セミナー集客代行とは？種類・業者を選ぶ際に注意すべきポイントを徹底解説

セミナー集客代行とは

セミナー集客代行とは、企業セミナーの集客を開催企業に代わって行うことをいいます。

主に集客やマーケティングを専門に行っている企業が、集客力に不安のある開催企業に代わって参加者を募ることで、できるだけ多くの申し込み者を集めるように依頼されるケースが多いです。

セミナー集客は難しい？

たとえ良質なコンテンツを提供しているセミナーであっても、参加者を集めることができなければ開催する意味がありません。

しかし多くの開催企業は、自社の専門領域には強くても集客には慣れていません。事実、多くのセミナー開催企業が集客に難儀しており、せっかく内容を充実させても、肝心の参加者が少ないというケースが後を絶たないのです。

一方、セミナー集客代行企業はセミナー会場に人を集めるための専門スキルやノウハウをもっており、主催企業に代わってダイレクトメールやテレマーケティング、ネットを活用しての集客など、効率的に参加者を集める方法を熟知しています。集客に悩む企業にとっては非常に心強い存在といえるでしょう。

代行企業の集客手法

セミナー代行企業はクライアントである主催企業の予算に合わせて、さまざまな集客方法を組み合わせたり、開催までの準備期間に沿った手法を活用しすることで、可能な限り多くの集客を目指します。

セミナーの開催は、その内容の企画やコンテンツ制作、会場の確保といった諸々の準備が必要であり、はじめての企業にとっては思いのほか難儀するものです。

セミナー代行企業はそういった開催までのプロセスを支援する役割も担うことが多く、クライアント企業は自らの強みであるコンテンツの制作に専念できるというメリットがあります。

セミナー集客代行の種類

このように、クライアント企業のセミナー開催を後押ししてくれる代行企業ですが、一口にセミナー代行といってもさまざまな種類があり、企業ごとに強みとしている部分が違っているのが一般的です。

以下では代行企業の提供するサービスで代表的なものを解説していきます。

FAX DM送信

セミナーの集客にFAX DMを活用している代行企業は多くあります。

日ごろインターネットを活用したマーケティングになじんでいる方は、FAXというと前時代的な印象をもつかもしれませんが、マーケティングの世界ではいまだ有効な手法として知られています。

事実、宣伝効果が高くレスポンス率も高めであることから、店舗向けや中小企業向けのDMとして広く活用されており、優秀なコピーライティングの技術と組み合わせることで、高い集客効果を挙げてくれます。

Eメールを使ったDM配信

クライアント企業のもつターゲットリストに対してEメールを使ったDMを配信します。

配信件数をベースとした従量課金でサービスを提供している企業が多く、FAX DM同様に、ターゲットにマッチしたコピーライティングの技術を活用することでレスポンス率を大きく高めることが可能となります。

テレマーケティング

テレマーケティングによってセミナーの参加者を募る手法もあります。

本来は電話を利用して顧客に直接商品やサービスを販売するやり方ですが、電話を使ってセミナーへの参加を促すという方法をとる代行企業もあります。上述のFAX DMやEメールでのDMなどと組み合わたアプローチがとられることもあります。

テレマーケティングについては以下の記事を参考にしてください。

SEO対策

セミナーの集客ページを作成し、それを検索結果に上位表示されるような施策を提供している企業もあります。

専用ページの作成から請け負う場合もあれば、既存の集客ページの表示順位を高めるためのSEO対策のみ提供されるケースもあるようです。

SEOについては以下の記事を参考にしてください。

リスティング広告代行

セミナー告知用のリスティング広告の制作や出稿の手配、その後の運用などを代行するケースもあります。

セミナー集客にリスティング広告を活用するやり方は一般的になっており、ターゲットのニーズにマッチした広告を出稿することで安定した集客が見込めます。

リスティング広告の代行については、以下の記事も参考にしてください。

LP制作

セミナー集客用のLP（ランディングページ）を作成と運用をサービスを提供する代行会社もあります。

いわゆるLPO（Landing Page Optimization）によってサイト訪問者のコンバージョン率を上げ、より多くの閲覧者にセミナーに参加してもらえるように誘導していきます。

LPやLPOについて詳しくは以下の記事を参考にしてください。

独自の紹介システムによる集客

代行企業によっては独自の紹介システムをもっていることもあります。

クライアントであるセミナー開催企業のニーズにマッチしたリストを選択し、そこに上述の方法でアプローチをかけるほか、すでに確立されている独自のシステムによってセミナーの案内をして集客に結び付けます。

具体的な紹介システムについては代行企業によって異なりますが、当然、紹介リストを多くもっている企業が有利になります。

セミナー集客のポイント

セミナー集客代行を依頼するにあたっては、まず自社でしっかりとセミナー集客のポイントを押させておく必要となります。

代行企業はあくまでも集客のみを担当することがほとんどですから、どういう目的でセミナーを開催し、何をもって成功とするかは、あらかじめ自社で明らかにしておかなければいけません。

特に以下のポイントは代行企業に依頼する前に明らかにしておきましょう。

セミナーの目的を明確にしておく

ごく当たり前の話に聞こえるかもしれませんが、何よりもまずセミナーを開催する目的を明らかにすることが重要です。

何のためにセミナーを開催するのか、セミナーの参加者にどんな価値を提供し、何につなげたいのか、最低限このあたりは明らかにしておかなければなりません。

セミナーの2つのパターン

セミナーには、いわゆる知識提供型といわれるコンテンツを参加者に提供すること自体が目的の場合と、最終的に参加者に自社の商品やサービスを購入してもらうことが目的の顧客獲得型の2つのパターンがあります。

当然、最終的な目的によってコンテンツの構成が代わってきますから、セミナー後、参加者にどういう行動をしてもらいたいかを明らかにしておく必要があります。

コンセプトを明らかにする

セミナーの目的が決まったら、どういうコンセプトにするかを決定します。このプロセスを飛ばして集客に入っても、なかなかその後の方針を決めることができなくなります。

コンセプトとは簡単にいえば差別化のポイントのことであり、顧客がそのセミナーに参加する理由づけともいえます。

代行企業によってはセミナーのコンセプトづくりから手伝ってくれる場合もありますが、効果的な差別化のポイントに関しては当然、自社の方が詳しいわけですから、代行企業に依頼するにしても、あらかじめ自社で決めておく方がよいでしょう。

集客代行会社を選択する際の注意点

あらかじめ自社で決めておくべきポイントについて説明したところで、実際にセミナー集客代行会社を選択する際の注意点について解説しておきます。

集客目標に想定獲得単価が見合っているか

現在、巷には大変多くの集客代行業者が存在しており、なかにはほとんど実績のない業者もいます。

そういった業者は間違った集客方法を用いているケースもあり、ほとんど効果を出せないところも少なくないため、選定する際には「外れ」を引かないように注意しておかなくてはなりません。

セミナーでどれぐらいの集客数が必要なのか、そしてそれにかけることのできる予算によって、正しい集客方法が変わってくるものです。ですから、まず目標や参加者の想定獲得単価を定めておき、それに見合った提案をしてくれる企業を選ぶようにしましょう。

ヒアリングを徹底してくれるか？

こちらのニーズを理解し、具体的にどういう成果を何を求めているのかをしっかりとヒアリングしてくれる代行業者を選びましょう。

業者によってはどんなクライアントに対しても、まったく同じやり方を提案し続けている場合があります。しかし対象となる市場や顧客によって最適なアプローチは変わってくるものです。

親身になって相談に乗ってくれて、こちらの求めている成果を実現するために適切な戦略を導き出し、実行してくれる企業かどうか見極めましょう。

効果測定をしっかりしているか？

マーケティングには効果測定がつきものです。一つひとつの集客施策にどれほどの予算を使い、どれほどの成果を出せたかを定量的に測定しなければ費用対効果がわかりません。

そのあたりをシビアに測定し、しっかりと報告してくれる業者を選ぶようにしましょう。そういった考え方をもたない業者は要注意です。

複数の集客施策をもつか？

ある特定の集客手段やノウハウしかもたない企業の場合、それが通用しない分野のセミナー集客は難航するケースが多いです。

したがって、代行業者を選ぶ際には、複数の手段を組み合わせて柔軟に展開できる業者を選択すべきです。しっかりと市場調査をして、参加者のニーズを分析したうえで、最適な集客法の提案をしてくれるかどうか確認しましょう。

代行業者のなかには一つの媒体に徹底的に特化している業者も多いですから、そういう業者に依頼する場合には、自社でそれが最適な選択かどうかをあらかじめ調査しておく必要があります。

自社の目的を明らかにして慎重に代行業者を選択しよう

セミナーの集客代行について、基本的なサービス内容から代行会社を選択する際の注意点について解説してきました。

セミナーの集客に成功するにはいろいろな要素をクリアしなければいけませんが、優秀な代行業者はクライアントや市場のニーズを理解し、最適な集客方法を実践してくれるものです。

企業によっては自社でコストをかけずに集客する方が効果的である場合もありますが、多くの専門分野に特化している企業にとっては集客のプロに任せた方がよりよい結果を得られることになるでしょう。

ぜひ、信頼できる代行業者を見つけてセミナーを成功させてください。

以下の記事ではセミナー集客を効率化するもう一つの方法である集客セミナーサイトを紹介しています。
集客セミナーサイトの選び方から、集客サイトのメリット、おすすめの集客サイト5戦も紹介しているので、ぜひお役立てください。

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