大企業向け「議事録作成ツール」おすすめ2選！選定のポイントと導入のメリット

議事録作成ツール・ソフトには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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大企業が抱える議事録作成の課題

議事録作成ツールを導入していない大企業が議事録作成で抱えている課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、大企業向けの議事録作成ツールで解決できる可能性があるでしょう。

議事録作成に人的リソースを割いている

大企業では会議の参加人数が多く、議題も多岐にわたるため、議事録の作成には多くの時間と労力がかかります。担当者は会議中にメモを取り、その後議事録としてまとめる作業に追われ、本来の業務に集中できないという問題を抱えています。

また、発言者の特定や発言内容の整理など、議事録作成にはスキルが必要な場合もあり、担当者の負担が大きいタスクです。

議事録の活用や分析ができない

手作業で作成された議事録はフォーマットが統一されていなかったり、検索性が低かったりするため、過去の議事録を参照する際に手間がかかる場合があります。

また、議事録の内容をデータ化して分析したり、そこから新たな洞察を得たりすることに至らない場合もあるでしょう。そのため、時間をかけて作成した議事録が単なる記録として保管されるだけで、有効活用されていないケースも少なくないのです。

大企業が議事録作成ツールを導入するメリット

大企業が議事録作成ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

議事録作成の手間や時間を削減できる

議事録作成ツールを導入することで、音声認識やAIによる文字起こし機能を活用し、会議内容を自動でテキスト化できます。また、サービスによっては話者の判定や自動要約が可能です。

これにより、手作業での議事録作成にかかる時間や手間を大幅に削減し、担当者は本来の業務に集中できます。

議事録の共有や管理が簡単にできる

議事録作成ツールはクラウド上で議事録を共有・管理できる機能を備えていることが多く、会議参加者全員がリアルタイムで議事録を確認できます。

また、検索機能やタグ付け機能を活用することで、過去の議事録を簡単に探し出し、必要な情報に素早くアクセス可能です。

議事録の分析や活用が可能になる

議事録作成ツールの中には、議事録の内容を分析し、重要なキーワードや発言者の発言頻度などを可視化する機能を備えているサービスもあります。これらの分析結果を活用することで、会議や商談の質の向上につながるでしょう。

大企業が議事録作成ツールを選定する際のポイント

大企業が議事録作成ツールを選定する際は、いくつかのポイントが重要です。代表的なポイントについて解説します。

音声認識と文字起こしの精度を確認する

議事録作成ツールの選定において重要なポイントは、音声認識と文字起こしの精度です。発言者の声質や話し方、周囲の雑音など、さまざまな要因によって認識精度が左右されるため、自社の会議環境に適したツールを選ぶ必要があります。

無料トライアルや無料プランなどを活用し、実際の会議音声でテストすることで、より正確な判断が可能です。また、専門用語や業界特有の言い回しに対応できるかどうかも確認しましょう。

議事録共有と検索の利便性を確認する

クラウド上で議事録を管理できるか、アクセス権限の設定が可能か、キーワード検索やタグ付けなどの機能が充実しているかを確認することがおすすめです。

また、議事録のフォーマットが自社の規定に合っているか、編集や修正が簡単に行えるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

おすすめ議事録作成ツールの比較表

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^{※資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

大企業におすすめの議事録作成ツール2選

大企業におすすめの議事録作成ツールを紹介します。

ACES Meeは、商談内容を文字起こし・要約・解析する商談解析AIです。ACES Meetには、次のような特徴があります。

• 高精度な音声認識AIを活用
• 重要な情報をハイライト追加できる
• ワンクリックで商談内容を共有し、シームレスに情報共有可能

Rimo Voiceは、議事録や記事編集に使えるAI文字起こしツールです。Rimo Voiceには、次のような特徴があります。

• 1時間の音声データを約5分で文字起こし
• 日本語に特化している自然言語処理技術を採用
• 雑音や「えーと」「あ」などの言葉を除去して正確にテキスト化

サービス選びは比較して検討しよう

議事録作成ツールを選ぶ際は、自社の状況に合った機能が備わっているか、他システムとの連携が可能か、運用コストはどの程度かなどを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

議事録作成ツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。

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