Sansan
導入事例 Tさん
- 男性 50代前半
- 人材サービス
- 従業員数 501〜1,000人
- 人事総務
- 部長・課長クラス
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：個人管理の名刺が生んだ情報連携ミスと重複対応
―――名刺管理ソフトを導入する前は、どのように名刺や顧客情報を管理されていましたか。
導入前は名刺管理ソフトを使っておらず、基本的に個人ごとのリストで管理し、名刺も各担当者が個別に保管していました。
紙で名刺を保管しながら、新規営業チームがExcelで企業をリストアップして、各営業担当が訪問日や商談内容、進捗などを逐一入力していく形でした。
そのExcelはOneDriveに置いて、各担当が共有できるようにしていましたが、実際には情報連携のミスが発生していました。
―――情報連携のミスが実際に起きた場面を、具体的に教えてください。
販売部門の営業担当がすでに名刺交換をして商談が成立目前まで進んでいたにもかかわらず、工場部門の担当者が同社への初回訪問だと誤認し、営業活動を行ってしまい、先方にご迷惑をおかけしてしまったことがあります。
そのときは確認と手戻り対応に3時間、場合によっては1日かかることもありました。特に時間がかかったのは、実際に訪問した営業担当を特定して、その担当が先方とどこまで話を進めていたかを確認する作業でした。
結果的に、契約締結に関する説明を先方に2度行うことにもなりました。過去の実績が見えていれば、単価に関する協議なども、より円滑に進められたのではないかと思います。
こうした重複対応は、件数としては1〜2件でしたが、初回訪問時と再訪時の対応では、かかる時間や案内する内容に大きな違いがあるので、営業活動全体の質に影響していたと感じています。
―――最も重要な課題はどこでしたか。
Excelへの情報の入力漏れや更新の滞りで、情報を常に最新の状態に保てていなかったことです。
直近の対応記録が未確認のまま商談が進んでしまうことがあって、顧客との会話の中でその不備が明らかになる場面もありました。
こうした状況が重なって、名刺管理ツールの導入を検討するに至りました。
取引先情報を検索しやすいことが決め手に
―――検討の際はどのような体制でプロジェクトを進めましたか。
名刺管理ツールの導入プロジェクトを社内で立ち上げ、プロジェクトリーダーやメンバーからの提案を受けて、約2か月から3か月かけて検討しました。
3社の情報を収集しながら、最終的な決裁は取締役が行いましたが、幹部も意見を述べ、私自身も決裁者の一人として、その判断に加わっていました。
―――比較されたサービスはどのようなものでしたか。
Eight TeamとNTTデータの名刺ファイリングCLOUDなど、3社のサービスを比較しました。
―――Sansanを選んだ決め手は何でしたか。
選定にあたって重視したのは、デジタル名刺への対応と、取引先情報を検索しやすいかどうかという点でした。
最終的に一番の決め手になったのは取引先情報の検索のしやすさです。営業の現場で必要な情報をすぐに引き出せるかどうかを最も重視しました。
妥協した点を強いて挙げれば費用面ですが、既存の名刺データの移行を無償で対応していただけたことも含めると、コスト面でも有利な条件で導入できたと感じています。
―――導入後の周知や教育はどのように進めましたか。
基本操作マニュアルを作成し、Teamsで周知しました。新たに利用する方には、そのマニュアルを使った研修も実施しています。
社員からは名刺の取り込み方についての質問が特に多く寄せられました。デジタル名刺の作り方についても質問がありましたが、件数としては取り込み方のほうが多かったです。
重複訪問を防ぎ、1名あたり月5〜10時間の工数削減。窓口一本化で商談もスムーズに
―――導入後、業務の流れはどのように変わりましたか。
訪問した企業の名刺をすぐにSansanにアップロードして、訪問履歴や商談内容をPCやスマートフォンから入力するようになりました。
帰社後に社内PCで名刺をアップロードし、取引先情報や担当者名を確認しながら相談内容を記録する、という流れです。
入力された情報は直属の上司や他事業部の営業担当が確認できるようになっています。
―――実際に他事業部が情報を活用できた場面はありましたか。
偶然、同じタイミングで同じ企業にアプローチしていたケースがあったのですが、窓口を一本化することによって、販売部門と工場・製造部門の双方について、1つの窓口でお客様に対応できました。
Sansanで企業名と担当部署名を確認できたことで、その判断がスムーズにできました。
―――工数の削減効果はどのくらいでしたか。
1名あたり月5〜10時間程度の削減につながっていると感じています。
重複訪問を避けられたケースでは、1件あたり移動と商談を合わせて約2時間の削減になりました。加えて、名刺情報の入力作業も効率化されています。
それ以外にも、以前はExcelに企業名や担当者名を一から入力していたものが、Sansanではアップロード時に情報が取り込まれるため、1件あたり5分から10分ほどの入力工数の削減にもなっています。
―――Sansanへの評価を10点満点で教えてください。
10点です。現時点では不満はありません。
導入後、ウェブ会議の際に使えるバーチャル背景をダウンロードできることに気づいたのですが、導入前から知っていたとしても、導入判断に大きな影響はなかったと思います。
導入によって、かつては部門をまたいだ情報の断絶が原因で起きていた重複対応がなくなり、顧客への対応品質が上がったと感じています。
Sansan
＼ 【限定特典】Excelで編集できる比較表つき／
