導入事例 Aさん
- 男性 30代前半
- 教育出版系
- 従業員数 31〜50人
- 人事総務
- 係長・主任クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
締め日に出勤簿がそろわず、毎月30件の修正対応に1〜2日を費やしていた
―――導入前の勤怠管理はどのような状況でしたか？
以前は「就業奉行」を使っていましたが、社内の運用実態に合っていない部分があり、勤怠管理システムで対応できない部分については紙の運用も並行していました。
システムと紙が混在している状態で、どちらかというと紙のほうが管理の中心になっていた月もあったくらいです。
―――当時感じていた最大の課題は何でしたか？
最大の課題は、締め日までに出勤簿が提出されないことでした。
期日前に提出されることはほぼなく、提出されても打刻漏れや残業申請の時間の誤りなど修正箇所が多く、毎月平均30件ほどの修正対応が発生していました。その確認と修正依頼、再提出の確認まで含めると、1日から2日かかることもありました。
特に8月などの夏の時期は、出張や研修で1週間以上社外にいる従業員もいて、締め日とその期間が重なると修正依頼を出しても返ってくるのが非常に遅くなります。
オンラインチャットで確認しても、認識のずれが生じて実際の勤怠と合わない回答が来ることもあり、やむなく仮確定で締め処理を進め、後日修正が発生した場合は再度締め直すというケースも少なくありませんでした。
効率化と費用面が決め手
―――選定の経緯を教えてください。
就業奉行のサポートが終了するにあたり、現状の運用に合った新しいシステムを探し始めました。
まず、私が中心となってスタッフとともに現行システムへの不満点や改善したい点を整理し、その内容をもとにジョブカン勤怠管理、freee勤怠管理Plus、弥生勤怠 Nextなど6社程度を比較検討しました。
見積もりの取得とトライアル利用を経て、優先度の高い要件を満たせるシステムを選定し、決裁権を有する役員に内容を共有し、社内稟議を経て導入という流れでした。
―――最終的にレコルを選んだ理由は何でしたか？
重視したのは、効率化と費用面の2点です。比較検討の結果、特に効率化を実現できる点を評価しました。レコルは他社と比べて費用面で優位性があり、月額コストを大幅に抑えることが可能です。
当社の規模に適した費用水準でありながら、他社と同等の機能をほぼすべて備えていたため、費用を抑えつつ必要な機能を十分に確保できると判断しました。
一方で、電話サポートが予約制であるため、緊急の問い合わせに迅速に対応してもらいにくいという点はありましたが、費用とのバランスを考えて許容することにしました。
締め作業が2日短縮、修正件数が月30件から15件に半減
―――導入時の周知や教育はどのように進めましたか？
社内専用のウェブサイトがあるので、そこに画面操作の手順をWiki記事にまとめて掲載しました。
記事の作成は部下に担当してもらいましたが、Wikiに掲載しただけでは見てもらえないことも多いので、社内の広報スペースにも案内を掲載して全員が確認できる形にしました。
導入後にいちばん多かった問い合わせは、画面の操作方法に関するもので、特に「休暇申請をどこからすればよいか分からない」という内容が多かったです。こうした問い合わせに対応しながら、徐々に使い慣れてもらいました。
―――導入後、業務にどのような変化がありましたか？
最も大きな変化は、紙の出勤簿が完全になくなったことです。レコルでは従業員が自分で出勤簿を確認・確定し、その後に直属の上司が部下の勤怠を確認して締めるという2段階の締め処理があります。
このフローにより、以前は管理部で5営業日ほどかかっていた締め作業が、現在は3営業日ほどで完了するようになりました。修正件数についても、以前は月30件ほど発生していましたが、導入後は15件ほどに減りました。
以前は勤怠管理システムのデータと紙の出勤簿を照合する作業があり、両者にずれがあれば各従業員に個別に確認して修正を依頼するというプロセスが必要でした。
レコルに切り替えてからは紙の出勤簿との照合がなくなり、パソコンの画面上だけで確認が完結するようになったので、先月の締め作業は円滑に進んだと実感しています。
現在の運用上の課題を具体的に整理したうえで、選定に入るべき
―――サービスを10点満点で評価すると何点ですか？
総合評価は10点満点で8点です。導入からまだ日が浅く、システムをまだ十分に活用できていないため、慣れていくにつれて評価はさらに上がると思っています。
現時点でのマイナス点は、電話サポートが予約制であることです。当日中に電話で対応いただける体制が整えば、10点と評価できます。
勤怠管理システムの導入を検討している方には、まず現在の運用の何が課題になっているかを具体的に整理してから選定に入ることをおすすめします。打刻漏れや修正対応の工数など、数値化しておくと比較検討しやすいです。
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