オンラインイベント・ウェビナーにおすすめのイベント管理システム9選

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^{※2020年9月実施 株式会社ショッパーズアイ「SaaS比較メディアに関するイメージ調査」より}

イベント管理システムとは？

イベント管理システムとは、イベントの企画や運営、終了後の対応をサポートするシステムです。告知ページの作成や当日の受付対応、レポーディングなど、一連の業務を一元的に管理できます。会議や研修、セミナー、商談会、カンファレンスなどさまざまなイベントに対応可能です。

イベント管理システムの必要性

イベント管理システムでは、イベントの企画から終了後の対応までの業務効率化、さらに顧客満足度向上や集客率アップなどを実現できるため、業界・業種を問わず導入が進んでいます。

イベント開催には、イベントページや申し込みサイトの作成から参加者管理、当日のトラブル処理、アフターフォローなど多くの手間や時間がかかり煩雑化しがちです。また、多くの人を集めてイベントを成功に導くには、オフラインだけでなくオンライン・ハイブリッドイベントの開催や、魅力的なコンテンツ内容の企画により参加者の体験価値を高める工夫も必要です。

イベント管理システムでは、さまざまな形態のイベント開催やインタラクティブ性のある演出などが可能なものもあるため、管理を一元管理して業務負担を軽減しながらイベントを成功に導くことにつながります。

イベント管理システムのタイプ

イベント管理システムには多数の製品があり、それぞれ特徴が異なります。

たとえば、イベント運営に必要なオールインワンの機能を搭載したタイプのシステムであれば、一つのシステムで必要な情報を一元管理でき、イベント管理の効率化を実現可能です。また、オンラインで双方向の交流が図れるシステムや多言語に対応したものなど、ユーザー体験の向上により重点を置いたプラットフォームがあります。

他にも、数万人規模の大規模イベントの開催が可能なものや、オンラインイベント専用のプラットフォーム、オンライン展示会やバーチャルイベントなどさまざまな用途に対応した製品があります。そのため、導入目的に応じて適したシステムの選択が可能です。

イベント管理システムの機能

オンラインイベントに対応したシステムには、次の機能が搭載されています。

マーケティング

イベントの成功に役立つマーケティング機能を備えています。

システム上でイベント開催の告知ページや申し込みフォームの作成などが可能です。
簡単な作業でページの作成が可能なため、集客に必要な作業を効率化できます。

顧客情報管理

参加者の情報を一元管理できる機能があります。

参加者が申し込み時に入力した氏名や連絡先などを集約しデータベース化して一覧表示できるため、情報の確認や分析をスムーズに行えます。

決済機能

有料イベント開催に活用できる決済機能も利用できます。

クレジットカードやPayPalなどで事前決済が可能なほか、決済が完了していない参加者にリマイドメールを送信するといった機能が搭載されている場合もあります。

来場受付

オンラインに対応したイベント管理システムには、オフラインやハイブリッドイベントに対応しているものもあり、当日の受付を効率化できる機能もあります。

たとえば、オフラインのイベントを開催する場合、QRコードを発行して当日コードを提示することで、スマートフォンから簡単に受付を行える機能があります。それにより、来場者がスムーズな受付や入場が可能になるのがメリットです。

また、当日の参加状況をリアルタイムで集計できるものもあるため、イベント当日の作業の効率化が可能です。

オンライン対応のイベント管理システムの導入メリット

オンラインに対応したイベント管理システムを導入するメリットとして次のものがあげられます。

• イベントやウェビナーの開催を効率化できる
• データ分析が容易になる
• ライブや録画など配信方法を柔軟に選べる

イベントやウェビナーの開催を効率化できる

最大のメリットともいえるのが、イベントやウェビナー開催の効率化です。オンラインイベントの運営には、申し込み管理・動画配信設定・チャット機能の設置・データ分析など、さまざまな作業が必要です。運営にあたって人員や準備時間が必要であり、すべてのプロセスを手作業で行うのは大変な労力がかかります。

専用の管理システムを導入すれば、イベントの運営に関するプロセスの一元管理が可能となり、業務が効率化されます。

データ分析が容易になる

オフラインのイベントでは、実際に顧客が来場するため「チケットの販売枚数」や「来場者数」などを見て取れますが、オンラインのイベントではこのようなデータが見えにくいです。

イベント管理システムでは、申し込み数やPV数、顧客の交流履歴などを可視化できます。視聴者のデータを数値化・グラフ化できたり、アンケートを取れたりするシステムも多いです。結果を振り返ることでブラッシュアップができ、次回のイベント開催に役立てられます。

ライブや録画など配信方法を柔軟に選べる

配信方法を自由に選べるのもイベント管理システムの特徴です。配信方法の代表例として、ライブ配信やオンデマンド配信（事前にサーバーに動画をアップロードする配信方法）などがあげられます。

また、オンラインイベントでは、同時に膨大なアクセスがされると通信が不安定になる、容量の大きな動画データをアップロードできないといった問題も考えられます。システムによっては、同時接続数が多くても安定して配信できたり、大容量の動画を配信できたりと強みが異なるため、事前にチェックしておきましょう。

イベント管理システムの選定ポイント

イベント管理システムを選ぶ際は、次のポイントを意識しましょう。

• 同時に接続できる人数
• どのような分析ができるか
• 参加者が予約受付、決済がしやすいか
• 参加者とのコミュニケーション機能の有無
• 決済機能の有無
• コストが見合っているか

同時に接続できる人数

オンラインイベントはインターネット経由で開催するため、滞りなくイベントを開催できるかが重要です。したがって、システムが何人までの同時接続に対応しているか確認しましょう。同じシステムでも、ライブ配信と録画配信では異なる接続人数になる場合があるため、こちらも必ず確認しましょう。

どのような分析ができるか

イベント管理システム選びでは、どのような分析ができるかも重要です。視聴者数やPV数、参加者エンゲージメント、スポンサーシップ、広告収益などさまざまです。なかでも参加者のエンゲージメントや満足度はイベントの効果に直結するので、「アンケート機能」があるとよいでしょう。

アンケート結果をイベント終了後にフィードバックとして活用し、次回のイベント開催に役立てられます。

参加者が予約受付、決済がしやすいか

イベント管理システムは、管理側だけでなく参加者側にとって便利かどうかも重要です。とくに予約や受付、入場のしやすさは重要といえます。複雑な手続きが必要なシステムでは、利用満足度の低下や離脱の恐れがあります。たとえば、配布したURLをクリックするだけで簡単にイベントに参加できるようなシステムです。

また、有料のイベントを開催する場合は、決済機能を搭載したシステムがおすすめです。集金方法としてシステムを活用し、参加料を事前に決済できれば、参加者のキャンセル数も減らせるでしょう。また、豊富な決済手段を利用できるシステムなら、集客率アップに役立ちます。

参加者とのコミュニケーション機能があるか

イベントを盛り上げたい場合は、コミュニケーション機能のあるシステムがおすすめです。参加者が気軽にコメントできたり、スタンプや絵文字などで気持ちを表現できたりすれば、リアルタイムでの反応を把握できます。

オンラインイベントの成功は参加者の雰囲気にも左右されるため、一人ひとりが楽しめる仕組みを取り入れることが大切です。

コストが見合っているか

システム選定の際には、コストが見合っているシステムかどうかも確認しましょう。イベント管理システムの料金体系は、定額制や従量課金制とサービスによって異なります。そのため、たとえば毎月イベントを開催する場合は定額で利用できるサービス、繁忙期のみ運営するのであれば従量課金制のサービスと、目的に見合ったシステムを検討するとよいでしょう。また、複数のイベントを開催する場合は、イベントの同時開催数が無制限のサービスを選ぶことでコストを抑えることにつながります。

中には無料プランを提供している製品もありますが、利用できる機能は限定的になるため、用途によっては有料プランの検討が必要です。

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オンライン対応のイベント管理システムおすすめ9選

続いて、オンラインに対応している、おすすめのクラウド型（SaaS）のイベント管理システムを紹介します。

サービスの比較検討の参考に活用してみてください。

• 「疑似ライブ」によって生放送で起こりがちなトラブルを回避
• 作成した動画をまとめたメディアサイトも構築できる
• Salesforceとの連携によって効果的なアプローチを実現

ネクプロは、ウェビナーや動画配信で商談・受注機会を最大化できるイベント管理システムです。動画をライブ風に配信できる「疑似ライブ」を利用できるため、生配信でよくあるトラブルを回避できるほか、再配信も簡単に行えます。

作成した動画をまとめたメディアサイトも構築可能です。眠っているコンテンツをあえて公開してオウンドメィア化することで、顧客との接点を作れます。また、Salesforceとの連携機能も搭載しており、視聴履歴や参加状況、離脱率といったデータを自動同期することで効果的なアプローチを図れます。

• イベント開催の効率化でマーケティングを後押しするシステム
• 「オンライン」「ハイブリッド」「オフライン」など形式は問わない
• チャット機能によって顧客とのコミュニケーションを図れる

EventHubは、イベント開催を効率化し、マーケティングを後押ししてくれるシステムです。「オンライン」「ハイブリッド」「オフライン」などイベント形式を問わず管理でき、それぞれを使い分けることで顧客エンゲージメントの最大化につなげます。ウェビナーからカンファレンス、展示会、ユーザー交流会まで多種多様なイベントに対応可能です。

「疑似ライブ」を活用することで、イベント当日は無人運営が可能です。アンケートや参加者データなどの分析機能も充実しています。チャット機能も搭載されており、イベント前後の顧客との対話によってスムーズに商談に移れます。参加者が飽きない設計によってエンゲージメントの高いイベント開催が可能です。

• オンラインやオフライン、ハイブリッド、メタバースまでイベント形式を問わず対応
• オンラインとオフラインの同時開催でもデータを一元管理できる
• 定型業務の自動化やイベント当日の業務負担を減らせる機能も充実

SHANONのイベント管理システムは、さまざまなイベントの運営・管理を一元管理できるツールです。オンラインからオフライン、ハイブリッド、メタバースまで多種多様なイベントの運営管理が可能です。オンラインとオフラインの同時開催でも一元管理でき、CSV形式で自由にデータを抽出できます。

イベントの申し込みに対する自動返信メールやリマインドメールといった定型業務の自動化も可能です。運営側の負担を減らせるほか、来場受付機能や入退場認証機能、Web入場証機能などイベント当日の業務を最適化できる機能も搭載されています。決済システムとの連携も可能です。

• チケットに関するプロセスを一元管理できるシステム
• さまざまな決済方法や発券方法に対応している
• 施設向けとイベント向けのシステムが用意されている

CLOUDPASSは、チケット販売に関連する業務を一元管理できるシステムです。チケットの販売から発券、来場者管理、データ集計や分析、活用までチケットに関するプロセスを可視化することで業務効率化を図れます。チケット配分機能や整理券機能など、幅広いイベントニーズに対応可能です。

現金からクレジットカード、QRコードなど対応できる決済方法は多岐にわたります。現地窓口やスマートフォン、券売機など発券方法もさまざまです。アミューズメントやレジャーなど「施設」向けと、スポーツイベントやライブといった「イベント」向けのシステムを用意しています。

• イベントの開催や事前予約を効率化できるシステム
• イベント告知から申し込み、入金、受付、顧客管理などが可能
• 30日間の無料トライアルも提供している

イーべ！は、株式会社フラッグシステムが提供する、イベントの開催や事前予約を効率化できるシステムです。イベント告知から申し込み、入金、受付、顧客管理といった流れをクラウドで一元的に管理できます。一連のプロセスをワンプラットフォームで処理できるため、少人数でスムーズに運営できます。

参加者の申し込み時に同システムへのログインは不要で、参加者が離脱しにくい受付フォームや問い合わせフォームの制作が可能です。専門スタッフによる無料オンライン相談も受け付けているため、導入がはじめての方にもおすすめです。30日間の無料トライアルも提供しているため、興味のある方はお試し利用してみるのがよいでしょう。

• イベントに必要な機能がオールインワンで搭載されたシステム
• 登録者から当日来場者、タスク、スポンサーなどを管理可能
• ファイアウォールやSSL、アクセス制御などセキュリティも強固

EventCloudMixは、開催・運営・管理などイベントに必要な機能がオールインワンで搭載されたシステムです。展示会や商談会、セミナー、プライベートショー、スポーツイベントなど幅広いイベントに対応しています。イベント登録者から集客やメール配信、タスク、当日来場者、スポンサーなどさまざまな項目を管理可能です。

オンラインイベントにも対応し、Vimeo・YouTubeを用いたライブ配信・アーカイブ配信が可能です。動画視聴ログやダウンロードログが取得できるため、参加者の行動を詳細に分析できます。ファイアフォールやSSL、アクセス制御、イベントごとに異なるドメイン設定などセキュリティ対策も強固です。

• イベント運営におけるタスクや予算管理、サイトの制作などが可能
• チャットや質疑応答、投票などユーザーが参加できる機能も搭載
• SalesforceやHubSpotなど外部システムとの連携もできる

Cventは、SaaSpresto株式会社が提供するイベント管理プラットフォームです。イベント形式はオフライン・オンライン・ハイブリッドに対応できます。開催や運営におけるタスク管理や予算管理、イベントサイトの制作などが可能で、参加者に対するメール送信機能も搭載されています。オンラインイベントでは、チャットや質疑応答、投票などユーザーが参加できる機能も利用可能です。

イベント終了後は、豊富なテンプレートとスコアリング機能を用いたレポーティングによる分析が可能です。SalesforceやHubSpotといった外部システムとの連携にも対応しており、さらなる管理業務やマーケティングの促進が期待できます。

• 多種多様なイベントをスマート化できるイベント管理システム
• コメントやアンケート、投票などユーザーも参加できる機能を搭載
• 英語や中国語、韓国語など外国語にも対応している

eventosは、展示会からカンファレンス、プライベートショー、ウェビナーなど多種多様なイベントをスマート化できるイベント管理システムです。ライブ配信機能や疑似ライブ配信に対応しているほか、コメント機能やアンケート機能、投票機能など、参加者のリアルタイムでの反応を把握しやすいのも魅力です。

ダッシュボードを利用すれば、イベントの状態を即座に確認可能で、参加者の行動ログや視聴ログもデータ化してダウンロードできます。日本語だけでなく英語や中国語、韓国語など外国語にも対応しているため、外国人への対応ができるうえ、外国語のわからないユーザーでもイベントを楽しんでもらえます。

• オンラインやオフライン、ハイブリッドなどの形式に対応
• 参加者の行動履歴データをもとにした解像度の高いアプローチが可能
• オプション費用なく搭載機能を提供

Eventoryは、国内外のセミナーや学会、展示会、採用イベントなどで利用実績をもつイベント管理システムです。イベントページ作成や顧客管理、行動データ取得・分析、アンケート機能など、イベント運営に必要な機能が十分に搭載されています。

イベント終了後は、参加者一人ひとりの行動履歴データを抽出できます。CRMやMAと連携でき、セグメントに合ったフォローアップメッセージの送信、ボタンクリックの追跡なども可能です。オプション費用がかからないため、導入を検討しやすいシステムです。

オンラインイベントやウェビナーを開催するならシステム導入がおすすめ

オンラインイベントやウェビナーを頻繁に開催するなら、イベント管理システムの導入がおすすめです。イベントへの準備から当日の運営、終了後の分析などに活用できる機能によって業務効率化と、質の高いイベント開催を実現できます。

イベント管理システムの導入を検討する際には、サービス資料で詳細に比較することが重要です。BOXILではイベント管理システムのサービス資料をまとめてダウンロードできるので、ぜひ活用してみてください。

イベント管理システムは次の記事でも詳しく紹介しています。