バクラク請求書発行
導入事例 Hさん
- 男性 30代前半
- 医療系
- 従業員数 201〜300人
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
月300〜400件の請求書作業が招いていた残業と確認漏れのリスク
―――導入前の請求書作業はどのような流れだったのでしょうか？
電子カルテで記録した診療内容を医事会計システムに取り込み、請求金額を確定させます。その後、担当者2名以上でダブルチェックを行って、金額と宛先が正しいかどうかを目視確認していました。
確認が終わったら請求書を手作業で印刷し、封筒に宛名を貼って、請求書を一枚ずつ封入して郵送する、という流れです。入金後の処理も含めると、当院では口座引き落としにも対応していたので、銀行口座の引き落とし確認まで行っていました。
―――それだけの作業を手作業で進めていたのですね。月あたりの件数はどのくらいでしたか？
毎月300件、多い月で400件ほどの請求書を処理していました。件数が多い月は、目視確認と封入だけで合計で4〜5時間かかっていたと思います。
―――業務への影響として、特に困った場面はありましたか？
請求書作業の途中に急な患者対応が入ることがよくあって、そのたびに請求業務が期限間際までずれ込み、残業が発生していました。多い月だと月20時間近くの残業が発生することもありました。
残業の主な原因はやはり確認作業で、医事会計システムからCSVを抽出してExcelに貼り付けて照合する作業が特に時間を取られていましたね。
患者の自宅への請求書郵送を一括して代行するサービスであることが決め手
―――導入を検討し始めたきっかけを教えてください。
請求作業全体の負担が大きくなっていたことと、人員不足が重なったことで、所属長から「システム化できないか」という提案があったのがきっかけです。
私がシステム担当として情報収集の役割を担うことになり、業界の展示会に参加してサービスを探しました。
―――選定はどのように進めましたか？
候補を1、2社挙げましたが、早期導入の必要性もあって大きな比較検討はしていません。
展示会で「バクラク請求書発行」を見つけたとき、当院の規模に合っていて、患者さんの自宅まで請求書を発送してくれる機能があると知り、導入に適していると判断しました。
―――選定で特に外せない条件は何でしたか？
患者さんの自宅への請求書の郵送を代行してくれること、これが最も重視した条件でした。
次に、システム上で請求金額の確認ができることも重視しました。Excelへの貼り付け作業がなくなれば、確認作業の負担が大幅に軽減されるはずだと考えていたからです。
その後、提案書を所属長に提出し、所属長を通じて事務長に予算申請を行い、導入が決定しました。
初期設定は営業担当と二人三脚で進めた
―――導入時の設定作業はどのように進めましたか？
まず請求書をスキャナーで取り込むための初期設定を行いました。
「ここに患者さんの名前がある」「ここに金額がある」「患者さんのIDとマスターに登録されている住所を紐づける」といった設定を、バクラクの営業担当者とやり取りしながら、マニュアルを見つつ進めていきました。
―――スタッフへの教育はどのように行いましたか？
基本的に随時、1対1で対応しました。多かった質問は、スキャンデータの取り込み設定方法と、マスターCSVの作成方法です。
定められた書式にない列を追加してしまうといった操作ミスがよくあったので、一緒に操作しながら教えていきました。
現在はマニュアルも作成中で、他のスタッフも対応できるよう整備を進めています。
郵送作業が完全にゼロ、確認時間も4分の1以下に
―――導入後の運用フローはどのように変わりましたか？
導入後は、まず請求書を印刷してスキャナーで取り込み、システム上でエラーが表示された箇所を確認し、承認していく作業を行います。
その後、バクラク上で集計した請求金額一覧を出力して、医事会計システム上の金額と一致するか確認します。確認が終われば、あとはバクラクが自動で発送という流れです。
―――導入前後で最も変わったのはどの業務でしたか？
郵送作業が一切なくなったことが、最も大きな変化です。導入前は封入から発送まで毎月2〜3時間かかっていましたが、今はゼロになりました。
目視確認の作業も半分以下になりました。以前は4〜5時間かかっていたのが、今は1時間程度で終わります。その結果、月20時間近く発生していた残業も、およそ半減したと報告を受けています。
―――費用対効果についてはどう感じていますか？
郵送代行と金額確認のシステム化に対して費用に見合っていると思います。
ただ、外部委託先の封筒を使うため封筒に病院名が印刷されず、患者から見てどこからの郵便物か分かりにくい点が、現時点でも課題として残っています。バクラクの営業担当者にも改善に向けた交渉を依頼しているところです。
事前に料金の発生単位を細かく確認すべき
―――導入を振り返って、成功要因は何ですか？
マスターを整備してシステム上の金額と医事会計システムの金額が正確に一致する仕組みを構築できたことだと思います。照合作業の精度が上がって、確認工数が大幅に減りました。
―――同様のシステム導入を検討している担当者に、事前に確認しておいてほしいことはありますか？
必ず契約前に請求書の送付枚数に応じた料金、料金の発生単位を細かく確認してください。
私たちの場合は、1人の患者に対して複数枚の請求書が発行されても1件としてカウントされる想定だったのに、導入途中で複数件としてカウントするという説明があり、想定予算を超える可能性が出てきました。
最終的には1人の患者につき1件として扱うことを確認できましたが、調整に手間がかかりました。
また、実際に患者さんに届く郵送物のサンプルを契約前に必ず確認することをお勧めします。
バクラク請求書発行
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