中小企業向け「日程調整ツール」おすすめ8選！選定ポイントと導入のメリット

中小企業が抱える日程調整の課題

日程調整ツールを導入していない中小企業が、日程調整で抱えている課題としては次のようなことが挙げられます。

• 個人のスケジュール管理が煩雑
• 社内外の調整に時間がかかる
• ミーティング開催場所の選定が難しい

個人のスケジュール管理が煩雑

中小企業では、リソース不足や多様な業務の兼任があり、個人のスケジュール管理が煩雑になりやすい傾向にあります。

社員が複数のプロジェクトを同時に担当すると、各プロジェクトの進行状況の把握や適切なスケジュールの調整が難しくなります。

また、急な予定変更や追加のタスクが頻繁に発生することもあり、これがさらにスケジュール管理を複雑にします。結果として、社員は過度なストレスを感じることが多く、生産性の低下やミスの発生につながる可能性があります。

社内外の調整に時間がかかる

中小企業では、コミュニケーションの手段が限られていることや、専任の調整担当者がいないことがあり、社内外の調整に時間がかかりやすい傾向にあります。

会議のスケジュール調整に多くのメールのやり取りが必要になり、関係者全員の都合を合わせるのに時間がかかり、迅速な意思決定が難しくなります。

また、外部パートナーとの連絡が遅れることもあり、プロジェクトの進行に遅れが生じることがあります。これらの問題は、ビジネスのスピードと効率を低下させる要因となります。

ミーティング開催場所の選定が難しい

中小企業では、オフィススペースが限られていることや、適切な会議室が不足していることがあり、ミーティング開催場所の選定が難しい傾向にあります。

たとえば、会議室の予約が重複することが頻繁に発生し、会議のスケジュールを再調整する必要が生じることがあります。

また、外部の会議場所を確保するのに時間がかかることもあり、これが会議の開催を遅らせる原因となります。

さらに、適切な設備が整っていない場所での会議は、参加者の満足度を低下させる可能性があります。これらの問題は、効果的なコミュニケーションと意思決定を妨げる要因となります。

日程調整ツールを導入するメリット

中小企業が日程調整ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。

• 個人のスケジュール管理の効率化
• 社内外の調整時間の短縮
• ミーティング開催場所の選定の容易化

個人のスケジュール管理の効率化

日程調整ツールでは、スケジュールの自動更新やリマインダー機能が可能なため、スケジュール管理が効率化できます。

たとえば、会議の予定が変更された際に自動で通知が送られるため、社員は最新のスケジュールを常に把握できます。また、リマインダー機能により重要な予定を忘れることがなくなります。

さらに、ツールによっては、個々のタスクの優先順位を設定し、進捗状況を可視化する機能も備えているため、社員は自分の業務を効率的に管理できます。これにより、業務の重複や抜け漏れを防ぎ、全体の生産性を向上できます。

社内外の調整時間の短縮

日程調整ツールでは、空き時間の自動検索や一括招待機能が可能なため、調整時間を短縮できます。たとえば、複数の参加者の空き時間を自動で検索し、最適な会議時間を提案することで、メールのやり取りを減らせます。また、一括招待機能により、全員に同時に招待を送れます。

さらに、ツールによっては、参加者の応答状況をリアルタイムで確認できるため、出席確認のための追加の連絡が不要になります。これにより、会議のスケジュール調整が迅速かつ効率的に行えるようになり、ビジネスのスピードを向上できます。

ミーティング開催場所の選定の容易化

日程調整ツールでは、会議室の予約管理や外部会場の検索が可能なため、開催場所の選定が容易になります。

たとえば、社内の会議室の空き状況をリアルタイムで確認し、予約が重複することを防げます。また、外部の会議場所を簡単に検索し、予約も可能です。

さらに、ツールによっては、会議室の設備や収容人数などの詳細情報を確認できるため、会議の目的に最適な場所を選定できます。これにより、会議の準備がスムーズに進み、参加者全員が快適に会議に参加できる環境を整えられます。

日程調整ツールを選定する際のポイント

中小企業が日程調整ツールを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。

自社のニーズに合った機能を備えているか

日程調整ツールを選ぶ際には、業務効率化やコミュニケーションの円滑化のため、自社のニーズに合った機能を備えているかどうかを確認することが重要です。

たとえば、複数のカレンダーの統合やリマインダー機能、タスク管理機能などを確認しておきましょう。

さらに、プロジェクト管理機能やチームコラボレーションツールとの連携が可能なツールは、全体の業務フローを一元管理でき、効率的に進められます。また、カスタマイズ性が高いツールを選ぶことで、自社の特定のニーズに合わせた設定が可能です。

使いやすい操作性を備えているか

日程調整ツールを選ぶ際には、社員全員がストレスなく利用できるようにするため、使いやすい操作性を備えているかどうかを確認することが重要です。

たとえば、直感的なインターフェースやモバイル対応、カスタマーサポートの充実度などを確認しておきましょう。特に、モバイル対応は外出先でもスケジュールを確認・調整できるため、非常に便利です。

また、ツールの導入後に社員がスムーズに使いこなせるよう、トレーニングやサポート体制が整っているかも重要なポイントです。ユーザーのフィードバックをもとにした定期的なアップデートが行われているかも確認すると良いでしょう。

価格が予算内に収まっているか

日程調整ツールを選ぶ際には、コストパフォーマンスを最大化するため、価格が予算内に収まっているかどうかを確認することが重要です。たとえば、初期費用や月額料金、追加機能のコストなどを確認しておきましょう。

さらに、無料トライアル期間があるかどうかも確認すると良いでしょう。無料トライアル期間に実際に使用してみて自社に合うかどうかを判断できます。

また、長期契約による割引や、複数ユーザーのライセンス購入によるコスト削減が可能かどうかも検しておくと良いでしょう。総合的なコストと効果を比較し、最適なツールを選ぶことが重要です。

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おすすめの日程調整ツール8選

中小企業におすすめの日程調整ツールを紹介します。

調整アポは、アカウント課金ではなくチーム用予約ページの数で料金が決まるため、大規模チームでもコストが抑えられる日程調整ツールです。

調整アポは次のような特徴があります。

• Google、Outlook、サイボウズGaroon、Salesforceと連携可能
• TeamsやZoomのWEB会議URLを自動発行
• 空き日時を自動でピックアップし、専用URLを送るだけで日程調整が完了

日程調整のNitteは、URLをコピーして送るだけで日程調整が完了できる日程調整ツールです。

日程調整のNitteは次のような特徴があります。

• ZoomやSlack通知などの外部ツール連携が可能
• 複数人、代理、3社間、メンバーの誰かが参加するOR調整に対応
• 人材紹介業に特化した機能を提供

eeasyは、多数の特許を取得しており、圧倒的な高機能性を有する日程調整ツールです。

eeasyは次のような特徴があります。

• 個人利用は無料で提供されている
• 法人向けプランもあり、1か月の無料お試し期間がある
• GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し、空き日程を自動判定

調整さんは、ログイン不要で利用できるため、手軽に使える日程調整ツールです。

調整さんは次のような特徴があります。

• 無料で利用可能なプランがあり、コストを抑えたいユーザーに最適
• 有料プランも存在し、追加機能を利用する場合に選択可能
• ビジネスシーンでもプライベートでも利用可能

Direct Schedulingは、採用に特化した機能を提供し、複数の面接官と応募者の日程調整が瞬時にできる日程調整ツールです。

Direct Schedulingは次のような特徴があります。

• スタータープランは無料で利用可能
• Web面接に特化した機能
• 個人情報同意文のカスタマイズや、複雑な条件での日程調整が可能

ChoiceRESERVEは、API連携や複数店舗の管理が可能な日程調整ツールです。

ChoiceRESERVEは次のような特徴があります。

• 基本料金は月額22,000円〜、初期費用は33,000円
• 予約管理カレンダーや自動メール通知、クレジットカード決済など、多機能を備える
• 専任スタッフによるサポート体制が整っており、導入から運用まで安心

Spirは、戦略的なタイムマネジメントが可能な日程調整ツールです。

Spirは次のような特徴があります。

• 無料プランでも充実した機能を提供
• GoogleカレンダーやOutlookとの連携が可能
• ビジネスパーソンやフリーランスに対応

クロジカスケジュール管理は、予定の重複を防ぐアラート機能が利用できる日程調整ツールです。

クロジカスケジュール管理は次のような特徴があります。

• フリープランは無料、ベーシックプランは月額500円、プレミアムプランは月額800円で利用可能
• GoogleカレンダーやOutlook、iCloudカレンダーとの連携が可能
• 建設業や製造業、不動産業などに対応

サービス選びは比較して検討しよう

日程調整ツールを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能を備えているか、使いやすい操作性を備えているか、価格が予算内に収まっているか、などを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックすることをおすすめします。

日程調整ツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。