イベント企画書の書き方・ポイント | 無料テンプレート・おすすめツール紹介

イベント管理システムは、イベントの申し込みから受付、運営や管理をサポートするツールです。煩雑な準備や当日のトラブル処理、アフターフォローなど、イベント運営の作業や管理を効率化できます。

イベント管理システムの資料は下のボタンより無料でダウンロード可能です。

イベント企画書のワード（Word）1枚テンプレート【無料】

BOXILビジネステンプレートでは、イベント企画書用のWordファイルを公開しています。

このテンプレートは無料の会員登録さえすれば誰もが利用できて、テンプレートどおりに項目を埋めれば簡単にイベント企画書が完成します。通常パターンに加えて、8パターンのデザインの違うテンプレートを用意しているのでぜひ利用ください。

イベント企画書のテンプレートを無料で入手できるサイト

BOXILビジネステンプレート以外にも、イベント企画書のテンプレートを公開しているWebサイトは数多く存在します。代表的な3つのテンプレートサイトを特徴とともに紹介します。

ビズ研

無料、登録不要でさまざまな業務・部署での仕事に活用できる、ビジネステンプレートをダウンロード可能なWebサイトです。日報や請求書といったオーソドックスな帳票の他にも、企画・プロジェクト管理に必要なテンプレートが用意されています。

イベント企画書は「企画書」のカテゴリに収録されており、2種類のテンプレートが公開されています。また、イベント企画に役立ちそうなチェックリスト、タイムスケジュール表といったテンプレートも公開されており、イベント企画をする際には有効です。

［文書］テンプレートの無料ダウンロード

ExcelやWordで作成したテンプレートを公開しているWebサイトです。送付状、見積書といった帳票を中心に200カテゴリ以上の業務用テンプレートをダウンロードできます。

イベント企画用のテンプレートは16種類公開中です。講演会・研修会・セミナーなどの企画書・提案書作成を想定したテンプレートで、それぞれ微妙にデザインや記載項目が異なります。

テンプレートの種類が充実しているにもかかわらず、会員登録は不要、かつ費用をかけずにテンプレートがダウンロードできます。

bizocean（ビズオーシャン）

bizocean では、700カテゴリ、28万点以上の企画書・ビジネス書式テンプレートが公開されており、一部の書式を除きすべて無料でダウンロードできます。テンプレートの中には士業やプロが作成したひな形も公開されており、高いクオリティのテンプレートを利用できるのが特徴です。

bizoceanでは、展示会企画書のテンプレート（Word）が無料ダウンロードできます。

イベント企画書の書き方とポイント

テンプレートを活用すれば、基本項目をおさえたオーソドックスなイベント企画書が作成できます。ただし、さらにクオリティを高めたいのであれば、イベント企画書を作成する際のポイントをおさえたうえでの企画書作成が必要です。

具体的には次の4つのポイントを踏まえて企画書を作成しましょう。

「誰に対する」「何のための」企画書なのか明確にする

企画書と一口にいっても、「誰に対する」「何のための」の企画書なのかによって記載すべき項目は異なります。

たとえば、イベントを開催にあたって社内の稟議を通過させるための企画書と、他企業に協賛・スポンサーを依頼する際に使用する企画書では、記載する情報は変わります。

社内稟議用の企画書であれば、イベント開催に必要な費用や人員体制を明確にします。

一方で協賛募集の資料であれば、イベントの集客見込みや協賛パターンといった情報が重要です。

このように、誰向けにイベントの情報を伝えるための企画書なのか、何のために企画書を用意しなければならないのかを明確にする必要があります。

イベント自体の目的を明確にする

ビジネスとしてイベントを開催する以上、イベント自体の目的を明確にしなければなりません。

目標は「見込み顧客を獲得する」「イベントの参加費・物販により収益をあげる」といった抽象的な目的に留まらず、定量的に設定しましょう。

たとえば展示会の企画書であれば、目的は多くの場合で「リードの獲得」です。ただし、リード獲得だけでは企画の妥当性を検討できません。「名刺獲得●●枚」「商談件数●●件」「展示会経由の案件で半年以内に●●万円受注」といった定量的な目標があってはじめて展示会に参加すべきか検討できます。

定量的な目標がないと手間と費用に見合ったリターンを回収できそうか判断できないため、イベントの目的を定量的に検証できるようにしましょう。

基本の構成をおさえる

イベントの企画書を書く際は基本の構成があり、次のような項目があげられます。

企画書の基礎情報

書類の作成日、作成者、バージョンなどイベント企画書に限らず、ビジネス文書として管理されるために必要な基礎情報を記載します。

イベントの前提となる情報

イベントの目的、開催すべき理由、概要、ターゲットといった企画の全体像を理解するために情報を記載します。イベントの開催を検討するためには、イベントそのものだけでなく前提条件を整理しなければなりません。

イベントの詳細

日時、場所、スケジュール、人員体制、予算といったイベントそのものに関する体制を記載します。情報が具体的なほど、企画書の読者はイベントの内容を明確にイメージできます。

補足情報

イベントに付随する情報を必要に応じて記載します。たとえば、集客方法やスポンサーの集め方、集客イベントであれば後の営業方法といった情報が補足情報に該当します。

集客ターゲット・集客方法、予算用途などを詳細に記載する

上記の基本構成をおさえたうえで企画書の詳細を作成します。

イベント企画書でとくに重要な要素が「集客ターゲット」「集客方法」「予算用途」の3つです。

集客ターゲットや集客方法が明確でないと、イベントを成立させるために十分な参加者が集まらない恐れがあります。また、参加者を集めても予算用途の見積もりが甘いと採算が取れないイベントとなるかもしれません。

これらの要素は、とくに上司への承認依頼、取引先への協力依頼をする場合は重要です。企画書を作成したうえで、当初設定した「誰に対する」「何のための」企画書なのかといった部分に合致しているかを確認しましょう。

イベント準備を失敗しないための方法

イベント企画書は作成して終了ではなく、実際に企画書をもとにイベントを開催、企画書に記載している目標を達成しなければなりません。そのためには次の3つの要素を踏まえたうえでのイベント準備が大切です。

スケジュールに余裕をもつ

イベント準備、企画段階で重要なのがスケジュールに余裕をもつことです。

とくに開催経験が少ないイベントほど、イレギュラーな対応、想定外のトラブルが発生しがちです。

スケジュールに余裕をもつための前提として、イベント開催、運営のためのスケジュールを明確にする必要があります。スケジュールが明確でないと、そもそも何をもって余裕をもったスケジュールなのかを定義できません。

スケジュールに関しては企画段階から、できるだけ詳細にイメージしてください。

イベント運営の組織体制を整理する

イベント運営は一人ではできません。小さなイベントでも「司会する人」「受付する人」「参加者の誘導・世話をする人」といった役割分担が発生します。

よって、イベント準備を成功させるためには、イベント運営に必要な役割分担、組織体制を整理することが重要です。

イベント運営に必要な役割と人数、スタッフをどう調達して、オペレーションをどのように組むのかを準備段階できちんとすりあわせることにより、当日のオペレーションを円滑にできます。

リスクと対策を事前に洗い出す

イベントにはトラブルがつきものです。スケジュール計画を立てたり、組織体制を整理したりしても、なんらかのイレギュラーが発生する可能性は充分にあります。

イレギュラーな事案のリスクと対策を事前に洗い出すことにより、トラブルに負けないイベント運営体制を構築できます。

すでに開催実績のあるイベントであれば前回発生したトラブルを整理して対策を検討しましょう。

イベント企画・準備を効率化するイベント管理システム3選

イベント管理システムは、イベントの企画や準備、運営を効率化できるツールです。便利なシステムを有効活用することで、イベントの成功に近づくでしょう。イベント管理システムの中でもおすすめのツールを3種類紹介します。

＼料金や機能を資料で比較する！／

• 参加申し込みから参加後アンケートまで一気通貫
• 告知・申し込み・入金・開催当日の受付から顧客管理まで必要な情報を一元管理
• 第三者審査機関による審査・認証実施、TRUSTe（トラストイー）取得

イーべ！はイベント管理、運営に必要な機能がひととおり搭載されたイベント管理システムです。QRコード受付、申し込みフォーム作成、決済代行サービスとの連携、申し込み者情報の管理と豊富な機能が搭載されています。官公庁、自治体、大学、代理店、商社、旅客業、不動産など多様な業種・業界への導入実績があります。無料トライアルが設定されているので、使用感を試してからの導入が可能です。

• オンライン／オフライン、ハイブリッドとさまざまなタイプのイベントに対応
• イベント管理に必要な機能がオールインワンで搭載
• 営業リード獲得のための機能が充実

EventoryはBtoB、BtoCやオンライン／オフライン問わずにさまざまなイベント運営に活用できるシステムです。イベントページ作成、顧客管理、行動データ分析、ライブコミュニケーションといったイベント管理に必要な機能がオールインワンで搭載されており、すべての機能が追加料金なしで使用できます。イベント管理だけでなく、その後の営業にもつながるようにリード獲得、ナーチャリングのための機能も搭載しています。

• 1999年に開発された老舗のイベント管理システム
• リアル・オンライン・ハイブリッド、いずれのタイプのイベントに対応
• エンゲージメント機能で参加者のロイヤリティを強化できる

Cventは1999年に開発されたイベント管理システムで20年以上の歴史をもち、23,000社以上の導入実績をもつ老舗のシステムです^※。タスク・予算管理、イベントサイト制作、来場者管理といったイベント管理に必要な機能が搭載されています。イベント自体の便利機能に加えて、その後の商談が成功させるためのエンゲージメント機能やアナリティクス機能が充実しています。

※出典：SaaSpresto「Cvent | イベント管理プラットフォーム」（2023年12月29日閲覧）

テンプレートで精度の高い企画作りを

イベントを成功させるためには基本構成に則った企画書作成が必要です。BOXILビジネステンプレートではイベント企画書のテンプレートを無料公開しているので、ぜひ活用してください。

イベントを成功させるために企画だけではなく事前準備も大切です。また、イベント企画、事前準備を効率化させるためにはイベント管理システムの導入が有効です。イベント管理システムを次に記事で詳しく紹介しています。

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