クラウドサイン
導入事例 Sさん
- 男性 20代後半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 201〜300人
- IT
- 一般社員・職員
導入前の課題：膨大な書類から探す手間と、対面での押印調整に限界
―――まずは、クラウドサイン導入前の業務環境と、当時の課題について教えてください。
導入前は、WordやExcelで作成した契約書を紙に出力し、郵送や対面でやり取りを行っていました。 一番の課題は、やはり紙での保管と管理です。契約書の量が膨大になるにつれて、必要な書類をその中から取りに行く作業だけでも一苦労でしたし、保管場所の確保も大きな負担になっていました。
―――契約書の作成から承認までのプロセスでも、時間はかかっていましたか？
はい、以前は1件あたり30分ほどかかっていました。 紙ベースだと、対面でのダブルチェックや押印のスケジュール調整、郵送の手配など、どうしても手動での作業が多く発生してしまいます。ここを効率化したいという思いが強くありました。
「PDFのみ」の制約は運用でカバー。一元管理のメリットを優先
―――システム導入を検討されたきっかけは何でしたか？
作業時間の短縮と、クラウド上での一元管理を実現したかったことがきっかけです。 クラウドサインを選んだ理由は、契約書をクラウド上で管理でき、膨大な情報の中からでもすぐに必要な情報を取り出せるようになる点に魅力を感じたからです。
―――導入時に妥協した点や、懸念点はありましたか？
PDF以外のファイル形式への対応範囲ですね。 理想を言えば、WordやExcelファイルをそのままアップロードし、システム上で誤字脱字の修正までできればベストでした。しかし、クラウドサインはPDF化してからのアップロードが基本です。 そのため、PDF化する前にWordやExcelで入念にチェックを行い、もし誤字があった場合は再度入力修正を行うという運用フローでカバーすることにしました。
承認時間は最短2分に。場所を選ばずスムーズな契約業務へ
―――導入後、業務効率はどの程度改善されましたか？
劇的に改善されました。以前は1件30分かかっていた作業が、導入後は1件あたり約3分で終わるようになりました。 手動での作業が減り、紙の郵送や対面での調整が不要になったことが大きいです。
―――具体的な運用フローと処理件数を教えてください。
現在は、担当者が契約書のPDFをアップロードし、相手先のメールアドレスと社内の承認ルートを設定するだけです。社内の承認に関わる人数は2〜3名で、早ければ2分程度、長くても30分以内には承認が完了します。 月間で10件〜30件、年間で50件〜80件ほどの契約書を処理していますが、全体的な業務負荷は大幅に軽減されました。
社内展開は画面キャプチャを使ったマニュアルや研修で不安を払拭
―――導入時、社内への定着で工夫された点はありますか？
導入当初は、やはり「Wordファイルのまま送れるのか？」「PDF変換は必須か？」といった操作面の質問が多く寄せられました。使い方が分からず戸惑う声もありました。
そこで、画面キャプチャを中心とした視覚的に分かりやすいマニュアルを作成しました。「どこをクリックすればいいか」を矢印や赤・青の色を使って明確に指示することで、ITツールに不慣れな従業員でも直感的に理解できるように工夫しました。
―――その後のフォローアップはいかがでしたか？
導入後も週に1〜2回のペースで、スキマ時間を使ってメンバーに説明を行いました。基本的な操作の復習やテンプレート機能の使い方などを丁寧に伝えた結果、従業員からも「以前よりも操作に慣れた」「承認が早くなった」「契約書の確認が以前より綺麗に見れるようになった」というポジティブな反応が得られ、スムーズな定着につながりました。
クラウドサイン
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