介護業界におすすめの受付システム2選！導入メリット・選び方
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介護業界における受付業務の課題
介護業界の受付業務は、アナログで煩雑な管理、人材不足による業務負担、感染症対策への徹底した対応など、さまざまな課題を抱えています。
主に次のような課題が挙げられます。
- アナログで煩雑な管理
- 人材不足による業務負担
- 感染症対策への徹底した対応
アナログで煩雑な管理
介護業界における受付業務は、紙の台帳やホワイトボードで情報を管理していることが多く、予約の確認や入退室管理に手間がかかっていることが課題として挙げられます。
情報の管理が煩雑になり、ミスや遅延の発生にもつながります。また、情報の更新や共有も手間がかかり、業務効率が低下にもつながります。
人材不足による業務負担
近年、介護業界では人材不足が深刻化しています。本来の業務をしながら受付対応をすることで介護スタッフの負担が増加しています。
一人あたりの業務量が増加し業務が効率的に進められなくなるほか、サービスの質が低下する恐れがあります。さらに、業務負担の増加によって、従業員の離職率が高まり、人材不足がさらに深刻化する恐れがあります。
感染症対策への徹底した対応
新型コロナウイルスの感染拡大を受けてから、介護施設ではより感染症対策が求められるようになりました。受付業務では、来訪者の健康状態の確認や、施設内の人の流れの管理など、感染防止に向けた対応が必要となります。
具体的には、来訪者の体温測定や手指消毒など、感染症対策を徹底しなければなりません。これらに対応するスタッフにも負担がかかるほか、人を介してのやり取りは感染の懸念が拭いきれないでしょう。
介護業界における受付システムの導入メリット
介護業界では、業務の効率化や利用者・家族の満足度向上は常に重要な課題です。近年、これらの課題を解決する手段として注目を集めているのが、受付システムの導入です。
受付システムは、業務の効率化と負担軽減、感染症対策の強化、利用者や家族の満足度向上など、さまざまなメリットをもたらします。
- 業務の効率化と負担軽減
- 感染症対策の強化
- 利用者や家族の満足度向上
業務の効率化と負担軽減
受付システムを導入することで、受付業務を自動化し、職員の負担を軽減できます。オンライン予約や順番待ち管理、顧客情報管理などの機能を活用することで、手作業による記録や管理を大幅に削減し、業務時間を短縮できます。
また、受付システムのデータ分析機能を活用することで、利用者や家族のニーズを把握し、より質の高いサービスを提供できます。
感染症対策の強化
受付システムのオンライン予約や順番待ちシステムなどを活用することで、利用者や家族との対面でのやり取りを減らし、感染症リスクを低減できます。
また、受付システムの健康状態管理機能などを活用することで、利用者や職員の健康状態を把握し、適切な対応を取りやすいこともメリットです。
利用者や家族の満足度向上
受付システムを導入することで、利用者や家族の待ち時間を短縮し、利便性を向上できます。
また、受付システムの顧客情報管理機能を活用することで、利用者や家族に関する情報を共有できるため、より丁寧な対応やサービスを提供でき、コミュニケーションの円滑化や利用者や家族の満足度向上にもつながります。
介護業界における受付システムの選び方
介護業界で活躍する受付システムは、利用者や家族の情報を管理し、スムーズな業務進行をサポートする重要なツールです。受付システムを選ぶ際には次のポイントを押さえておきましょう。
必要な機能が揃っているか
介護業界の受付システムには、予約管理、問診票作成・管理、介護記録管理、会計管理、感染症対策など、さまざまな機能が搭載されています。
あらかじめ抱えている課題を洗い出し、それらを解決できる機能が揃っているかを確認しましょう。また、介護施設や事業所の規模や業態に合ったシステムを選ぶことも大切です。
介護業界の受付システムを選ぶ際は、特にオンライン予約や順番待ち管理、顧客情報管理、健康状態管理、感染症対策機能などの機能が揃っていることを確認すると良いでしょう。
操作性に優れているか
介護業界における受付システムの導入を検討する際には、操作性に優れているかどうかは重要なポイントです。
職員が使いやすいことはもちろんですが、訪問者にとっても直感的にわかる画面や操作性に優れたシステムを選びましょう。
また、高齢者や外国人利用者にも対応できるよう、多言語対応や音声案内機能などを備えているシステムもおすすめです。
サポートが充実しているか
導入後も安心して利用できるよう、アフターサポートが充実しているシステムを選びましょう。トラブル発生時に迅速に対応してくれる体制が整っているか、定期的なメンテナンスやバージョンアップが提供されるかなどを確認しておくと運用後も安心です。
介護業界におすすめ受付システム
介護業界におすすめの受付システムを紹介します。それぞれの特徴を簡単にまとめているため、導入を検討している方は参考にしてください。
AIさくらさんは、生成AIを搭載し人に代わって受付対応やチェックイン業務を行う受付システムです。
ChatGPTを搭載しており来訪者の受付業務はもちろん、複雑な質問や問い合わせに対しても的確に回答できるため、受付にかかる業務の負担軽減を図れます。
また、多くのデータを学習することで回答精度を上げられ、品質向上にもつながります。
MICEコネクト - 株式会社CO3（シーオースリー）
MICEコネクトは、時間制の予約管理を行える受付システムです。介護施設や病院などの面会者予約や受付にも利用できます。
24時間オンライン化できるため、面会予約の利便性が高くなります。さらに、訪問時はQRコード受付をはじ目とする非接触での受付が可能なため、感染症対策の面でも安心です。
また、施設の特性に合わせたカスタマイズも可能なため、スタッフと訪問者の両者にとって使いやすい仕様を構築できます。
受付システムの導入で介護業界における受付の課題を解消しよう
介護業界では、アナログで煩雑な管理、人材不足による業務負担、感染症対策への徹底した対応など、多くの課題があり、解決するためには受付システムの導入がおすすめです。
受付システムの導入によって、業務の効率化と負担軽減、感染症対策の強化、利用者や家族の満足度向上などが期待できます。受付システムを選ぶ際には、必要な機能が揃っているか、操作性に優れているか、サポートが充実しているかを確認することが重要です。
受付システムは多くあり、それぞれ特徴や機能が異なるため、比較検討して自社に合うものを選んでください。
