受注管理とは？業務の効率化とシステムの選び方
受発注管理システムには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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受注管理とは
受注管理とは、顧客から注文を受けて出荷するまでのすべての流れを管理する業務です。以前は顧客から注文を受けるまでの業務を指していましたが、現在は注文内容の確認や在庫の確認、取引契約の締結など、適用範囲が広がっています。
受注管理は販売管理の業務のひとつで、顧客は一般消費者から企業まで幅広いです。受注管理を適切に行い、生産量や在庫量を適正化することで、商品を顧客の元へ迅速にミスなく届けられます。
受注管理は在庫管理と生産をつなぐ役割があります。そのため、受注管理が機能しなければ顧客の元へ商品を届けられません。したがって、顧客満足度の向上やブランドの信頼性、売上にかかわるため、重要な業務です。
また、受注管理が正しく機能することで、在庫管理や生産業務を適正化できます。
受注管理の業務内容と流れ
受注管理の業務内容と流れは次のとおりです。
- 見積り
- 契約の締結
- 注文内容の確認および内容登録
- 在庫の確認・納期の連絡
- 受注伝票の作成
- 注文請書の作成
見積り
顧客は注文をする前に費用がいくらかかるか見積りのために連絡をします。したがって、見積りが最初に行う業務となります。
注文内容や価格、納期といった項目を記載した見積書を作成、提示して互いに相違がないかを確認します。
契約の締結
見積書に相違がなければ契約を締結します。契約を締結する前に注文内容や支払い方法、納期といった内容を確認し、トラブルにならないようにするのが重要です。
これまでは契約書を作成し、メールまたは書面で契約締結することが一般的でしたが、デジタル化にともなって電子契約するケースが増えています。
電子契約であれば、郵送の手間を省けるほかコストの削減も可能になります。
注文内容の確認および内容登録
注文内容が確定したら内容を確認し、システムに登録します。登録した内容は生産部門や在庫管理部門に伝えられ、各部門が業務を始めます。システム登録の際は注文内容と違いがないように入力するのが重要です。
在庫の確認・納期の連絡
注文内容をもとに在庫を確認し、顧客へ納期の連絡を行います。在庫が確認できたら顧客へできるだけ早く連絡するのが重要です。顧客への迅速な連絡は信頼の獲得につながります。
受注伝票の作成
在庫と納期の確認ができたら受注伝票を作成します。注文を受けた記録として受注伝票を作成することで、受注内容の正確な把握や生産の調整が可能です。作成方法にはデータと紙面があるため、業種や顧客の要望に合わせて使い分けましょう。
注文請書の作成
最後に顧客のために注文請書を作成して注文が確定します。注文請書は受注を引き受ける意思を示した書類で、これまでの注文内容を記載します。必ず作成しなければいけないわけではありませんが、トラブルを防止するために作成しておくとよいでしょう。
受注管理の課題
受注管理の課題は次のとおりです。
- 複雑なプロセスによるミスの発生
- 作業の属人化と業務の停滞
- リードタイムの長期化
それぞれ詳しく解説します。
複雑なプロセスによるミスの発生
受注管理はプロセスが複雑になりがちであるため、ミスが発生しやすいのが課題のひとつです。顧客によって取引内容や条件は異なります。そのため、顧客に応じて柔軟に受注内容を変える必要があり、業務が煩雑化します。
顧客によって変更した書類を処理すると、記入漏れや記載内容のミスといったヒューマンエラーが起きがちです。また、電話で顧客へヒアリングした場合は聞き間違いが起きる可能性もあります。
さらに、記入したデータが最新のデータであるかどうかもわかりづらく、ミスが起きやすい点も課題です。
作業の属人化と業務の停滞
アナログで受注管理をしていると、作業が属人化しやすく業務の停滞を招きます。ベテランの従業員の属人化が進んでしまうと、該当の従業員しかわからないルールで業務を進めてしまい、他の従業員が業務に携わりにくくなります。
仮に他の従業員が対応した場合、ミスや対応の遅れが発生する可能性があります。また、特定の担当者ではないことでクレームにつながり、顧客満足度の低下を招く恐れもあります。
さらに、引継ぎが難しいことも属人化することのデメリットです。ベテラン従業員が休職や退職する際には、業務の引継ぎや標準化に多大な労力が必要となる可能性があります。
リードタイムの長期化
受注管理が複雑になることで、リードタイムが長期化する点も課題のひとつです。受注管理は在庫管理や、生産業務、販売、出荷などさまざまな業務が関係します。
連携がスムーズにいかずに特定の部門がボトルネックになってしまうと、リードタイムが長期化し、顧客の元へ商品を届けられなくなるでしょう。
また、リードタイムが長期化すると必要以上に在庫管理の負担がかかり、コストの増大につながります。さらに、在庫スペースも必要となるため、受注がしにくくなるでしょう。
効果的な受注管理がもたらすメリット
受注管理を効果的に行うと次のメリットがあります。
- 業務効率化と生産性向上
- 顧客満足度の向上
- コスト削減と利益率の改善
- データにもとづく経営判断の実現
それぞれ詳しく解説します。
業務効率化と生産性向上
受注管理は在庫管理と生産をつなぐ業務であるため、受注管理を効率化することで業務全体の効率化と生産性向上につながります。
たとえば、受注管理システムを導入すれば注文内容の確認や発注、納期の設定、出荷指示などを自動で行えます。スムーズに受注管理ができることで生産業務をスムーズに始められるため、全体の業務効率化と生産性向上が可能です。
また、正しいデータが自動で転送されるため、修正作業の必要がなくなり、業務効率化が可能です。
顧客満足度の向上
効率的な受注管理は顧客満足度の向上にもつながります。受注管理を効率的にすることで業務全体がスピードアップし、迅速に顧客へ商品を届けられます。また、業務を効率化すればミスのない商品提供につながるため、顧客の信頼獲得が可能です。
たとえば、見積りから注文請書の作成までのプロセスを1週間から3日に短縮することで、ミスを防ぎつつ、業務の迅速さを顧客に実感していただけるでしょう。また、受注管理が早くなれば生産業務をすぐに始められるため、顧客の元へ商品を短期間で届けられます。
ミスなく、迅速に顧客の元へ商品を届けられる体制を整えることで、顧客満足度が向上し、信頼獲得につながるでしょう。
コスト削減と利益率の改善
受注管理を効率的にすることで人件費や消耗品にかかっていたコストを削減し、利益率の改善が可能です。
たとえば、受注管理システムを導入することで正確なデータ入力が可能になります。そのため、ヒューマンエラーがなくなるだけでなく、大勢の従業員を動員して修正作業をする必要もなくなります。残業や休日出勤などがなくなるため、人件費の削減が可能です。
また、今までFAXや電話、メールで受注管理をしていた場合は紙や印刷のコストを削減できます。ペーパーレス化することで紙や印刷代の削減だけでなく、欲しい情報をすぐに見つけられるようになります。したがって、業務の効率化と利益率の改善につながるでしょう。
データにもとづく経営判断の実現
受注管理でデータを用いて効果的に行うことで経営判断を適切に行えるようになります。たとえば、データにもとづいて需要を分析することで受発注量を決められ、在庫回転率も把握できます。また、正確な売上予測が可能となり、戦略立案に活かせます。
このように、データを活用した受注管理の効果的な運用は、正確な経営判断を支えるため非常に重要です。
受注管理を効率化できる受注管理システム
受注管理システムとは、顧客からの注文受付から伝票作成まで、受注業務全般を自動化できるビジネスツールです。人手に頼っていた煩雑な受注管理作業をシステム化することで、業務効率の大幅な向上が期待できるため、多くの企業から注目を集めています。
受注管理システムの最大の特長は、業務プロセスの自動化にあります。たとえば、顧客から注文を受けた際、情報が自動的に配送業者へ転送されるため、手作業での入力ミスや連絡漏れを防止できます。また、商品出荷時には在庫数が自動更新され、リアルタイムの在庫把握が可能になります。さらに、注文確認メールの自動送信機能により、顧客対応の質も向上します。
加えて、販売データの自動集計・分析機能も見逃せません。どの商品がいつ、どれだけ売れたかを正確に把握し、視覚的にレポート化してくれるため、より精度の高い売上予測や効果的なマーケティング戦略の立案に役立てられます。
受注管理システムの主な機能
受注管理システムの主な機能は次のとおりです。
- 注文内容の自動送信
- 受注管理機能
- 出荷管理機能
- 在庫管理機能
- 注文確認メール
- データ分析機能
注文内容の自動送信は、注文が入ったら注文内容を配送業者へ自動で送信する機能です。自動で送信してくれるため、配送業者へ迅速かつ正確な連絡ができます。
受注管理機能は、注文内容をデータベースに登録、管理する機能です。顧客の情報や商品ステータスなどがリアルタイムでわかるため、正確な顧客対応ができます。
出荷管理機能は、注文が入った商品の出荷状況を管理する機能です。出荷スケジュールの作成や配送業者への連携ができるため、遅延や誤配送リスクを低減できます。
在庫管理機能は、在庫状況を管理する機能です。配送や生産によって増減する在庫状況を把握できるため、スムーズな出荷が可能になります。
注文確認メールは自動で顧客へメールを送信してくれる機能です。メールを送信する手間を省き、迅速なメール返信により、顧客満足度の向上につながります。
データ分析機能は、購入された商品や数といった情報を分析する機能です。売上予測や戦略立案に活かせます。
受注管理システムを導入するメリット
受注管理システムを導入するメリットは次のとおりです。
- 業務速度と精度の向上
- ヒューマンエラーの削減
- 顧客満足度向上
- 在庫管理の最適化
受注管理システムは受注に関する業務を自動化するシステムであるため、業務速度と精度の向上ができます。手作業による入力作業が不要になり、受注状況のリアルタイム把握が可能です。また、手作業が不要になることはヒューマンエラーの防止にもつながります。
さらに、受注を正確に行い、かつ迅速に商品を届けられるため、顧客満足度の向上につながります。また、在庫管理の最適化も可能です。在庫管理を最適化し、在庫の過不足をなくすことで、機会損失を防ぎ、無駄な在庫によるコスト発生を削減できます。
失敗しない受注管理システムの選び方
受注管理システムを失敗せずに選ぶためには次の点に注意が必要です。
- 自社の業務プロセスを理解する
- 必要な機能を明確にする
- 他システムとの連携性を確認する
- 導入後のサポート体制を確認する
それぞれ詳しく解説します。
自社の業務プロセスを理解する
自社の業務プロセスを理解して適したシステムを導入するのが重要です。機能が充実している受注管理システムでも、業務プロセスに合っていなければ十分な効果は得られません。
たとえば、取引先が多い企業であれば仕様を細かく変えられるシステムを選ばないと使い勝手はわるくなるでしょう。また、操作が複雑で直感的に使用できなければ使用できる従業員が限られてしまいます。
したがって、自社の業務プロセスを理解し、どのような機能を活用すれば業務が改善できるかをシミュレーションしてから導入するのが重要です。
必要な機能を明確にする
システムを導入する際は課題を洗い出し、必要な機能を明確にしてから導入する必要があります。課題を明確にしないまま導入してしまうと、機能は充実しているにもかかわらず使い勝手はわるくなってしまうかもしれません。
現状の顧客の状況や受注状況、受注や生産がスケジュールに沿っているかを確認します。そのうえで、ボトルネックになっている工程があるなら、その問題を解決できる機能をもつシステムを導入しましょう。
また、優先順位を付けて導入することも重要です。課題が複数ある場合、解決したい課題に優先順位を付けることで業務の効率化がしやすくなります。
他システムとの連携性を確認する
在庫管理システムや生産管理システムといった他のシステムと連携ができるか確認しましょう。受注管理は在庫管理と生産管理をつなぐ役割があるため、他のシステムと連携できれば単独でシステムを利用するよりも業務が効率化できます。
たとえば、登録、管理した注文内容を生産管理システムと連携できれば自動で生産指示が送れます。在庫管理システムと連携できれば在庫状況をリアルタイムで把握しやすくなるでしょう。
また、ECサイトで利用する場合はカートやモールと連携が取れれば、注文内容の把握と顧客への連絡がスムーズになります。
導入後のサポート体制を確認する
導入後のサポート体制が整っているかどうかも、確認すべきポイントです。システムを利用してわからないことやトラブルがあった際に、サポートがないと対応に時間を取られてしまい、業務が止まってしまいます。
業務が止まれば生産や出荷といった他の業務へ影響を与えてしまい、顧客の不満につながる可能性があります。
電話対応があるかどうか、受付可能時間がいつまでかなどを確認しておきましょう。サポート体制が充実しているシステム提供企業は、電話対応があったり、受付可能時間が24時間365日対応していたりします。
効率的な受注管理で業務改善を実現
受注管理とは受注に関するすべての業務を管理する業務で、業務内容は注文確認や取引契約など多岐にわたります。受注管理を適切に行うことで生産や在庫管理も適正化しやすくなり、顧客の元へ商品を迅速に届けられるようになります。
受注管理を効率的に行うことは、顧客満足度の向上や売上にかかわるため重要です。受注管理システムを導入することで受注管理の効率化ができ、業務改善につながります。
システムを選ぶ際は各サービスを比較し、気になるシステムの資料をダウンロードして自社に合うのか検討してみましょう。
