DottedSign（ドットサイン）の評判・口コミ

当社では顧客と対面する機会があるので、契約は基本的に対面するタイミングで行うのが常となっております。その対面契約を行う際に起こりえるトラブルが、必要な書類が足りない、判子を持ってきていないという2点でした。無論しっかり気を付けていれば回避できるトラブルながら、人間が行う作業なのでどうしても凡ミスは起きてしまうものです。しかし、ドットサインが導入されてから、対面契約に必要なのはPC、もしくはタブレットのみとなり、紙書類やハンコを持ち歩かなくて良くなったことで上記2点のミスが起きることが無くなりました。これにより対面契約を100%スムーズに進められるようになったことに関して大きな導入効果を感じています。

ドットサインの導入前も契約業務を独自にオンライン化していましたが、PDFファイルを使った極めてシンプルなもので、法的効力という点で不安が出てきたためドットサインを導入しました。ドットサインは署名者が本人であるかをOTPで確認可能で、タイムスタンプが使えることで法的効力のある電子契約を締結でき、自社側も取引先側も安心して電子契約を取り交わすことができるようになりました。

弊社の場合、BtoBよりもBtoCで利用する場面が圧倒的に多く、月に70件以上の電子契約書を発行、送信するので一般的な送信件数ごとに課金される電子署名ツールではコストが掛かりすぎてしまいます。しかし、ドットサインなら送信件数で料金が上がらず、月ごとの定額制なので従量課金制のツールを使うのに比べて大きくコストを抑えて利用することができます。 BtoCでの利用を検討しているならドットサインはコスパが良くおすすめです。

導入以前は属人化していた契約業務だったので書類の不備や統一感のない契約書類、進行状況も口頭で確認し合うという状況下でした。テレワークになり業務が遅れがちになり導入を決定しました。導入後は場所を選ばないので何処でも作業が可能になったことと作業が可視化され業務遂行がスムーズになりました。チームのタスクを管理コンソールで一元管理することによりチームの進行状況がリアルタイムでわかるようになりメールの一括送信もできるのでより効率的になったと実感しています。リマインダー機能の自動送信やアラート機能は人為的ミスを減らしとても役に立っています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 サブスクリプションタイプの製品を提供しており、定期的に契約を更新するのですが、紙の契約書を使っていたころは契約の更新時期を失念しトラブルになることが少なからずありました。ドットサインには定期的に契約書を発行し自動で送付してくれる機能があるため、事前予約をしっかり設定しておくことで契約更新を失念してしまうということをなくせました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 同時進行している契約ステータスを一つの画面で一元管理できるので進捗状況をリアルタイムで把握でき、確認漏れを起因とするトラブルが起きにくいです。

従来の紙ベースでの契約は、契約書の安全な保管方法や紛失しないために気を遣う部分が多かったが、ドットサインを使えばセキュリティ性の高いクラウドストレージ内で契約書を管理することができ、さらに書類ごとにアクセス制限を設定できることで紙ベースの管理に比べてコンプライアンスを強化できたのが大きなメリットに感じている。また、セキュリティ面以外でも検索機能で大量の書類の中から必要な書類をすぐに見つけることができ、編集もオンライン上で行えることで管理の手間が少なくなったのがありがたい。

【導入前の課題とサービスでの解決】当社はフリーランスが多いので、日々の契約業務は多く書類も膨大になっていた。リモートワーク体制へ移行後、社員の足並みが揃わなくなり契約業務にかかる時間が増えてしまった。導入後はわざわざ出社をする手間を省け全ての業務を場所やデバイスを選ばず契約完結までできるようになり、また、社員同士や契約状況の進歩状況が可視化されより業務遂行がスムーズになった。さらに契約書類が統一されたことによりより、見やすく検索も簡単になり、ヒューマンエラーもなくなった。当社側だけではなく契約者側もスムーズに署名できるシンプルさで、採用率もあがった。

プロジェクトを進行していく中で、納期遅れが発生する理由の一つとして、紙ベースでの決裁、承認が遅いことによって作業自体の開始が遅れ、以降のスケジュールがキツキツになってしまうということがありました。 ドットサインが導入されてからは紙ベースでの取り回しをデジタル化し、紙書類のリレーからクラウド上の公開フォームでの署名に切り替えることができたことで、紙ベースとは比べものにならない速さで決済、承認が済むようになりました。それによって作業開始が遅れるのことも無くなり、納期を超過することも少なくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 テレワークが始まり、ほとんどの作業を自宅から進められるようになった中、申請、承認だけはテレワークで行うことができず、週に一度は承認作業の出社が必要でした。そんな時に部署内限定でドットサインが試験導入されたのですが、クラウドサービスということで自宅のパソコンで承認依頼を受けてそのまま即時承認できるようになり、承認作業の出社を削減することができました。部署内の承認効率化が他部署でも評価され、現在では社内の半分以上の部署でドットサインが導入されています。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 承認作業の出社がなくなったことで不要な移動時間を割くことがなくなり、コア業務を進められる時間ができました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内に置いて様々な使い方で利用されているが、自分は主に人事で利用しており、雇用契約書をデジタル化できたことで紙媒体の利用が減り入社手続きを始め人事関連の作業の効率化ができた。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 大量の書類もクラウド上で管理できるのでタグ付けや検索ができ、紙媒体 の様に保管場所を気にすることもない。

導入前の「課題」 以前の紙の場合は平均して二日、最長では二週間近くかかることもありました。遠方のお客様の場合は特に大変でした。 導入後の「効果」 平均して１時間、最長でも翌営業日には締結できるようになり、お客様満足度も向上しました。また署名が完了したデータはそのまま電子データとして保存が簡単で、かなり管理作業が楽になりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・紙媒体での取り回しを電子化しクラウド上で署名作業が可能になったことにより、社内申請に対するスピーディな署名取得、取引先との契約において署名状況のオンライン確認が可能となった。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 ・紙やインク代などハード面での経費削減、郵便代の削減といった効果があり、削減できている経費よりもドットサインのランニングコストが安いのはコストパフォーマンス的にとても良好。

従来の紙ベースでの契約と比較して、用紙代や印刷にかかるインク代、電気代、封筒代、郵便にかかる切手代が不要となり、書類をデータとして扱えるのでデータを保管する場所も要らず、ドットサインを導入したことで発生したものは少額の利用料金とそれ以上のメリットしか無い。

以前使っていたツールは他の製品との連携性が乏しく、2重作業になってしまう部分があったのが非効率的でした。 新たに導入されたドットサインは普段からウェブ会議やコミュニケーションに利用しているTeamsとAPI連携を取ることが可能であり、社外契約や社内申請に関する会議をTeamsで行いながら同じプラットフォームで申請書を作成し、即座に電子署名を集められるのはスピーディかつ効率が良いです。

海外の企業や個人と契約を結ぶ機会が多く、従来は別の英文対応している電子契約サービスを使っていたが、一定の通数を超えて利用しようとするとそこから従量課金となることで、コストを計算しづらいのがデメリットでした。ドットサインは英文契約書に対応していながら書類送信の通数上限が無いので、通数が予想以上に増えても料金が増えることが無く、毎月予め用意する予算の範囲を超えないのが大きなメリットだと感じています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙の契約では契約締結までのスケジュールを立てづらく、自社で進めている業務のペーパレス化にもそぐわないという課題がありました。 ドットサインで電子契約を導入し紙契約書の郵送を止め、それに伴い紙の利用量も減らすことができ、非常に簡単に課題を解決できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 承認フロー機能をつかうことで複数承認を取得する際の速度向上を実感しています。

導入前はチーム内で契約業務の担当が分かれていたため期日に間に合わなかったりミスや紛失、その上リモートワークに伴い出社がバラバラになり契約業務の遂行が遅くなっていった。貴社を導入後は、書類関係を一気にまとめることで何処に何が、誰が何をしているかが一目瞭然になり、且つサインを貰うだけの出社もなくなり業務遂行が迅速化し、会社の信用へも繋がった。アクセス権限をチーム内に付与することによりファイルの共有、ダウンロード、メールの一括送信はチーム内でのスムーズな業務遂行を実感している。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・どこにいても承認依頼、オンライン承認ができる ドキュサインの導入前は会社にいないと契約関連の作業ができませんでしたが、今では会社にいても、自宅にいても、出張中でも作業ができるようになり承認フローが止まらなくなりました。 ・対面契約の準備が楽になった 顧客と対面で署名を行う際に判子や紙の書類を持参しなくてもよくなったので、印刷作業が不要になり、また何かしら物理的な不備で契約ができないということが起きなくなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 紙の書類への承認は物理的な署名が必要になり、複数人の捺印が必要となる場合に書類のリレーが行われるのですが、これが長いと一週間以上かかることもあるため、速く署名が取得できれば仕事も速く進むのにといつも思っていました。 ドットサインが導入されてからは紙の書類が不要となり電子書類への電子署名となり、物理的な書類リレーがなくなったことでほとんど承認依頼を出した当日に必要な署名を取得できるようになり、仕事もサクサク進むようになりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 従来は紙ベースだった申込書類を電子化できました。紙の取り回しは紛失のおそれがあったり、量が多いと管理が大変だったのですが電子化したことでそれらの問題を解決できました。 取引先へ契約書も電子化できたことで切手代や収入印紙代を削減でき、毎月2～3万円の節約になっています。

【導入前の課題とサービスでの解決】 通常紙ベースでの契約ですと契約が決まってから契約締結までは2週間ほどかかり、その大部分が返送待ちなのでその期間は特に進展が無く、ビジネスとしては非効率的な時間でした。その後ドットサインが導入され、オンラインで契約書をやり取りできるようになり、郵送、返送待ちの時間がほとんどなくなったことで待機時間が発生しなくなり、テンポよくビジネスを進めらて生産性を向上できました。 【サービスを利用していて実感しているメリット】 オンライン送信ができるので郵便を使うことが減り送料にかかるコストを削減できました。

導入前は契約業務は個々で行うため出社が必須な上、形式も個々違い見辛くまとめづらかった書類関係、faxや郵送などといった諸費用や事務作業が本業を圧迫していた。導入後はテレワークで場所を選ばず契約業務が行える上にメンバーをリマインダー機能で設定すれば情報をリアルタイムで共有できるようになりお互いの仕事が見えるようになり業務遂行の効率化を実感している。レポート機能でチームの成績を可視化したことはチームの団結にも繋がりそして問題点も見えるようになっていった。テンプレート雛形を登録、統一したことによ見やすくなった契約書類は仕事もスムーズに管理も簡単になった。

以前から海外企業との取引があったのですが、毎回契約書の準備と国を跨ぐ郵送で相手を待たせる時間が長いのが悩みでした。 それがドットサインの登場以降、契約書の準備には元から英語のテンプレートを使えることで作成にかかる時間を1/5に短縮でき、郵送に関してもオンラインで送付できることで電子契約書ができたら即日相手が署名できる環境を作ることができるようになり、こちらの都合で相手方を待たせることが無くなりました。

【導入前の課題とサービスでの解決】 ・契約ステータスの可視化 以前は契約進捗を把握しているのは契約に関係している当事者のみだったが、ドットサインの進捗確認機能により当事者以外も進捗を確認できるようになった。 ・電子契約書には収入印紙を貼らなくて良いのでそれだけで毎月2万円ほどの経費削減ができた。

【導入前の課題とサービスでの解決】 社内申請で遅延が出る原因として最も多いのが承認者がつかまらないことでした。休暇や出張、外回りや病欠など理由は様々ですが、なんにせよ承認者がいないとフローが進まず、しかも無駄に社内を歩き回るはめになり貴重な時間も取られるというダブルパンチが痛いところでした。 それが、DottedSignの機能で遠隔地からの電子署名が可能となり、急ぎの承認依頼があれば一本電話を入れて即時承認をもらえるようになったので、重要な社内申請において損害が出るような遅延が発生することがなくなりました。