受付システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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自治体の受付業務における課題
自治体での受付業務は、限られた人数で行うことも多く、来訪者の対応に追われたり、それぞれの問題を処理したりと、日々負担を感じていることも少なくありません。自治体での受付業務では主に、次のような課題を抱えていることが多いです。
- 人材不足による業務負担
- 利用者からの不満
- 業務の非効率性
人材不足による業務負担
自治体における人材不足により、業務に負担を感じているケースが多く見受けられます。日々、多く訪れる住民に対して、それぞれの適切な案内や対応、処理を行わなければなりません。限られた人数で、正確な対応をしなければならないため、より負担を感じることが多いでしょう。
利用者からの不満
自治体の窓口では、混雑や待ち時間の増加などにより、利用者から不満の声も少なくありません。窓口業務では、法的な手続きが必要であったり、規制への対応・確認をしたりと複雑なため、時間がかかります。
業務の非効率性
従来の紙ベースでの受付業務は、非効率的な面が多くあります。たとえば、受付票の記入や整理、データ入力など、多くの時間と労力が必要です。
アナログな管理方法から変わっていない場合は、業務の非効率性が目立つこともあるでしょう。
自治体の課題を受付システムで解決できる理由・メリット
受付システムを導入することで、自治体の受付業務における課題を解決し、さまざまなメリットが期待できます。
- 窓口業務を効率化できる
- 混雑を防止し待ち時間の短縮を図れる
- データの一元管理ができる
窓口業務を効率化できる
受付システムは、予約受付や受付票発行など、多くの業務を自動化できます。これにより、職員の負担を軽減し、業務全体の効率化につながるでしょう。
さらに自動化することでミス防止につながることや、受付データより混雑傾向がわかることで事前に対策ができることもメリットです。
混雑を防止し待ち時間の短縮を図れる
予約受付機能や受付票発行機能を活用することで、窓口業務の混雑を防止し、待ち時間の短縮が可能になります。事前予約にも対応することで、利便性が向上しより多くの住民に利用してもらいやすくなります。
利用者満足度の向上に大きく貢献するでしょう。
データの一元管理ができる
受付システムを導入することで、利用者情報の一元管理が可能となります。これにより、情報検索や分析を容易にし、業務の効率化やサービス向上に役立てられます。
混雑時の傾向や需要予測が可能となり、適切なリソース配置や対策を立てやすくなることもメリットです。
自治体で活用できる受付システムの機能
受付システムとは、来訪者に対してタッチパネルや自動音声で無人で対応できるシステムのことです。自治体における受付業務は、日々訪れる多くの人への受付対応や管理を行う必要があり、多くの課題があるのが実情です。
受付システムの導入により業務効率の向上や職員の負担を軽減することにつながります。自治体で活用できる受付システムの主な機能としては次のようなものが挙げられます。
| 機能 | 詳細 |
|---|---|
| 受付 | 来訪者に対してタブレットやディスプレイ上で受付を行う機能 |
| 受付票発行 | 受付時に、自動的に受付票を発行する機能 |
| 待ち状況の管理・表示 | 設置したタブレットやディスプレイから現在対応中の受付番号や待ち人数を表示する機能 |
| 順番呼び出し | 順番が近づいたときや、順番になった場合に自動通知で知らせる機能 |
| オンライン予約 | オンライン上で予約を行える機能 |
| 分析 | 受付件数や待ち時間などのデータを分析し、業務の改善に役立てられる機能 |
自治体における受付システムの選び方
自治体に最適な受付システムを選ぶためには、次のポイントに気をつけて選びましょう。
自社に合う導入形態か
受付システムにはクラウド型、オンプレミス型、SaaS型など、さまざまな導入形態があります。それぞれ初期費用や月額費用、適切な環境が異なるため、自社の環境や予算に合った導入形態を選択する必要があります。
必要な機能が備わっているか
受付システムには、予約受付機能、受付票発行機能、情報管理機能などの基本的な機能のほかに、次回予約受付や事前予約、受付の通知機能などを備えたシステムもあります。事前に利用シーンを想定して、必要な機能を洗い出し、それらが揃っているかを確認してください。
操作性に優れているか
受付システムは自治体職員が使うことはもちろんですが、多くの住民も利用します。直感的な操作で見やすく、わかりやすい画面であるかどうかを確認する必要があります。
トライアル期間やデモ機を利用して、操作性を実際に確かめてから導入することをおすすめします。
自治体向け受付システムのおすすめ比較
自治体での導入実績のある受付システムを紹介します。
AIさくらさん
AIさくらさんは、AIを活用した自治体向け受付システムです。そのなかでも、自治体業務や住民サービスを担当する自治体専用のAIとして、「自治体向けAIさくらさん」を展開しています。
音声受付や画像認識など、AIによる受付業務の自動化を実現します。市民サービスの質向上や、子育て支援の促進などにも対応しています。
リザエン
リザエンは、自治体や官公庁での予約業務にも対応した予約管理システムです。国内のデータセンターを利用した高いセキュリティ性と安定性を誇り、大規模な自治体にも対応できます。
来庁や受付対応のほか、予防接種や確定申告の予約管理などにも対応しており、幅広く活用できます。
RESERVA.lg – 株式会社コントロールテクノロジー
RESERVA.lgは、自治体向けのクラウド型受付システムです。窓口予約やワクチン予約、確定申告予約、イベント予約などあらゆる目的に対応できます。
直感的な操作で利用しやすくスマートフォンにも対応しているため、多くの住民にとっても使いやすい仕様です。自治体のセキュリティ基準に沿った高度なセキュリティ体制を整えており、安心して運用できます。
自治体の受付業務をDX化へ
自治体向けの受付システムは、窓口業務の効率化、利用者満足度の向上、業務の透明化など、さまざまなメリットをもたらします。
自治体の受付業務に課題を感じている場合は、ぜひ受付システムの導入を検討してください。受付システムは多くあり、それぞれ特徴や機能、導入形態などが異なります。
自社に合うシステムを導入するためにも比較検討して選ぶことをおすすめします。
