズ方法」などにわけます。

ただし、過程をあまり細かくわけすぎないよう注意してください。細かくわけすぎるとシートの数が多くなり、逆に求めている情報を見つけにくくなります。

説明文はセルの中に入力する

説明文を入力する際には、セルの中に直接入力を行いましょう。これにより、入力された情報がExcelの検索機能の対象になり、閲覧者が求めている情報を見つけやすくなります。Excelの場合、テキストボックスも挿入できますが、テキストボックスに入力された文字は検索機能の対象外です。

そのためテキストボックスに説明文を入力すると、閲覧者の求めている情報が見つからない、もしくは必要な過程を見落とす可能性もあります。とくに重要な説明文に関しては、必ずテキストボックスではなくセルに入力してください。

テンプレートを使う

Excelで作成するマニュアルは、テンプレートの利用が便利です。一から作成する必要がなく、テンプレートに沿って情報を入力すれば見やすいマニュアルを作成できます。

インターネット上では無料でダウンロードできるExcelのテンプレートがあるため、自社に合う形式のテンプレートをダウンロードするとよいでしょう。テンプレートはマニュアルのレイアウトが統一されており、作成の手間も削減できます。

無料のおすすめマニュアルテンプレート

次に、実際にダウンロードできるマニュアルテンプレートの中から、おすすめのものを2つ紹介します。Excelはもちろん、後述するWordのデザイン性が高いテンプレートも紹介しており、それぞれが無料であるため、ぜひ活用してください。

Officeテンプレート

Microsoftでは、ExcelやWordといったOffice製品で活用できる幅広いテンプレートを、すべて無料で公開しています。マニュアル作成のためのテンプレートも、デザイン性の高いさまざまな種類のものが用意されており、これを活用することで、スムーズにマニュアルを作成できるでしょう。

＞＞Officeテンプレートのマニュアルテンプレートを確認する

［文書］テンプレートの無料ダウンロード

［文書］テンプレートの無料ダウンロードは、ExcelやWord用のさまざまなテンプレートを無料で提供するサイトです。マニュアル用のテンプレートに関しては非常にシンプルで、見出しで大まかな作業内容を示し、下のセルに具体的な手順を入力することで、わかりやすいマニュアルを作成できます。またサイト内で、マニュアルを作成するためのコツも紹介しており、初めて作成する方の役に立つでしょう。

＞＞［文書］テンプレートの無料ダウンロードのマニュアルテンプレートを確認する

Excelでマニュアルを作成するメリット

Excelでマニュアルを作成するメリットとしては、導入のしやすさや計算機能が利用できる点などが挙げられます。それぞれ詳しく紹介します。

多くの人が使い慣れており導入しやすい

Excelはツールとしての導入のしやすさが、まず大きなメリットとして挙げられます。Excelはこれまで長年、日本を含む世界中の企業・機関に導入されており、パソコンに標準搭載されていることがほとんどです。

そのため多くの人はExcelの扱いに慣れており、基本的な操作も行えます。ITツールに苦手意識をもつ方でも、Excelであれば利用できるケースも見られます。これによりツールの導入コストを削減し、製品の比較検討や、従業員へ操作方法・入力方法をレクチャーするといった手順を省いて、スムーズに導入できるでしょう。

関数やマクロといった高度な計算機能が利用できる

Excelはもともと表計算ソフトであるため、関数やマクロといった高度な計算機能を利用できるのもメリットの1つです。マクロとは、繰り返し行う単純な作業を1つの操作にまとめて自動化できる機能のことです。

たとえばマニュアル中にグラフを挿入したい場合も、別シートにデータをまとめ関数によって集計することで、効率よくグラフ作成が行えます。また同じ記述を繰り返したい場合や、マニュアル内で数字を扱う際にも、スムーズに作業を進められるでしょう。

ただし、とくにマクロは専門的な知識やノウハウを必要とするため、より効率的にマニュアルを作成するには、こういった知識・ノウハウを有した人材の確保が必要です。

シートで内容が分類できる

Excelでマニュアルを作成するコツでも紹介したように、Excelは複数のシートを1つのファイルにまとめて管理できます。マニュアルの過程を分類し、わけてデータを入力することで、どこにどの情報があるかがわかりやすく、閲覧者も求めている情報を見つけやすいでしょう。

たとえばシステムの操作方法で、各機能ごとにシートをわけられれば、多機能で活用法が幅広いシステムでもマニュアルを整理しやすくなります。

図やグラフを挿入しやすい

Excelは画像や図、グラフを挿入しやすいこともメリットです。作り方でも紹介したように、マニュアルはテキストだけで作成すると、内容がわかりにくくなります。しかし画像や図、グラフを差し込むことで、実際どのようにすればいいかがイメージしやすくなります。

Excelでは、Wordのように画像を挿入する際の回り込み設定やレイアウトを行う必要がなく、自由な場所に貼りつけ可能です。またセルを利用し、ATLキーを押して画像を設置すれば、整列させられます。くわえて選択できる図やグラフの数が豊富であり、よりわかりやすい図やグラフを作成できるため、視覚的なアプローチも行いやすいといえるでしょう。

ページに制限がなく自由にレイアウトできる

Excelはいくらでも列・行を追加できるため、ページ制限といった概念がなく自由にレイアウトできるのもメリットと考えられます。Wordのような文書ファイルでは、通常ページ1枚ごとのサイズが決められており、図や図の付近の文書を変更・削除するとレイアウトが微妙に崩れます。

しかしExcelでは、図とセルはわけられているため、どれだけ追加や削除を行ってもレイアウトが崩れることはありません。また縦だけでなく横にも拡張ができ、いくらでも情報を追加できるため、好きなようにマニュアルを入力・整理できるでしょう。

Excelでマニュアルを作成するデメリット

もともExcelは表計算ソフトであるため、印刷や凝ったデザインをしにくいのが大きなデメリットです。Excelにはページ制限がないため、印刷時には印刷用のレイアウト調整や用紙のサイズ調整が必要であり、これもWordやPowerPointと比較すると難しく、手間や時間がかかります。

またデザインに関しても、ごくシンプルなデザインしか搭載されておらず、文字のサイズ・色の調整も簡単にはできません。そのためマニュアルが印刷、もしくは外部へ見せる前提である場合には、Wordといった文書作成ファイルの利用がおすすめです。

Wordでマニュアルを作成するメリット

同じMicrosoft製品であるWordでも、マニュアル作成は可能です。メリットとしては、Excelと同じく導入がしやすい点が挙げられるほか、Word特有のメリットとしては、次のものが挙げられます。

デザイン性が高い

Wordは印刷されることを想定してつくられた文書作成ソフトであり、デザイン性の高さが大きなメリットです。Wordでは見出しや行間、表の見せ方などを「スタイル」と呼ばれる機能で設定できます。Excelにもスタイル機能は存在しますが、Wordほど細かく設定できないうえ、あまり使いやすくありません。

Wordのスタイルは複数のデザインが選択でき、ビジュアルに統一感をもたせられます。見た目が美しく、統一感があれば見やすくなるため、マニュアルを外部の人に見せる機会がある場合におすすめです。

誤字脱字が簡単にチェックできる

Wordは文書作成ソフトであるため、文章の誤字脱字を自動でチェックできる機能があります。目視による確認では時間がかかり、誤字脱字を見逃すケースや、正しい文字がわからずスルーするケースも考えられます。

しかしWordではこれらのチェックをソフトが自動で行ってくれるため、確認にかかる時間を短縮しつつ、より正確にスペルチェックや文章校正を行えるでしょう。

Wordでマニュアルを作成するデメリット

Wordでマニュアルを作成するデメリットとしては、Word特有の機能を理解する必要がある点です。Wordはデザイン性を高めるためインデント（行頭の空白設定）や改行、レイアウト設定、前述したスタイル設定などを細かく設定できます。

そのためこれを十分に理解し、使いこなすにはある程度の時間がかかるでしょう。またさまざまな設定をできるがゆえに、作成者によってレイアウトが大きく異なり、マニュアルが見にくくなる可能性もあります。事前にマニュアル作成者のWordスキルを把握したうえで運用ルールを設定し、マニュアル全体に統一感をもたせましょう。