SaaS管理ツールの導入事例！よくある課題と導入効果
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SaaS管理ツール導入前のよくある課題
SaaS管理ツールを導入する前に、多くの企業が直面する課題は以下の通りです。
- 利用状況を把握できていない
- コスト管理が複雑
- セキュリティリスクの増加
利用状況を把握できていない
SaaS管理ツールがない状況においては、企業で導入しているSaaSの利用状況を正確に把握しにくいです。特に、各部署が独自にツールを導入している場合は一元管理が困難です。結果として、利用されていないアカウントや重複しているアカウントが発生し、無駄なコストがかかります。
コスト管理が複雑
SaaSの利用が増えると、それに伴うコスト管理も複雑になります。各ツールのサブスクリプション費用やライセンス費用の個別管理は、経理部門にとって大きな負担です。また、棚卸しができていないケースにおいては、不要なツールに支払いを続けてしまうため、コストに無駄が生じます。
セキュリティリスクの増加
SaaSが増えるにつれてセキュリティリスクも増加します。各ツールが異なるセキュリティポリシーを持っているため、全体のセキュリティを統一しての管理はできません。また、従業員が個別にツールを導入してセキュリティポリシーに従わない状況では、情報漏えいや不正アクセスのリスクが高まります。
SaaS管理ツールの導入効果・メリット
SaaS管理ツールの導入には、多くの効果とメリットがあります。以下にその主なポイントを挙げます。
- 全社的なSaaSの利用を可視化
- コストを透明化して削減する
- セキュリティリスクを低減
全社的なSaaSの利用を可視化
SaaS管理ツールを導入することで、企業のSaaS利用状況を一元的に把握できます。たとえば、どの部署がどのツールをどのくらい頻度で使用しているのかを見られます。これにより、アカウントの棚卸しやセキュリティポリシーの把握などがはかどるでしょう。
コストを透明化して削減する
SaaS管理ツールは、サブスクリプション費用やライセンス費用を一元管理できます。これにより、コストの透明性が高まり、どのツールにどれだけの費用がかかっているのかが正確にわかります。また、利用状況にもとづいた棚卸しが可能なほか、複数ツールの統合によるコスト最適化まで可能です。
セキュリティリスクを低減
SaaS管理ツールの導入は、セキュリティリスクの低減にもつながります。各ツールのセキュリティポリシーをまとめて管理することで、セキュリティレベルを向上できます。また、従業員が個別にツール導入するリスクを減らし、企業全体のセキュリティポリシーに従った利用を促進可能です。これにより、情報漏えいや不正アクセスを未然に防ぎます。
SaaS管理ツールの導入事例
SaaS管理ツールを導入し、効果を実感している企業の事例をBOXILの口コミをもとに紹介します。
IT/通信/インターネット系A社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| IT/通信/インターネット系 | 51件〜100件 |
抱えていた課題
導入前は、デバイスの購入日や使用状況を把握するのが難しく、管理が不透明かつ非効率でした。それにともない、リソースの適切な再配分や廃棄の判断が困難でした。
導入後の効果
サービス導入により、アカウントや資産情報を一元管理し、部署を超えたスムーズな情報共有を実現。情報へのアクセスを適切に制限しているため、セキュリティ面も強化されています。
また、システム間の連携が向上し、デバイス管理の可視化が進んだことで、使用可能なデバイスを把握しやすくなりました。その結果、使用期間が短いデバイスの再配布が可能となり、不要な廃棄を防げてリソースの利活用が促進されました。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
＞＞ジョーシス
マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系B社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| マスコミ/広告/デザイン/ゲーム/エンターテイメント系 | 301件〜500件 |
抱えていた課題
SaaS管理ツールを導入する前は、アカウント管理が多岐にわたった結果、退職者のアカウントがそのまま残っている課題が発生しました。これにより、無駄なライセンス費用が発生し、コストが増大していました。
導入後の効果
マネーフォワード Adminの退職者アラート機能により、退職者のアカウントを迅速に特定し、無駄なライセンス費用を削減。これにより、ライセンス管理が効率化されコストの無駄を防いでいます。
また、IDのマージ機能を活用することで、ユーザーが意図せずつけた識別しにくいアカウントも適切に管理できています。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
IT/通信/インターネット系C社の場合
| 業界・業種 | 利用アカウント数 |
|---|---|
| IT/通信/インターネット系 | 51件〜100件 |
抱えていた課題
SaaS管理ツールを導入する前は、PCをExcelで管理していたため、変更漏れやリアルタイムでの反映が難しく、管理が煩雑でした。また、シャドーITを管理できておらず、セキュリティリスクが高まっていました。
導入後の効果
Bundle by freeeを導入したことで、ノーコードで自動追加・削除が可能になり、資産管理のルーティンワークが削減されました。これにより、管理が効率化され時短につながっています。また、Excelに比べて操作しやすく、リアルタイムで変更できます。さらに、IT端末統制とアプリ統制を一気にこなせる点も評価しているポイントです。
利用したサービスと実際の口コミ
【利用したサービス】
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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
導入前に知っておきたいSaaS管理ツール導入の失敗例
サービス選定で重要なのは自社にあったサービスを導入することです。たとえシェア率が高かったとしても自社に合うとは限りません。
サービスの導入でよくある失敗例をまとめたので、確認して導入時の参考にしてみてください。
管理対象が増えすぎて逆に複雑化した
SaaS管理ツールを導入することで、管理対象が増えすぎると逆に複雑化するかもしれません。特に、ツールの導入前に十分な計画を立てずに進めると、管理する項目が多すぎて混乱を招きます。どのSaaSツールをどのように管理するのか取り決めたうえで導入に移りましょう。
想定していたツールと連携できない
SaaS管理ツールにて連携を予定していたSaaSと接続できない可能性があります。原因としてはデータ形式の違い、APIの互換性などが問題に挙げられます。もし導入後に発覚すると、既存システムの改修や追加開発が必要になりかねません。問題を回避するには、導入前に既存システムとの整合性を十分に検証し、必要な対策を講じましょう。
サービスを比較しましょう
自社に合うサービスを選ぶには、各サービスの内容を比較することが重要です。気になるサービスの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
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