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中小企業が抱える日程調整の課題
日程調整ツールを導入していない中小企業が、日程調整で抱えている課題としては次のようなことが挙げられます。
- 個人のスケジュール管理が煩雑
- 社内外の調整に時間がかかる
- ミーティング開催場所の選定が難しい
個人のスケジュール管理が煩雑
中小企業では、リソース不足や多様な業務の兼任があり、個人のスケジュール管理が煩雑になりやすい傾向にあります。
社員が複数のプロジェクトを同時に担当すると、各プロジェクトの進行状況の把握や適切なスケジュールの調整が難しくなります。
また、急な予定変更や追加のタスクが頻繁に発生することもあり、これがさらにスケジュール管理を複雑にします。結果として、社員は過度なストレスを感じることが多く、生産性の低下やミスの発生につながる可能性があります。
社内外の調整に時間がかかる
中小企業では、コミュニケーションの手段が限られていることや、専任の調整担当者がいないことがあり、社内外の調整に時間がかかりやすい傾向にあります。
会議のスケジュール調整に多くのメールのやり取りが必要になり、関係者全員の都合を合わせるのに時間がかかり、迅速な意思決定が難しくなります。
また、外部パートナーとの連絡が遅れることもあり、プロジェクトの進行に遅れが生じることがあります。これらの問題は、ビジネスのスピードと効率を低下させる要因となります。
ミーティング開催場所の選定が難しい
中小企業では、オフィススペースが限られていることや、適切な会議室が不足していることがあり、ミーティング開催場所の選定が難しい傾向にあります。
たとえば、会議室の予約が重複することが頻繁に発生し、会議のスケジュールを再調整する必要が生じることがあります。
また、外部の会議場所を確保するのに時間がかかることもあり、これが会議の開催を遅らせる原因となります。
さらに、適切な設備が整っていない場所での会議は、参加者の満足度を低下させる可能性があります。これらの問題は、効果的なコミュニケーションと意思決定を妨げる要因となります。
日程調整ツールの主な機能
日程調整ツールの主な機能は次のとおりです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 候補日程の自動提示 | カレンダーと連携し、空いている時間帯を自動で抽出して候補を表示する |
| 予約ページの作成 | 専用の予約ページを作成し、候補日を相手に提示できる |
| 参加者のスケジュール確認 | 複数人のスケジュールを比較して、最も都合のよい日時を割り出す |
| 通知・リマインド機能 | ミーティングの前日といったタイミングにリマインド通知を自動で送る |
| 外部カレンダーとの連携 | GoogleカレンダーやOutlookなどと同期して、二重管理を防ぐ |
| 会議URLの自動発行 | ZoomやGoogle MeetのURLを自動生成し、予定に自動で追加する |
日程調整の手間を省きたい場合は「候補日程の自動提示」や「外部カレンダーとの連携」が役立ちます。参加者が多い場合は「参加者のスケジュール確認」や「リマインド機能」があると調整のミスを防ぎやすいです。ツールを選ぶ際は、自社の課題や使いたいシーンに応じて必要な機能がそろっているかを確認しましょう。
日程調整の方法
日程調整にはいくつかの方法があり、会議の内容や参加者の数に応じて使い分けることが重要です。代表的な3つの方法を紹介します。
予約受付
予約受付は、ホストが事前にいくつかの時間帯を提示し、参加者が都合のよい枠を選んで予約を入れる方法です。主に個別面談や営業アポイントなど、1対1のミーティングを効率的に複数こなしたい場面に適しています。
候補提案
候補提案は、ホストが提示した複数の候補日時に対して、参加者が出欠を回答し、全員の都合を踏まえて最も調整しやすい時間を決定する方法です。参加者全員が無理なく参加できる時間を選びたい会議や、社内ミーティングなどに向いています。
多数決
多数決は、参加者が候補の中から参加可能な時間帯を選び、最も多くの票を集めた日時に決定する方法です。社内イベントや全体会議、勉強会など多数の参加者が関わる予定に活用されることが多い形式です。
日程調整ツールを導入するメリット
中小企業が日程調整ツールを導入して得られるメリットは次のとおりです。
- 個人のスケジュール管理の効率化
- 社内外の調整時間の短縮
- ミーティング開催場所の選定の容易化
個人のスケジュール管理の効率化
日程調整ツールでは、スケジュールの自動更新やリマインダー機能が可能なため、スケジュール管理が効率化できます。
たとえば、会議の予定が変更された際に自動で通知が送られるため、社員は最新のスケジュールを常に把握できます。また、リマインダー機能により重要な予定を忘れることがなくなります。
さらに、ツールによっては、個々のタスクの優先順位を設定し、進捗状況を可視化する機能も備えているため、社員は自分の業務を効率的に管理できます。これにより、業務の重複や抜け漏れを防ぎ、全体の生産性を向上できます。
社内外の調整時間の短縮
日程調整ツールでは、空き時間の自動検索や一括招待機能が可能なため、調整時間を短縮できます。
たとえば、複数の参加者の空き時間を自動で検索し、最適な会議時間を提案することで、メールのやり取りを減らせます。また、一括招待機能により、全員に同時に招待を送れます。
さらに、ツールによっては、参加者の応答状況をリアルタイムで確認できるため、出席確認のための追加の連絡が不要になります。これにより、会議のスケジュール調整が迅速かつ効率的に行えるようになり、ビジネスのスピードを向上できます。
ミーティング開催場所の選定の容易化
日程調整ツールでは、会議室の予約管理や外部会場の検索が可能なため、開催場所の選定が容易になります。
たとえば、社内の会議室の空き状況をリアルタイムで確認し、予約が重複することを防げます。また、外部の会議場所を簡単に検索し、予約も可能です。
さらに、ツールによっては、会議室の設備や収容人数などの詳細情報を確認できるため、会議の目的に最適な場所を選定できます。これにより、会議の準備がスムーズに進み、参加者全員が快適に会議に参加できる環境を整えられます。
日程調整ツールを選定する際のポイント
中小企業が日程調整ツールを選定する際は、いくつかの基準が存在します。代表的な基準について解説します。
自社のニーズに合った機能を備えているか
日程調整ツールを選ぶ際には、業務効率化やコミュニケーションの円滑化のため、自社のニーズに合った機能を備えているかどうかを確認することが重要です。
たとえば、複数のカレンダーの統合やリマインダー機能、タスク管理機能などを確認しておきましょう。
さらに、プロジェクト管理機能やチームコラボレーションツールとの連携が可能なツールは、全体の業務フローを一元管理でき、効率的に進められます。また、カスタマイズ性が高いツールを選ぶことで、自社の特定のニーズに合わせた設定が可能です。
使いやすい操作性を備えているか
日程調整ツールを選ぶ際には、社員全員がストレスなく利用できるようにするため、使いやすい操作性を備えているかどうかを確認することが重要です。
たとえば、直感的なインターフェースやモバイル対応、カスタマーサポートの充実度などを確認しておきましょう。特に、モバイル対応は外出先でもスケジュールを確認・調整できるため、非常に便利です。
また、ツールの導入後に社員がスムーズに使いこなせるよう、トレーニングやサポート体制が整っているかも重要なポイントです。ユーザーのフィードバックをもとにした定期的なアップデートが行われているかも確認すると良いでしょう。
価格が予算内に収まっているか
日程調整ツールを選ぶ際には、コストパフォーマンスを最大化するため、価格が予算内に収まっているかどうかを確認することが重要です。たとえば、初期費用や月額料金、追加機能のコストなどを確認しておきましょう。
さらに、無料トライアル期間があるかどうかも確認すると良いでしょう。無料トライアル期間に実際に使用してみて自社に合うかどうかを判断できます。
また、長期契約による割引や、複数ユーザーのライセンス購入によるコスト削減が可能かどうかも検討しておくと良いでしょう。総合的なコストと効果を比較し、最適なツールを選ぶことが重要です。
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おすすめの日程調整ツール9選
中小企業におすすめの日程調整ツールを紹介します。
調整アポ
調整アポは、アカウント課金ではなくチーム用予約ページの数で料金が決まるため、大規模チームでもコストが抑えられる日程調整ツールです。
調整アポは次のような特徴があります。
- Google、Outlook、サイボウズGaroon、Salesforceと連携可能
- TeamsやZoomのWeb会議URLを自動発行
- 空き日時を自動でピックアップし、専用URLを送るだけで日程調整が完了
Nitte
Nitteは、URLをコピーして送るだけで日程調整が完了できる日程調整ツールです。
Nitteは次のような特徴があります。
- ZoomやSlack通知などの外部ツール連携が可能
- 複数人、代理、3社間、メンバーの誰かが参加するOR調整に対応
- 人材紹介業に特化した機能を提供
Nitte人材紹介
Nitte人材紹介は、人材紹介業におすすめの日程調整ツールです。
Nitte人材紹介は次のような特徴があります。
- 日程調整ページを作成するだけで企業と求職者による日程調整を自動化
- 日程調整のリマインドや都合が合わなかったときの再調整も可能
- 利用開始後はチャットでサポート
eeasy
eeasyは、多数の特許を取得しており、圧倒的な高機能性を有する日程調整ツールです。
eeasyは次のような特徴があります。
- 個人利用は無料で提供されている
- 法人向けプランもあり、1か月の無料お試し期間がある
- GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携し、空き日程を自動判定
調整さん
調整さんは、ログイン不要で利用できるため、手軽に使える日程調整ツールです。
調整さんは次のような特徴があります。
- 無料で利用可能なプランがあり、コストを抑えたいユーザーに最適
- 有料版も存在し、追加機能を利用する場合に選択可能
- ビジネスシーンでもプライベートでも利用可能
Direct Scheduling
Direct Schedulingは、採用に特化した機能を提供し、複数の面接官と応募者の日程調整が瞬時にできる日程調整ツールです。
Direct Schedulingは次のような特徴があります。
- スタータープランは無料で利用可能
- Web面接に特化した機能
- 個人情報同意文のカスタマイズや、複雑な条件での日程調整が可能
ChoiceRESERVE
ChoiceRESERVEは、API連携や複数店舗の管理が可能な日程調整ツールです。
ChoiceRESERVEは次のような特徴があります。
- 初期費用は33,000円、基本料金は月額22,000円〜利用可能
- 予約管理カレンダーや自動メール通知、クレジットカード決済など、多機能を備える
- 専任スタッフによるサポート体制が整っており、導入から運用まで安心
Spir
Spirは、戦略的なタイムマネジメントが可能な日程調整ツールです。
Spirは次のような特徴があります。
- 無料プランでも機能制限なし
- GoogleカレンダーやOutlookとの連携が可能
- ビジネスパーソンやフリーランスに対応
クロジカスケジュール管理
クロジカスケジュール管理は、予定の重複を防ぐアラート機能が利用できる日程調整ツールです。
クロジカスケジュール管理は次のような特徴があります。
- フリープランは無料、ベーシックプランは月額600円（税抜）、プレミアムプランは月額960円（税抜）で利用可能
- GoogleカレンダーやOutlook、iCloudカレンダーとの連携が可能
- 建設業や製造業、不動産業などに対応
日程調整ツールがおすすめの企業
日程調整ツールはすべての企業にとって便利なツールですが、特に導入の効果が出やすい業態や組織があります。導入を積極的に検討したい企業の特徴を紹介します。
社外との打ち合わせが多い企業
営業担当が日々外回りをしている企業や、クライアントとの定期的な打ち合わせが発生する企業などは、常に社外との日程調整が必要です。また、採用面接を多く実施する人材紹介会社もこのケースに当てはまります。
こうした企業では、相手ごとに都合を聞いてスケジュールを調整する手間が大きくなりがちです。日程調整ツールを使えば候補日を一括で提示でき、相手も空いている時間を選ぶだけで済むため、調整にかかる時間を大幅に削減できます。
少人数で多くの業務を兼任している企業
バックオフィスの人材が限られていたり、営業・広報など複数の業務を1人で担っていたりするような企業では、業務の合間に日程調整を行うことが多くなります。小規模なベンチャー企業やスタートアップに多い傾向です。
このような環境では、少しでも手間を減らし業務効率を上げることが求められます。日程調整ツールは、自動の通知機能やリマインド設定などにより、やりとりの手間を削減し、本来の業務に集中しやすくなる点でおすすめです。
リモートワークや拠点間連携が多い企業
在宅勤務を導入している企業や、複数の拠点にスタッフが分かれて勤務している企業では、社内でのちょっとした声がけや口頭確認が難しいです。プロジェクト単位で集まるような業種でも、日程調整の難易度が上がりやすくなります。
こうしたケースでは、メンバー全員の予定を一目で確認できるツールや、オンライン会議のURLを自動で発行してくれる機能などが大きな助けになります。場所に縛られず、迅速に予定を調整できる点で導入メリットが大きいといえるでしょう。
使いやすさと機能で選ぶ、日程調整ツール
日程調整ツールを選ぶ際は、自社のニーズに合った機能を備えているか、使いやすい操作性を備えているか、価格が予算内に収まっているか、などを踏まえて検討することが重要です。
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日程調整ツールは、次の記事でも詳しく紹介しています。
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
