経費精算システムを選定するために、まず必要な要件を洗い出す必要があります。その後比較表でサービスを絞り込んで、試験的に導入する流れがおすすめです。具体的な比較方法は、こちらの記事にまとめています。

経費精算システムとは、その名のとおり、社内の経費精算を自動化・効率化するためのシステムです。社員の交通費や出張での宿泊費、仮払いの経費などの清算を簡略化し、経理担当者のみならず、社員一人ひとりの負担を軽減できます。

もともと多くの社員を抱える大企業が率先して導入していましたが、近年は事業規模が小さめの企業の導入事例も増えている状況で、いまや経費精算にかかる問題・課題の解消に必要なシステムとして認知されています。

また、経費精算システムに限らず、近年はさまざまな管理システムがクラウドで提供されており、パソコンのみならずスマートフォンやタブレット端末から手軽にアクセス可能です。

とりわけ経費精算の場合、社員が営業先や出張先で交通費をはじめ、各種経費を一時的に負担するケースが多いため、クラウド型の管理システムの導入が欠かせません。

交通系のICカードと連携することで、公共の交通機関を利用した場合の交通費や、移動区間を自動入力できるシステムも少なくありません。

【経費精算業務の無駄の削減に欠かせない】

経費精算システムは、経理担当者の経費精算業務の無駄やムラの削減に欠かせないシステムです。

特に中小企業の場合、エクセルをはじめとした管理シートで経費精算をしている場合や、アナログ的な管理手法を踏襲しているケースが珍しくありません。

エクセルや紙ベースでの精算業務の場合、情報の入力作業や確認が必要になり、どうしても非効率な部分が出てきてしまいます。業務フローが煩雑になりがちで、経理担当者はもちろん、経費精算をする社員にも負担がかかっているのが実態です。

そこで経費精算システムを導入することで、社員の交通費や出張費の精算を簡略化し、さらに経理担当者の入力業務を削減することで、組織全体の経費精算にかかる負担を軽減させる企業が増えてきました。

【経費の計算ミスや精算業務の作業漏れの防止に必要】

精算業務プロセスの簡略化・効率化に加えて、経費の計算ミスや作業漏れなどの防止にも、経費精算システムは欠かせません。

従来の経費精算のやり方では、手作業での情報入力や転記作業が多いため、計算の間違いや作業漏れがどうしても発生していました。

計算ミスや作業漏れが見つかると、経理担当者はもう一度同じ作業を繰り返さなければいけません。また、アナログ的な管理手法では、社員の経費精算の申請が遅れてしまったり、申請内容に誤りがあったりする場合も多くなります。

そこで経費精算システムを導入し、社員による経費の申請を簡略化するとともに、情報の入力・転記作業を一部自動化することにより、経費精算にかかる業務全般を効率化できます。

【経理担当者の業務生産性を向上できる】

経費精算業務をシステム上で完結できるので、経理担当者の業務負担の軽減と生産性の向上を実現できます。

社員の経費申請の内容がそのままシステムに反映されるので、情報の入力・転記作業の多くを省略できるのは、経理担当者の負担軽減だけでなく、作業ミスの防止にもつながります。

申請された情報の自動入力が可能なシステムも多いので、情報の確認作業だけで済むのは、経理担当者にとって大きなメリットといえるでしょう。

【社員の経費申請にかかる時間と手間の削減が可能】

社員は経費精算システムを通じて、出先から簡単に経費の報告と精算申請が可能です。わざわざオフィスに戻る必要はなく、その場で必要な申請ができるので、特に外回りの営業担当者や社員の出張が多い企業は、得られる恩恵が大きいでしょう。

社員が立て替え払いをしたレシートや領収書などを、スマートフォンで撮影・送信するだけで申請ができるシステムも多く、交通系ICカードとの連携で、正確かつスムーズな交通費申請が可能です。

社員の不正な経費申請を防止できる

経費に関する情報をシステムで管理するようになれば、社員の不正な申請も防止できます。

交通費や宿泊費など、社員が申請した経費の金額や妥当性について、経理担当者がシステム上ですぐ確認できるため、経費として通らない申請に関しては、すぐに社員にアラートが出せるので便利です。

特に交通費に関しては、社員が利用した交通機関とルートについて、システム上ですぐに確認できる製品・サービスが多くあります。不正な申請があった場合、すぐに当該社員に指摘・修正を求めることが可能です。

経費精算システムは当然、導入に相応の手間とコストがかかります。導入費用に加えて、経理担当者をはじめ、システムを利用する社員の教育もしなければいけません。

ITリテラシーが低めの社員もいるため、誰にでも使いやすいシステムを導入するのに加えて、使い方の説明や操作マニュアルの整備なども必要です。

これまで別の方法で経費精算をしてきた企業にとっては、新しいシステムに慣れるまで時間がかかるでしょう。

しかし、精算業務プロセスの変更やシステムの運用にかかる手間以上に得られるメリットが大きいので、業界・業種にかかわらず、多くの企業が経費精算システムを導入しています。

【利用料金と機能のバランスが取れているか？】

まずは導入費用と機能性を確認し、費用対効果の高いシステムか確認しましょう。経費精算システムは多くのベンダーからさまざまな製品・サービスがリリースされています。

導入規模や実装されている機能、オプションサービスなどで大きく費用が変わってくるので、自社の経理体制や経費精算に関する業務の状況を確認し、環境に合った製品・サービスを導入する必要があります。

また、社内にITシステムの管理・運用に強い人材がいない場合は、導入サポートを受けられるベンダーの製品を選ぶことも大事です。機能性と使いやすさ、利用料金、利用できるサポートの4つの観点から導入するシステムを絞り込んでいくとよいでしょう。

【他のシステムとスムーズに連携ができるか？】

給与計算ツールや会計管理システムなど、すでに経理部門で何らかのシステムを導入している企業は多いはずです。それらのシステムとスムーズに連携できる、経費精算システムが望ましいといえます。

公式サイトに連携可能なシステムを掲載しているところも多いので、事前によく確認しておき、簡単に連携できる製品・サービスを選ぶとよいでしょう。デフォルトでの連携ができなくても、APIの導入で連携が可能になる場合もあります。

経費精算システムの導入に失敗しないためには、システムの導入で何を効率化したいのか、どのような効果を得たいのかを明確にしておくことが重要です。

企業によっては、「他社が導入しているから」「何となく便利そうだから」といった理由で、目的を曖昧にしたまま経費精算システムを導入するケースもみられます。

しかし、目的が不明確ならば必要な機能や最適な運用体制が明らかにならないため、割高なサービスや機能性の不十分なシステムを導入してしまう可能性があります。

まずは目的を明確にして、そこから必要な機能やオプションサービスなどを洗い出すことが大事です。経費精算システムは非常に多くの製品・サービスがあるので、導入に迷わないためにも、選択肢を絞り込むための基準を明らかにしておきましょう。