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2017-06-29

イベント管理システム13選!運営効率化・セミナー管理など

イベントを開催する際に主催者を悩ませるのが膨大な準備・イレギュラーな当日対応・事後報告。その3点、イベント管理システムを利用すれば簡単に済ませられます!イベント管理システムでできること、おすすめの13システムを紹介します!
営業イベント管理
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BtoB、BtoCを問わず、見込み客の顧客化はマーケティングをするうえでの大命題です。イベントやセミナーの開催はそれを実現するための重要な1つの選択肢になります。

イベントを開催するときに欠かせないイベント管理システムでできること、そしておすすめのシステムを紹介します!

1. イベント管理システムでできること

イベントを開催する際に主催者を悩ませるのが煩雑な準備、必ずと言っていいほど起こる当日のトラブルの処理、そして手間のかかる事後報告。それらをすべて一元化してイベント運営を総合的に便利にできるのがイベント管理システムです。

もちろんすべてのシステムが一気通貫でイベント管理をできるわけではなく、ある一部の機能により特化したシステムもあります。

また、イベント管理システム自体は欧米ではとてもポピュラーなものですが、日本ではまだあまりシステムが多くないため、イベント作業を便利にするシステムも含めてイベント管理システムとして紹介します。

上図はできることの一連の流れを簡単に表したものですが、ここに記載していること以外でも、見込み客にメールを送信したり、モバイルアプリを運営するなどで参加者の増加を狙えます。

2. イベント管理システムを選ぶポイント

イベント管理システムを選ぶ際に、いくつか注意しなければならないポイントがあります。

会社のニーズ(利用シーン)を明確にする

一言にイベント管理と言っても、システムによっては当日の受付管理しかできないものや、セミナー形式のものにしか対応していなかったりとさまざまなものがあります。

受付で使うことを主とするのか、顧客管理をしたいのか、アフターフォローを手厚くするためなのか…目的はさまざまであると思います。会社のニーズに応じたシステムを選びましょう。

システム料金などの価格感

当然ですがシステムによって価格は異なり、イベント管理システムでは高価なものと安価なものの差が比較的大きいです。また、料金体系が定額制か従量課金制なのかの違いも、自社の使い方に応じてマッチする方は変わってきます。機能のカスタマイズ性の高いものか否かも価格のところに関連してくる項目です。

ユーザビリティ(操作性)

だれでも簡単に使えるシンプルなものかどうかは必ず確認しておきたい点です。仮にいくら性能が高いものを導入したとしても、それを使いこなせなければ意味が無いのはいうまでもありません。

使う人を選ばず、直感的な操作が可能なUIを持ち合わせたものであれば最初の教育コストも抑えられます。
もちろんこの「使いやすさ」という部分は度外視して、より高機能なものを求めるという選択肢もあります。

3. おすすめのイベント管理システム13選

それでは、おすすめのイベント管理システムを紹介していきます。最初に紹介するEvent Cloud Mixはイベント管理だけでなくイベント後の顧客管理まで一気通貫で行えたりと、サービスによってカバーしている機能がさまざまです。

Event Cloud Mix

  • イベントに必要な100以上の機能がオールインワン
  • 情報共有で状況把握をスムーズに
  • 定額制で低価格

Event Cloud Mixは、登録者管理、サイト運営、当日来場管理、モバイルアプリ管理など100を超えるツールと連携し、イベント期間前・期間中・期間後それぞれの段階で必要となる機能を網羅するイベント管理システムです。大型セミナから勉強会までさまざまなイベントに活用できます。来場者データをCRMマーケティングオートメーションなどにAPI連携できるので、イベント実施後のマーケティング活動にも役立ちます。7日間の無料トライアル期間もあるので、気軽にお試しできます。

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SPIRAL® _セミナー管理

  • Webアプリケーション構築プラットフォーム
  • 顧客情報を一元管理
  • 高いカスタマイズ性

SPIRAL®︎は、アプリケーション開発ツールと、クラウドDBを統合した情報資産プラットフォームです。受付フォーム作成から来場客の管理までワンストップで運用できるシステムです。複数のセミナーを同時に受付管理可能で、急なセミナー開催にも対応できます。セキュリティ面では、ログインできるアプライアンスやIPを制限することで、システムを安全に管理できます。ぜい弱性の診断でもAAAランクを獲得しています。

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EventCreate(イベントクリエイト)

  • 過去ユーザやアンケート回答者に一括告知
  • イベント当日の出欠確認機能
  • CSV形式で外部CRM・SFAなどと連携

EventCreateは、Eチケット発行機能やCRMを組み込んだ、イベントやセミナーの管理・運営システムです。CMS機能によって、イベント告知ページを簡単に作成できます。一度作ったイベントをテンプレートとして、新たな類似イベントを作成できます。電子証明書などを用いた二要素認証がオプションで用意され、継続プランの最低契約期間は6か月となっています。

Peatix(ピーティックス)

  • 告知ページ作成CMS
  • イベント紹介動画作成サービス
  • チケット再販機能

Peatixは、イベント管理や運営を行うイベント集客に強みのあるサービスです。イベントスタッフ派遣など、運営を全面的に引き受ける「Peatixビジネス」というBPOも行っています。参加者のデータなどはCSV形式でダウンロードできます。アプリ上で即時発券可能な「チケット再販機能」が新しく加わりました。チケットを公式で再販することにより、転売を防ぐ効果もあるようです。

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EventRegist(イベントレジスト)

  • 他サイトに申し込みフォームやウィジェット埋込
  • 領収書データを自動発行し、いつでも印刷可
  • PayPal・クレジット決済対応

EventRegistは、イベント運営プラットフォームです。ソーシャルメディアを介し、イベント情報を拡散。サイト埋め込み用のウィジェットが用意されており、インタラクティブなコミュニケーションの輪を広げていけます。参加者専用アプリを用いて、来場時のチェックインや、電子チケット配信を行えます

楽らく受付くん

  • 販促フライヤ・ポスター制作可能
  • 日次バックアップ
  • テンプレートを利用しebページを用意

楽らく受付くんは、セミナー募集やイベント運営向けの、クラウド型のウェブ受付システムです。受付データをExcel形式でダウンロードする機能や、ランディングページ作成サービス、入力バリデーション付きの申し込みフォームなど、イベント運営業務の手間を削減します。また、通常は別会社への発注となるチラシや販促物の印刷も引き受けており、イベントに必要な「システム」と「モノ」をトータルで提供できます。

everevo(イベレボ)

  • モバイル用ランディングページを自動生成
  • 来場者には専用のiOSアプリを提供
  • 事前決済することで来場キャンセルリスク低減

everevoは、集客にsnsを取り入れたイベント運営管理ツールです。Facebook、Twitter、mixiのIDとフェデレーション連携し、ログインに用いることが可能です。決済はクレジットとPayPal・コンビニや銀行支払・会場払いが利用できます。スマートデバイスと連携し、チケット購入や申し込みを行えます。低コストで効率的に集客業務を進められるでしょう。

ATND(アテンド)

  • イベントの告知・運営管理がすべて無料
  • facebookやTwitterと連動
  • QRコードで来場チェック

ATNDは、シンプルなインターフェースが特徴の、イベント告知・運営を行うWebプラットフォームです。勉強会・オフ会・交流会など手軽に利用できることが強みで、ユーザ数を増やしているようです。アテンドで作成できるのは公開イベントのみですが、外部非公開の社内向けサービス「ATND INTERNAL」も提供されています。両サービスはやがて統合される可能性があります。

Wazoo(ワズー)

  • 参加費無料のイベントは利用料金も無料
  • 住所を入力すると地図を自動挿入
  • EチケットやPassbook、オンライン決済に対応

Wazooは、プライベート・パブリック・ビジネスの区別なくだれでも利用できる、決済機能付きイベント運営ツールです。一度作成したイベントを複製し、次回開催時のテンプレートとして利用できます。チケットは「Eチケット形式」で、メール送信されます。チケットには割引コードなどを設定できます。アンケートを実施してExcelに自動出力など、イベントを横断的に分析し、いっそう発展させる手がかりを得られるでしょう。

DoorKeeper(ドアキーパー)

  • コミュニティを無制限に作成可
  • イベントのリマインダ機能やAPI提供
  • 代金前払いで無秩序なキャンセルを防止

DoorKeeperは、B2B、B2C、C2Cイベントビジネスの共用プラットフォームです。コミュニティは無制限に作成でき、イベント終了後もメンバの関係が持続します。全プランでPayPal支払い・クレジット決済対応。上位プランではGoogle Analyticsと連携し、AdWordsとリンクしたり、データを活用できます。興行やイベント開催以外に、出欠管理などにも利用可能です。

ChoiceResearve(チョイスリザーブ)

  • 複数店舗の管理
  • クレジット決済対応
  • 時間割・会議室型・イベント型などの予約方法

ChoiceResearveは、クラウド型の予約管理システムです。Web経由で予約をすれば、ペーパーレス化や人件費削減につながります。ネット上でインタラクティブなコンテンツを提供したり、インパクトのあるUIを工夫すれば訴求効果向上が見込めます。また、接客ピークタイムの予約対応・キャンセル対応・空席確認の問い合わせが無くなれば、ビジネスの効率は上がります。予約システムの利用によって、顧客獲得のみではなく、業務の円滑化も図れるでしょう。

EIPO (アイポ)

  • メルマガ・HTMLメール自動配信
  • タスク管理や入金管理機能
  • IPによるアクセス制限

EIPOは、クラウド型のセミナー予約管理システムです。CMSや、メールによるリマインダ、画像付きのhtmlメールを利用でき、2MBまでのファイルを添付できます。IPを判別し、アクセスコントロールを行います。共有あるいは専用のSSLでセキュアなネットワークを構築。Google Analyticsを設置し、トラフィックを精査することも可能です。

Event Manager(イベントマネージャー)

  • 申し込み後、招待メールやQRコード添付
  • 必要機材のレンタルサービス
  • 来場状況をリアルタイムで把握

Event Managerは、SaaSまたは受付機材レンタルの2プランから選択できる、予約管理システムです。継続するイベントではSaaSプラン、スポット型イベントではレンタルプランと、使い分けが可能です。PC・タブレットとHHTなどを組み合わせて、当日の受付システムを構築。来場者は、QRコードをスキャンするだけで、イベントにエントリーできます。運営データの可視化、CSVダウンロードによる運営後処理など、情報資産を有効活用できます。

イベント管理システムを利用してイベント成功を目指そう!

イベント管理システムを利用することは、イベントを成功に導くためのもっとも効率的な選択肢です。それぞれのイベント管理システムをしっかりと比較して最善のシステム導入をしましょう。

こちらの記事では、セミナー管理システムについて詳しく解説していますので、気になる方はぜひご覧ください。

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