シフト管理システムの導入事例！よくある課題と導入効果

シフト管理システム導入前のよくある課題

シフト管理システム導入前によくある課題は次のとおりです。

• シフト表の作成や調整に時間がかかる
• 従業員の配置バランスが難しい
• 給与計算が複雑
• 残業や休暇の申請がスムーズにできない

それぞれ解説します。

シフト表の作成や調整に時間がかかる

シフト表の作成や調整は、多くの企業で時間と手間がかかる作業です。特にアナログな方法では、従業員からの希望シフトを集め、それをもとに手作業でシフト表を作成する必要があり、ミスが発生しやすいです。

さらに、シフト希望がバラバラな場合、全体のバランスを取るために何度も調整が必要となり、担当者の負担が大きくなります。これらの課題により、シフト表作成は多くの企業にとって悩みの種となっています。

従業員の配置バランスが難しい

従業員の配置バランスは、業務の効率を左右する重要な要素です。必要な人数を適切に配置できないと、業務が滞ったり、人件費の無駄が発生したりします。

特にピーク時の人員不足や、閑散期の過剰配置などが発生しやすく、これが業務効率の低下や従業員の不満につながることがあります。適切な配置バランスを保つことは、シフト管理の大きな課題の一つです。

給与計算が複雑

シフト管理が手作業で行われると、給与計算も複雑になりがちです。勤務時間の計算ミスや、残業代の計算漏れなどが発生しやすく、これが従業員とのトラブルの原因となることもあります。

特に複数のシフトパターンが存在する場合、正確な給与計算を行うのは困難です。このような問題を抱えている企業は、給与計算の正確さと効率を保つための解決策を求めています。

残業や休暇の申請がスムーズにできない

従業員が残業や休暇を申請する際、アナログな方法では申請手続きに時間がかかり、スムーズに承認が得られないことがあります。これにより、申請が遅れたり、申請内容が適切に記録されなかったりする問題が生じます。

このような課題は、従業員のモチベーション低下や管理ミスにつながるリスクがあります。

シフト管理システムの導入効果・メリット

シフト管理システムの導入効果やメリットは次のとおりです。

• シフト表の作成や調整の手間が削減できる
• 業務改善や生産性向上が期待できる
• 勤務時間や給与のデータが一元化できる
• 残業や休暇申請が行いやすい

それぞれ詳しく解説します。

シフト表の作成や調整の手間が削減できる

シフト管理システムを導入すると、シフト調整やシフト表作成の手間が大幅に削減されます。システムは従業員の希望シフトを自動で収集し、最適なシフトを瞬時に作成できます。

また、シフト調整も簡単に行え、担当者の負担を軽減します。これにより、シフト管理にかかる時間を大幅に短縮でき、業務効率が向上します。

業務改善や生産性向上が期待できる

シフト管理システムは、従業員の配置バランスを最適化することで、業務改善や生産性向上に寄与します。過不足のない人員配置が可能となり、業務の円滑化と人件費の削減を実現します。

さらに、システムが提供するデータ分析機能を活用すれば、業務の課題を的確に把握し、改善策を講じることができます。

勤務時間や給与のデータが一元化できる

シフト管理システムは、勤務時間や給与のデータを一元管理できるため、正確な給与計算が容易になります。これにより、計算ミスが減少し、従業員とのトラブルを防げます。

また、システムは給与計算ソフトと連携できるため、給与計算の効率がさらに向上します。

残業や休暇申請が行いやすい

シフト管理システムを導入すると、従業員が残業や休暇を申請する際に、システム上で簡単に行えるようになります。これにより、申請手続きがスムーズになり、管理者も迅速に対応できるため、申請の遅れやミスが減少します。

また、システム上での管理により、申請内容が適切に記録され、後の確認作業も容易になります。

シフト管理システムの導入事例

シフト管理システムを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。

医療系A社の場合

業界・業種	利用アカウント数
医療系	11件〜30件

抱えていた課題

導入前は、シフト調整をLINEなどの個人アカウントで行っていたため、担当者が辞めると連絡手段が途絶えることがありました。これにより、担当者が交代するたびに新たなコンタクトの交換が必要となり、業務の連続性が損なわれるリスクがありました。

また、業務に関係ないメッセージも混在するため、必要な情報の確認に時間がかかるという課題もありました。シフト管理の際も、誤りや変更が発生した場合の修正が遅れることが多く、業務効率が低下していました。

導入後の効果

「Airシフト」を導入することで、チャット機能を活用して業務に特化したやり取りが可能になり、担当者の交代によるコンタクトの問題が解消されました。これにより、業務の連続性が確保され、重要な情報の確認が迅速に行えるようになりました。

また、シフトのオンライン管理が可能になったことで、シフトの調整や修正がリアルタイムで行え、シフト管理が大幅に効率化されました。この結果、シフト管理が必要な業種での業務効率が大幅に向上しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Airシフト

IT/通信/インターネット業界B社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	2件〜10件

抱えていた課題

導入前は、シフト作成や調整に多くの時間を割いており、他の業務に支障が出ていました。特に、シフトの交代や穴埋めが必要な場合、対応が遅れることで業務の効率が低下し、責任者の労働時間が増加していました。また、コストを抑えつつ、効率的なシフト管理を実現するシステムを探していたが、なかなか適切なものが見つからないという課題もありました。

導入後の効果

「シフオプ」を導入することで、シフト作成が大幅に効率化され、1時間以内で完了するようになりました。さらに、シフトの通知がスピーディに行えるため、交代や穴埋めの対応も迅速に行えるようになり、業務全体の効率が向上しました。初期費用が不要で、低コストで導入できることから、コストを抑えつつシフト管理を改善したい企業にとって非常に有効な選択肢となりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞シフオプ

サービス/外食/レジャー系C社の場合

業界・業種	利用アカウント数
サービス/外食/レジャー系	51件〜100件

抱えていた課題

従来の勤怠管理では、手作業が多く、ミスや手間がかかっていました。特に紙ベースでの管理では、従業員の休暇取得状況を把握するのが難しく、有給消化が滞りがちでした。このような管理の複雑さが原因で、作業負荷が増加し、生産性が低下しているという課題がありました。また、シフト管理に関しても、効率的な方法を模索していたが、適切なソリューションを見つけるのに苦労していました。

導入後の効果

「マネーフォワードクラウド勤怠」を導入することで、勤怠管理のデジタル化が進み、手作業によるミスが大幅に削減されました。シフト管理や有給休暇の取り扱いが一元化されたことで、休暇申請や消化状況の確認がスムーズになり、作業負荷が軽減されました。

さらに、従業員の業務効率が向上し、管理者側もリアルタイムで従業員の状況を把握できるようになったため、生産性が向上しました。これにより、組織全体の活性化にも寄与しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞マネーフォワード クラウド勤怠

IT/通信/インターネット系D社の場合

業界・業種	利用アカウント数
T/通信/インターネット系	2件〜10件

抱えていた課題

シフト提出の締め切りを守らないスタッフがいることで、全体のシフト作成が遅れるという課題がありました。シフト管理は手間がかかり、特に提出漏れが多いとシフトの最終調整に大幅な時間が必要となり、生産性が低下していました。

また、紙ベースでの通知や連絡では確認漏れが発生しやすく、スタッフ全員への一斉通知が困難でした。

導入後の効果

「Sync Up」の導入により、アプリを通じてスタッフがいつでもシフトを提出できるようになり、締め切りを守らないスタッフがいなくなりました。これにより、シフト作成がスムーズに行えるようになり、全体の作業時間が大幅に削減されました。

また、アプリの通知機能により、シフトが完成した際には全スタッフに一斉通知が送られるため、確認漏れがなくなり、業務効率が向上しています。結果として、シフト管理にかかる手間が軽減され、スタッフ全員が適切なタイミングで情報を受け取れるようになりました。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Sync Up

IT/通信/インターネット系E社の場合

業界・業種	利用アカウント数
IT/通信/インターネット系	31件〜50件

抱えていた課題

従来のシフト管理では、シフト交渉や従業員の追加募集に多くの手間がかかっていました。特に、他のアプリでメッセージをやり取りしながらシフトの調整を行っていたため、効率が悪く、シフト管理者にとって大きな負担となっていました。

また、従業員の就業時間や休憩時間を目視で確認するのも手間がかかり、不足日の確認や通知がスムーズに行えないという課題がありました。

導入後の効果

「Sync Up」の導入により、シフト管理が大幅に簡略化されました。アプリを通じて簡単にシフトの交渉や不足日の提示ができるようになり、従業員の出勤率が向上しました。

また、目視で不足日や従業員の就業時間・休憩時間を簡単に確認できる機能により、シフト管理者の業務負担が軽減されました。これにより、従業員の追加募集やシフト調整がスムーズに行えるようになり、全体のシフト管理の効率が大幅に向上しています。

利用したサービスと実際の口コミ

【利用したサービス】

＞＞Sync Up

おすすめシフト管理システムの比較表

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導入前に知っておきたいシフト管理システム導入の失敗例

サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。

サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。

必要な機能が不足している

シフト管理システムの導入に際して最も重要なのは、企業が求める機能を十分に満たしているかどうかを確認することです。システムが企業のニーズに合っていないと、導入後に再度別のシステムを導入することになり、余計なコストと時間を浪費してしまう恐れがあります。

たとえば、シフト希望の提出機能が不足しているシステムを導入した場合、従業員からの不満が高まり、最終的には別のシステムに乗り換えることになる恐れもあります。このような失敗を避けるためには、導入前に自社のニーズを明確にし、必要な機能がすべて揃っているかを確認することが大切です。

費用対効果が合っていない

システム導入の際には、費用対効果を十分に検討する必要があります。高価なシステムを導入しても、実際の業務効率化が期待通りでなければ、コストに見合う効果が得られない可能性があります。

機能が豊富なシステムを導入したけれど、実際には必要ない機能が多く、コストに見合った効果を得ることができなかったというケースも少なくありません。自社にとって本当に必要な機能を見極め、その機能に見合ったコストを支払うことが重要です。

サービスを比較しましょう

自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。

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