マニュアル作成ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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マニュアル作成ツールとは
マニュアル作成ツールとは、業務や製品の操作方法などのマニュアル資料を作成・管理できるソフトウェアのことです。
マニュアル作成ツールを使うと、テキストや画像、動画などを簡単に組み合わせて、見やすくわかりやすいマニュアルを作れます。
マニュアル作成ツールが必要とされる理由
マニュアル作成・運用をしている企業は多いですが、実際に運用しようとするとマニュアル作成に時間や手間がかかることや、品質や統一性が低いこと、マニュアルの更新や管理が煩雑で活用が定着しないなどの懸念が挙げられます。
マニュアル作成ツールの活用することで、マニュアルをスムーズに作成でき、業務効率化や情報共有のスピード化を目指せます。
マニュアル作成ツールのメリット
マニュアル作成ツールを使うと、次のようなメリットがあります。
マニュアル作成をスムーズに行える
マニュアル作成ツールを使うことで、作成作業を効率よく進められます。テンプレートや編集機能が充実しているため、文章や画像の配置に手間取ることなく、短時間で整った資料を仕上げられるでしょう。
これにより、今まで時間のかかっていたマニュアル作成がスピーディになります。結果として、作成担当者の負担を減らし、他業務への時間配分もしやすくなります。
属人化を防止できる
マニュアル作成ツールを活用すると、業務の進め方を誰でも確認できる状態にできます。作成したマニュアルはチーム全体で共有可能なため、特定の人に依存しない情報展開が可能です。
担当者の不在時でも業務が滞りにくくなり、人材の入れ替わりや引き継ぎも円滑になります。組織全体の対応力を高める効果が期待できます。
情報共有が素早くでき業務効率が上がる
マニュアル作成ツールには、クラウド共有やリンク送信などの機能が備わっているものも多くあります。そのため、作成した内容を即座に社内で展開でき、情報伝達のスピードが向上します。
情報共有にかかる時間が短縮されることで、指示の食い違いや無駄なやりとりを減らせるでしょう。結果的に業務全体のスピードと精度が高まり、チームの生産性が向上します。
マニュアルを簡単に更新できる
ツールを使えば、既存マニュアルの修正や追記が容易になります。特にクラウド型ツールであれば、最新版が常に共有されるため、古い情報が残るリスクも少ないです。
これにより、制度変更や業務手順の見直しにも素早く対応できます。常に最新の情報が共有されることで、ミスやトラブルの予防にもつながります。
マニュアル作成ツールの選び方ポイント
マニュアル作成ツールを選ぶときには、次のようなポイントに注意しましょう。
画像や動画付きのマニュアルを作れるか
視覚的な情報を取り入れることで、マニュアルの理解度は大きく向上します。特に操作手順や機器の使い方などは、テキストだけで説明するよりも、画像や動画を用いた方が直感的に伝わります。
そのため、ツールを選ぶ際は、画像や動画をスムーズに挿入できる機能があるかを確認しましょう。ファイル形式の制限やアップロード容量の上限にも注意が必要です。
操作性に優れているか
ツール自体の操作が難しいと、マニュアル作成がかえって非効率になります。直感的な操作が可能で、誰でも簡単に使いこなせることが重要です。
ドラッグ＆ドロップでの編集や、操作メニューのわかりやすさなどを確認しましょう。導入前に無料トライアルで実際の操作感を試すこともおすすめです。
テンプレートが豊富か
テンプレートが豊富なツールは、マニュアル作成の時間短縮に役立ちます。レイアウトや構成の基本形が用意されていれば、内容入力に集中できます。
テンプレートの種類やカスタマイズのしやすさをチェックしましょう。業種や利用シーンに合ったテンプレートがあるかどうかも重要なポイントです。
編集・閲覧履歴が残せるか
マニュアルの変更履歴が残せると、誰がいつどのような修正を行ったかを把握できます。これにより、情報の信頼性が保たれ、ミスの発見や原因の特定もしやすくなります。
履歴の確認機能があるか、複数ユーザーで編集した際に変更内容が記録されるかなどを確認しましょう。バージョン管理のしやすさも重要な視点です。
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次の記事では、口コミ評判で人気のマニュアル作成ツールを多く紹介しています。無料で利用できるマニュアル作成ツールも複数あります。比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
マニュアル作成ツールが必要な企業
マニュアル作成ツールは、業務効率化や教育体制の整備が求められる企業にとって有用です。特に導入が効果的な企業の特徴を紹介します。
新人教育やマニュアル整備に時間がかかっている企業
新入社員の教育に多くの工数がかかっている企業では、マニュアル作成ツールが大きな力を発揮します。たとえば、毎回口頭で説明していた業務内容を標準化されたマニュアルとしてまとめれば、指導の手間を減らせます。
また、業務手順が文書化されていない企業では、担当者によって教え方が異なるといった課題も少なくありません。
こうした企業では、マニュアル作成ツールを活用することで教育内容を統一できます。結果として、教育にかかる時間の短縮と、新人の即戦力化が期待できます。
拠点やチームが複数あり、情報共有に課題を感じている企業
本社と支店、営業部と開発部など、部門や拠点が分かれている企業では、業務情報の伝達に手間がかかります。たとえば、仕様変更や業務フローの修正内容が正確に共有されず、ミスや認識違いが発生することもあるでしょう。
このような環境では、マニュアル作成ツールによって情報共有の精度が高まります。常に最新版のマニュアルをオンラインで参照できる状態を整えることで、組織全体の足並みをそろえられます。
業務内容が頻繁に変化し、マニュアルの更新が追いつかない企業
新しいサービスの導入や業務プロセスの改善が日常的に行われる企業では、マニュアルの更新頻度も自然と高くなります。しかし、紙やExcelで管理している場合、改訂作業に時間がかかり、現場に古い情報が残ってしまうかもしれません。
こうしたケースでは、マニュアル作成ツールが有効です。編集や公開が簡単にできるため、変更点をすぐに反映できます。常に最新の業務情報を共有できる体制を整えられる点が、特に適している理由です。
マニュアルを作成するときのコツ
マニュアルを作成するときには、次のようなコツを参考にしましょう。
専門用語を避ける
マニュアルを読む人は、マニュアルの内容に詳しくない場合が多いです。そのため、専門用語や難解な言葉を使うと、マニュアルの理解が難しくなります。
専門用語や難解な言葉を使う場合は、必ず意味や定義を説明するか、別の簡単な言葉で置き換えるようにしましょう。
5W1Hを意識する
マニュアルを作成するときには、5W1H（Who, What, When, Where, Why, How）を意識すると、マニュアルの内容が明確になります。5W1Hとは、次のような質問に答えることです。
- Who：誰がマニュアルの対象者か
- What：何をマニュアルの目的や内容とするか
- When：いつマニュアルを使うか
- Where：どこでマニュアルを使うか
- Why：なぜマニュアルを使うか
- How：どのようにマニュアルを使うか
5W1Hを意識することで、マニュアルの構成や順序、重要度などを決定できます。
図や表を活用する
マニュアルを作成するときには、図や表を活用すると、マニュアルのわかりやすさや見栄えを向上できます。テキストだけでは説明が難しい場合や、テキストだけでは説明が長くなったり、印象に残らなかったりする場合は図や表を用いると効果的です。
また、図や表を使うときには、次のような点に注意しましょう。
- 図や表のサイズや位置を適切に調整する
- 図や表のタイトルやキャプションを付ける
- 図や表の内容とテキストの内容を対応させる
- 図や表の内容をテキストで補足する
読まれるための仕組み化をする
マニュアル作成ツールを導入した際には、定着を図るために読まれるための仕組み化をすることで、マニュアルの効果を高められるでしょう。
たとえば、研修には必ずマニュアルを取り入れて確認するフローをつくることや、使用したマニュアルで気づいたことがある場合にはフィードバックをして改善できる体制をつくることも大切です。
また、検索のしやすさや閲覧のきっかけをつくることも読まれるために必要です。キーワードやタグを付けて検索しやすくする、マニュアルが更新された場合に通知がくるようにするなど工夫しましょう。
さらに、マニュアル自体の精度を高めることで活用しやすくなります。たとえば、タイトルや見出しをわかりやすくする、目次や索引をつくるなどが挙げられます。
マニュアル作成ツールを導入して業務改善や品質向上を目指そう
マニュアル作成ツールとは、業務や製品の操作方法などを説明する文書を作成するためのツールです。マニュアル作成ツールを使うと、マニュアル作成がスムーズにできるだけでなく、マニュアルの品質や効果も向上できます。
マニュアル作成ツールを選ぶときには、操作性や使いやすさ、テンプレートの豊富さなどのポイントにも注意して選んでください。マニュアル作成ツールを活用して、効率よく品質の高いマニュアルを社内共有して、業務改善や品質向上を図りましょう。
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