イベント管理システム・ツールには多くの種類があり「どれを選べばいいか」迷いますよね。後から知ったサービスの方が適していることもよくあります。導入の失敗を避けるためにも、まずは各サービスの資料をBOXILでまとめて用意しましょう。
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イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベントの企画から運営、分析までを一元的に管理できるシステムのことです。イベント管理システムを導入することで、イベントの開催から実施までの効率化や、実施後の効果測定が可能になります。
イベント管理システムには、さまざまなタイプや機能がありイベント実施の規模や、望む効果によって合うものを選ぶといいでしょう。
イベント管理システムの主な機能
イベント管理システムには、主に次のような機能があります。
集客
集客を促すための機能として、イベントサイトの作成や、SNS連携、イベントの告知や申し込み、チケット発行などがあります。
システム上で簡単に作成できるため、手間や工数をかけずに集客が可能です。
受付
参加者の入場をスムーズに行うための機能です。ORコードやバーコードでのチケット読み取りや受付管理な土をスムーズに行えます。
決済
イベントの参加費や商品の購入をクレジットカードや電子マネーで行えるようにする機能です。決済方法の範囲はシステムによって異なります。
顧客対応
参加者の質問や要望に対応できる機能です。また、イベント開催時の参加者とのコミュニケーション機能から、イベント開催後のアンケート送信などの機能もあります。
分析
イベントの参加者数や満足度、売上やコストなどのデータを収集・分析できる機能です。分析データはレポートとして可視化でき、次の施策に活かせます。
イベント管理システムの導入メリット
イベント管理システムを導入することで、次のようなメリットが挙げられます。
- イベント当日の作業を効率化できる
- マーケティング施策の効果測定
- 管理チームでの情報共有が円滑になる
- 情報セキュリティの強化につながる
- メール配信で今後のマーケティング活用
イベント当日の作業を効率化できる
イベント当日の作業としては、集客、受付、情報管理、決済、顧客対応などがあります。手動で行う場合には、時間やコストがかかることや、ミスやトラブルの懸念がありますが、イベント管理システムを導入することで、業務の自動化やデジタル化ができ、作業の効率化につながります。
マーケティング施策の効果測定
イベント管理システムには、イベントの効果を測定する分析機能も備わっています。分析機能では、イベントの参加者数や満足度、売上やコストなどのデータを収集・分析できます。データを可視化し、改善策の検討ができることも大きなメリットでしょう
また、参加者の属性や行動履歴などの詳細なデータも取得できるため、参加者のニーズや傾向を把握し、セグメンテーションやパーソナライゼーションなどのマーケティング施策を実施できます。
管理チームでの情報共有が円滑になる
イベント管理システムを導入することで、企画から当日運営、事後のフォローまでの情報を一元化できます。各担当者がリアルタイムで最新の情報を確認・共有できるため、伝達ミスや認識のズレを防ぎ、スムーズな連携が実現します。
チャットやタスク管理機能などを活用すれば、遠隔地にいるメンバーとも効果的に連携でき、チーム全体の効率が向上するでしょう。
情報セキュリティの強化につながる
紙や個人PCで管理していた情報を、専用のイベント管理システムで一括管理することで、情報漏えいリスクを大幅に軽減できます。アクセス権限の設定や、ログの追跡が可能なため、誰がどの情報にアクセスしたかを明確に管理でき、不正利用やミスを防止します。
特に個人情報を扱うイベントでは、セキュリティ対策が信頼性を高められるでしょう。
メール配信で今後のマーケティング活用
イベント参加者のデータをもとに、対象を絞ったメールを配信できます。たとえば、過去の参加履歴や興味関心に応じた内容で情報を届けることで、開封率や反応率の向上が期待できるでしょう。
配信結果のデータを活用することでマーケティング施策の分析や改善にも役立ち、継続的な関係構築につなげられます。
イベント管理システムのタイプ
イベント管理システムには、次のようなタイプがあります。
- イベント開催業務をサポートするタイプ
- リード獲得を促すタイプ
- 大規模イベントに対応したタイプ
イベント開催業務をサポートするタイプ
イベントの企画から運営までを網羅的にサポートするタイプです。このタイプのシステムは、集客や受付、情報管理、決済、顧客対応などの機能が充実しています。
イベントの規模や参加人数、種類に関係なく幅広く利用できます。
リード獲得を促すタイプ
イベントの参加者をリードとして獲得し、商談やマーケティング施策にスムーズに活用できるタイプです。ウェビナーや講演会などの小規模のイベントに向いています。
オンライン上での名刺交換、資料ダウンロード、商談予約などが行えるサービスが多いです。
大規模イベントに対応したタイプ
数千人から数万人の参加者を想定した大規模なイベントに対応したタイプです。受付や決済などの機能が高速かつ安定しています。大規模な展示会やカンファレンスなどのイベントに向いています。
参加者と登壇者のコミュニケーションが取れる機能が充実しています。
イベント管理システムを選ぶ際のポイント
イベント管理システムを選ぶ際には、次のようなポイントに注意する必要があります。
ツール操作を簡単に行えるか
イベント管理システムを選ぶ際には、ツール操作を簡単に行えるかを確認することが重要です。
操作が簡単なシステムは、イベントの企画や運営をスムーズに行えます。操作が簡単かどうかを判断するためには、無料トライアル期間やデモ機の利用で実際に操作感を確認しましょう。
ほかにもレビューや口コミを参考にして、実際に使用した方の操作感や満足度を確かめるのもおすすめです。
開催後の効果測定が可能か
イベント管理システムを導入する際は、開催後の効果測定ができるか否かも重要です。開催後の効果測定が可能なシステムであれば、イベントの成果や改善点を把握でき、次回の開催に活かせます。
どのような分析項目があるのか、レポーティング機能があるかなども確認しておきましょう。
決済手段は複数あるか
イベント管理システムを選ぶ際には、複数の決済手段があるかも選定ポイントとなるでしょう。決済手段は複数あるほうが、参加者の利便性や満足度を高められます。
おすすめのイベント管理システム
次の記事では、口コミ評判で人気のイベント管理システムを多く紹介しています。イベント管理システムを比較検討したい方は、ぜひ参考にしてください。
イベント管理システムの注意点
イベント管理システムには次のような注意点があるので、導入前に確認しておきましょう。
- 導入にはコストと準備がかかる
- システム障害やトラブルのリスク
- 情報漏えいのリスクはゼロではない
導入にはコストと準備がかかる
イベント管理システムは便利な一方、導入には初期費用や月額利用料などのコストが発生します。
また、運用をスムーズに進めるには操作研修やマニュアルの整備など、ある程度の準備期間も必要です。特にITツールに慣れていないメンバーが多い場合は、浸透までに時間がかかることもあるでしょう。
システム障害やトラブルのリスク
優れたシステムでも、絶対にエラーが起きないとは限りません。アクセス集中によるサーバーダウンや、設定ミスによる情報表示の不具合など、思わぬトラブルがイベント当日に影響を及ぼす可能性があります。
万が一の際の対応フローや、バックアップ手段をあらかじめ整えておくことが重要です。
情報漏えいのリスクはゼロではない
イベント管理システムでは、参加者の氏名、メールアドレス、企業名などの個人情報を多く扱うため、セキュリティ面の対策が重要です。システム側に対策が講じられていても、運用ミスや不正アクセスによって情報漏えいが起こるリスクはゼロにはできません。
信頼性の高いシステム選定と、適切な取り扱いルールの徹底が不可欠です。
イベント管理システムを利用して満足度の高いイベント開催へ
イベント管理システムとは、イベントの企画から運営、分析までを一元的に管理できるシステムのことです。
イベント管理システムには、集客や受付、情報管理、決済、顧客対応、分析など機能が豊富にあり、イベント開催における負担を軽減するほか、利用者の満足度を高めることにもつながります。
イベント管理システムを選ぶ際には、用途に合わせたシステムを選ぶことはもちろん、操作性や、開催後の効果測定の有無、決済手段の種類についてを確認しておくとスムーズです。
イベント開催の効果を高めるためにぜひ、納得できるイベント管理システムを導入しましょう。
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