中小企業に最適なイベント管理システム4選｜業務効率化と集客を両立する方法

中小企業が抱えるイベント開催の課題

イベント管理システムを導入していない中小企業が抱えているイベント開催の課題についてまとめました。あなたの企業でも同様の課題を抱えていれば、中小企業向けのイベント管理システムで解決できる可能性があります。

イベントにかけられる人員が限られている

中小企業では、イベントの準備や告知、運営に必要な人員が限られているため、スムーズにイベントを開催するのが難しいことがあります。

たとえば、マーケティング担当者が同時にランディングページ（LP）の制作や、SNSでのプロモーションを行う必要があり、イベントの準備に割ける時間やリソース不足に陥ってしまうことが多いです。

また、運営当日には参加者の案内や会場設営など、多岐にわたる業務を限られたスタッフでこなさなければならず、スムーズなイベント運営が難しくなります。

集客が難しい

イベントを成功させるためには、多くの参加者を集めることが不可欠です。しかし、中小企業はブランドの認知度が低い場合が多く、集客に苦戦するケースが少なくありません。とくに、マーケティング予算が限られている企業では、広告費を十分にかけられず、SNSや口コミだけでは思うように参加者を集められないことがあります。

また、ターゲット層に適切にリーチするための手法が確立されていないと、効果的な集客ができません。イベントの目的や対象者を明確にしたうえで、最適な集客方法を選ぶ必要があります。

ノウハウ不足

イベントを成功に導くには、企画・運営・進行管理・トラブル対応など、さまざまなスキルが求められます。しかし、中小企業ではイベント運営に詳しい専門スタッフを確保するのが難しく、経験やノウハウが不足していることが多いです。

イベントの流れを設計し、スムーズに進行させるための計画が不十分だと、当日にトラブルが発生するリスクが高まります。適切な機材の手配や会場選び、参加者の管理など、細かい業務が多いため、経験のない担当者にとっては負担が大きくなります。

効果測定やフォローまで手が回らない

イベントを開催しただけで終わってしまい、その後のフォローアップや効果測定が十分に行えていないのも、中小企業によく見られる課題です。イベントの成果を評価し、次回の改善につなげるためには、アンケートの収集や参加者の反応分析が必要ですが、人手が足りないために後回しになってしまうことが少なくありません。

また、イベント後のフォローが不足すると、せっかく獲得した見込み客（リード）との関係が途切れてしまい、ビジネスチャンスを逃すことになりかねません。継続的な関係構築のためには、イベント後のフォローを計画的に行うことが大切です。

中小企業がイベント管理システムを導入するメリット

イベントを成功させるためには、計画から実施、フォローアップまで多くの作業が必要です。中小企業では、リソースの制約があるため、効果的にイベント管理を進めることが求められます。中小企業がイベント管理システムを導入して得られるメリットについて詳しく解説します。

告知サイトや参加者リストの作成など準備から運営までを一元化できる

イベント管理システムを導入することで、イベントの告知や参加者リストの作成など、準備から運営までの業務を一元化できます。

これにより、準備にかかる手間を抑えて、スムーズなイベント運営が可能です。たとえば、イベント告知用のランディングページ（LP）作成や参加者リストの作成、来場者管理などが効率的に行えます。

集客とマーケティングの強化

イベントを成功させるためには、ターゲットに対して効果的な集客を行うことが不可欠です。イベント管理システムには、メール配信機能やSNSとの連携機能が備わっているものが多く、効率的なプロモーションが可能です。

イベント管理システムを使って、参加者のデータを分析することで、どの集客チャネルが有効だったのかを把握し、次回のイベントに活かせます。適切なターゲットに適切なメッセージを届けることで、より多くの参加者を集めることが見込めるでしょう。

また、イベント終了後の参加者へのフォローアップも容易になります。参加のお礼メールの送信や、興味を持った人への追加情報提供などをスムーズに行えるため、リードの育成（リードナーチャリング）につなげられるでしょう。営業部門と密に連携することで、イベントを単発のものではなく、継続的なビジネスチャンスに変えることが期待できます。

受付や来場者管理など当日のイベント業務を効率化できる

イベント管理システムでは、当日の受付や来場者管理などのイベント業務を効率化できます。

参加者のチェックインや参加者リストとの照らし合わせ、座席指定などをクラウドで管理できるため、人的ミスや混乱を軽減し、イベント運営の円滑化が図れます。

イベント管理システムによっては、QRコードの提示により受付処理を行えるものもあるため、より迅速な来場者管理が可能です。受付の自動化もできるため、人員を削減しながらも、利用者の利便性向上につなげられます。また、イベントの企画や開催などの支援や代行が可能な場合には、そうしたサービスの活用によりリソース不足や負担を補えるでしょう。

イベントの効果測定ができてノウハウ蓄積ができる

イベント管理システムを利用することで、イベントの効果測定が容易に行えます。参加者アンケートや来場者数の集計、セッションの評価などの機能が搭載されているサービスもあり、イベントの成功要因や改善点を把握できます。

イベント終了後に、登録者情報と照らし合わせ、ニーズや満足度などを把握して改善を図れば、最小限のリソースで成果を上げられるでしょう。蓄積された過去のイベントデータを振り返って分析することで、持続的にイベントの品質向上が図れます。

イベント管理システムを導入する際の注意点

イベント管理システムは便利なツールですが、導入時にいくつかの注意点があります。気を付けないと、せっかく導入しても期待した効果が得られないかもしれません。導入前に確認すべきポイントを3つ紹介します。

業務フローに合わないと使いづらい

イベント管理システムは各社で機能や操作性が異なります。業務フローや運用体制に合ったものを選ばないと、使い勝手が悪く、現場での活用が進まないかもしれません。導入前には、実際の運用シーンをイメージしながら機能の適合性を確認しましょう。

この点を見落とすと、導入後に「思ったより使いにくい」「結局、手作業に戻ってしまった」といった事態を招く可能性があります。特に中小企業では、人手や時間に限りがあるため、ミスマッチは大きな負担となります。

操作が複雑だとスタッフの負担になる

高度な機能を備えたシステムほど、操作や設定が複雑になりがちです。システムに不慣れなスタッフが扱う場合、習得に時間がかかり、業務がスムーズに進まなくなることもあります。導入前には、誰がどの機能を使うのかを明確にし、直感的に操作できるかを確認しましょう。

この点を軽視すると、業務効率化のために導入したはずが教育やサポート対応に時間を取られ、本来の目的を果たせなくなるおそれがあります。最悪の場合、現場に定着せず利用をやめてしまうこともあります。

コストに見合う効果を得られるかを見極める

イベント管理システムの料金形態は、初期費用・月額費用・従量課金など多様です。導入にかかる総コストと、得られる効果のバランスを冷静に見極めることが大切です。必要な機能に絞ったプランを選ぶように、コストパフォーマンスも重視して検討しましょう。

この点を見誤ると、コストばかりかかって実際にはほとんど使われていないといったケースも生じます。中小企業にとっては、限られた予算を有効に使うためにも、費用対効果の見積もりは欠かせません。

中小企業がイベント管理システムを選定する際のポイント

中小企業がイベント管理システムを選定する際は、いくつかのポイントが存在します。代表的なポイントについて解説します。

イベント管理システムの種類と機能を把握する

イベント管理システムを選ぶ際には、ニーズに合ったシステムを選ぶために、各システムの種類や機能を把握しましょう。

イベント管理システムは、イベントの集客に強いサービスや多数のオンライン決済に対応したサービス、イベント来場者の管理に特化したサービスなど種類や機能もさまざまです。目的に合ったシステムを選ぶことで効果的なイベント運営が可能となります。

開催したいイベントの形式に対応しているか

イベント管理システムを選ぶ際には、開催したいイベントの形式にシステムが適しているかを確認することが重要です。

オンライン、オフライン、ハイブリッド（オンラインとオフラインの混合開催）形式など、サービスによって対応している開催形式は異なります。

開催したいイベントの形式を踏まえたうえで導入するシステムを検討しましょう。

他のツールとの連携

イベント管理システムが、他のシステムと連携できるかどうかも検討すべきポイントです。SNSとの連携機能があると、集客やプロモーションの幅が広がり、イベントにより多くの参加者を集客可能です。

イベント管理システムをCRMツールやMAツールと連携すれば、参加者の行動データをもとに適切なタイミングでフォローアップを行ったり、メールマーケティングを自動化したりできます。これらの連携により、見込み客との関係をより強固にし、イベントの成果を最大化することが見込めるでしょう。

サポート体制が充実しているか

イベント管理システムに、トラブルが発生した際に迅速に対応できるサポート体制が整っているかも重要なポイントです。イベント当日にシステムトラブルが発生すると、運営に大きな影響を及ぼすため、サポートの対応スピードは十分に確認する必要があります。

また、チャットや電話、メールなどの問い合わせ手段が充実しているかも確認すると安心です。サポート手段の有無によって、イベント運営の負担が大きく変わる可能性があります。

コストと予算に見合っているか

イベント管理システムの料金体系は、初期費用や月額料金、従量課金などさまざまです。中小企業にとっては、コストパフォーマンスの高さが重要なポイントになります。

基本的な機能が揃ったプランと、オプション機能が追加できるプランが用意されている場合、イベントの運営規模に応じて適切なプランを選ぶ必要があります。コストを抑えるために無料サービスを活用する方法もありますが、必要な機能が制限されることが多いため、慎重に検討するようにしましょう。

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中小企業におすすめのイベント管理システム4選

中小企業におすすめのイベント管理システムを紹介します。

ネクプロは、動画をライブのように配信できるウェビナー・動画配信プラットフォームです。ネクプロは、次のような特徴があります。

• Salesforceと連携し、見込み顧客の行動・興味を可視化
• プログラミング不要で配信用メディアサイトの構築が可能
• 配信中の投票やチャットなどコミュニケーション機能も充実

Eventory（イベントリー）は、イベントの企画・開催・分析・フォローアップまで、ひとつのプラットフォームで管理可能なイベントDXソリューションです。Eventory（イベントリー）には、次のような特徴があります。

• オプション費用なしですべての機能を利用可能
• オンライン／オフライン／ハイブリッドイベントに対応
• 登録フォーム、チケット、QRコードなど複数の登録方法あり

EventHubは、オン／オフライン、ハイブリッドイベント開催が可能なイベント管理システムです。EventHubには、次のような特徴があります。

• ウェビナー、カンファレンス、展示会、交流会など多様なビジネスシーンで活躍
• 参加者の行動・視聴ログからリードの温度感を判別可能
• イベントの企画・開催から効果検証・データ分析をトータルサポートするプランあり

eventos（イベントス）は、オフラインとオンラインの両方に対応できるイベントプラットフォームです。eventos（イベントス）には、次のような特徴があります。

• イベントオリジナルアプリの作成が可能
• Webサイトやオウンドメディアの制作ができる
• 有料・無料チケット、クーポン、割引コードなどさまざまな発券が可能

イベント管理システムの導入がおすすめの企業

イベント管理システムはすべての中小企業に必要なわけではありませんが、特定の業務スタイルや課題を抱える企業にとっては大きな効果を発揮します。特に導入を検討したい企業の特徴を紹介します。

限られた人数でイベントを運営している企業

担当者が1～2名でセミナーや説明会を企画していたり、他業務と兼任しながらイベント運営を行っていたりする企業は少なくありません。こうしたケースでは、準備・告知・受付・フォローアップといった業務が属人化し、時間的な余裕が持てない状況になりがちです。

イベント管理システムを導入すれば、業務の自動化や一元管理が可能となり、限られた人員でもスムーズにイベント運営ができます。タスクの見える化にもつながるため、属人化のリスク軽減にも効果的です。

イベントを定期的に開催している企業

月に1回以上の頻度で説明会や体験会を実施している企業、複数の会場・日時でイベントを展開している企業などは、準備と運営にかかる負担が継続的に発生します。毎回ゼロから準備をするのでは非効率で、担当者の負担も大きいです。

このような企業では、イベント管理の業務をテンプレート化したり、過去のデータを活用したりできるシステムが有効です。開催のたびに作業負担が軽減され、安定したクオリティで運営しやすくなります。

集客や効果測定に課題を感じている企業

イベントを開いても参加者が集まらない、来場者の反応を十分に把握できないといった悩みを抱える企業も少なくありません。また、開催後にどのような成果が得られたかを明確にできないと、次の施策にも活かしにくいです。

イベント管理システムは、メール配信やSNS連携などの集客支援機能に加え、参加率やアンケート結果の集計など効果測定の仕組みも備えています。これにより、集客改善やPDCAサイクルの実践を支えるツールとして活用できます。

比較で見極める！中小企業に最適なイベント管理システム

イベント管理システムを選ぶ際は、開催するイベントのタイプに合った機能が備わっているか、CRMやMAツールなど他システムとの連携が可能か、運用コストやサポート体制などを踏まえて検討することが重要です。

ボクシルでは各サービスの口コミが多く寄せられているので、選定の際はサービス資料とあわせてチェックするとよいでしょう。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。