セミナー案内が作成できる無料テンプレートを紹介！【早い！簡単！無料！】
セミナーをより良いものにするために
セミナーを開催する際のお知らせはどうしていますか？自社サイトで告知しただけでは、興味を持ってもらえません。ではどうすればいいのでしょうか。
そこでメールでのセミナー開催案内をしてみましょう！
本記事ではボクシルが作成したセミナー開催のご案内メールのテンプレート（ひな形）をご紹介します。テキスト形式で簡単に使える、様々なデザインのフォーマットが無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。
また、初めての方でも安心してセミナー開催のご案内メールを発行できるように、セミナー開催のご案内メールに最低限必要な記入項目や、一般的によく記載される記入項目もご紹介します。
セミナー開催のご案内メール以外のテンプレートもご覧になりたい方はこちらをご覧ください。
セミナーに送る相手を検討したいときはSFAで探しながら検討するとよいでしょう。より反応が返ってきやすい顧客を狙ってメール送信できます。
【無料】テキスト形式で使えるセミナー開催のご案内メールテンプレート
ボクシルでは、テキスト形式で必要な箇所を記入するだけで簡単にセミナー開催のご案内メールが発行できる無料のテンプレートをダウンロードできます。
以下の記事を参考にセミナー開催のご案内メールを発行してくださいね。
セミナー開催のご案内メールテンプレート
セミナーを開催する際にお知らせの案内ができるメールテンプレートです。
ボクシルでは、他にもたくさんのテンプレートをご用意しています。
他のテンプレートをご覧になりたい方は以下をご覧ください。
セミナー開催のご案内メールの書き方と送る時期
セミナーを開催している企業はたくさんあります。セミナーは参加型ということと、当日勝手に来ていただければよいというものではなく参加するには申し込みが必要なことが多いです。そのため、案内メールにも書かなくてはならない必要事項があります。
では、セミナー開催のご案内メールはどのように書けば良いのでしょうか。また、案内メールはいつ送れば良いのでしょうか。
セミナーに参加していただくためにも送る時期は大切になりますので、ご案内メールを書く時のポイントと一緒にご説明しましょう。
セミナー開催のように一斉にメールを送るときはメール配信システムが便利です。シンプルな一括送信はもちろん、宛名を変えての一括送信ができるシステムまであります。下の記事で参考になりそうなメール配信システムを紹介しているので、御覧ください。
セミナー開催のご案内メールはいつ送るのか
セミナー開催は数か月前から決まっているものもあれば１年前には決まっているものもあります。
小さなセミナーでも1か月前には決まっていることが多いのでセミナー開催のご案内メールは遅くても2～3週間前には送りましょう。
セミナー開催の案内メールはあまり早すぎても忘れられてしまいますし、行きたいという興味も薄れてしまいますが遅すぎても予定が合わない可能性があります。
セミナー開催の案内メールを送るのはできれば1か月前には送るようにし、参加が決まった方にはセミナーの2～3日前にもう一度確認のメールを送るようにしましょう。
セミナー開催のご案内メールの書き方のポイント
どのようなセミナーが開催されるのか内容を簡潔に
セミナー開催のご案内メールの書き方として大切なのが冒頭に伝える「セミナーの内容」です。
ただし、メールの場合はダラダラ書かずに簡潔に書くということが基本ですので、専門家が来る場合は、
その方の紹介や、普段聞けないことが聞けるという内容、さらにはおもしろいセミナーになるであろうという「聞いてみたい」意欲を与える文章を心掛けましょう。
ご出席いただきたいという内容を添える
セミナーの内容を簡潔に書いたあとには、セミナーにご出席いただきたいという意向を示しましょう。セミナーのご案内なのにお誘いしなければ意味がありません。
セミナー開催の場所や日時は罫線などで区切ってわかりやすく
セミナー開催に際し、重要なのがセミナーの開催場所や日時です。セミナー名、開催日時、会場となる部屋の番号や名前などを記載します。この開催会場の部屋の番号や名前は必ず記載しましょう。
また、セミナー会場の前に案内が出ているかも記載しておくと丁寧です。これらの内容を書いてある部分は重要なポイントですので、一目でわかるように罫線などで区切っておきましょう。
セミナー開催の日時や場所、会場名などは箇条書きで
先程、セミナー開催の日時や場所の記載方法をご説明しましたが、この時に場所、日時などを箇条書きにするととても見やすくなります。
セミナー費用は無料でも記載
セミナーは費用が発生するところと発生しないところがあります。そのため、セミナー費用は無料でも記載しておくと問い合わせが減りますし先方の負担も減ります。
また、費用が発生する場合でも食事がつくなど特典がある場合は記載しておきましょう。
応募フォームを準備
セミナー開催のご案内メールで必ず必要なのが応募フォームです。この応募フォームがなければ、どのように申し込みをすれば良いのかわからなくなりますので、必ず「興味がある方は応募フォームよりお申込みください」というように応募フォームを添付するようにしましょう。
応募はいつまでにすればよいのかを記載
応募フォームを添付した付近に「応募はいつまでに」すればよいかという期日も記載しておきましょう。会場の準備などもありますので、期日を記載しなければ先に進むことができません。
応募フォームに記入していただきたい内容をフォーマットとして準備しておく
応募フォームを設置した場合、白紙で設置している場合がありますが、丁寧にするには応募フォームに「出欠の確認、会社名、部署名、役職名、名前、メールアドレス、電話番号」などを記載していただくフォーマットを用意しておきましょう。
このフォーマットがない場合は案内メール内に「下記内容をフォーマットに記載お願いいたします」と記載した上に、先方の手を煩わせることになりますし、パソコン操作が苦手な方は、この作業があるだけでも行くのを辞めてしまう可能性があります。
応募フォームには必ず記載していただきたい内容をフォーマットにしておきましょう。
不明点などがあった際の連絡先を記載
案内メールの最後に不明な点などがあった場合の連絡先や担当者の名前を書いて完了です。
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