COCOMITEでマニュアル作成の属人化を防ぐ。全社・多拠点へのナレッジ共有で、業務標準化を加速

固定フォーマットとAI機能で、誰もが迷わずルールに沿ったマニュアルを作成できる「COCOMITE（ココミテ）」。人事・総務などのバックオフィス部門を中心に導入され、作業工数を3分の1に削減した事例も生まれています。COCOMITEの特徴や活用事例に加え、ナレッジ共有DXのよくある失敗や効果測定に役立つ指標について、コニカミノルタジャパンの山中氏と小関氏にお話をうかがいました。

COCOMITE（ココミテ）とは
COCOMITEは、コニカミノルタジャパン株式会社が提供するオンラインマニュアル作成・運用サービスです。固定フォーマットに沿って文章や画像を入力するだけで、わかりやすいマニュアルを簡単に作成できます。人事・総務・経理などのバックオフィス部門を中心に、社内規程やシステム操作マニュアルの整備・管理で活用されています。また、最大5階層のフォルダ分けによる細かなアクセス権限設定が可能なため、多拠点・多店舗展開企業もナレッジを一元管理できます。
▶COCOMITE（ココミテ）の評判・口コミを見る

写真左：山中智雄氏
コニカミノルタジャパン株式会社
プロダクトマーケティング統括部
ICW事業推進部
COCOMITE プロダクトマネジャー

写真右：小関梓沙氏
コニカミノルタジャパン株式会社
人事統括部
人事部
採用担当

固定フォーマットだからこそ、誰でも迷わず見やすいマニュアルが作れる

───数あるマニュアル作成ツールの中で「COCOMITE（ココミテ）」ならではの特徴や強みについて教えてください。

山中：COCOMITEの大きな特徴が「固定フォーマットであること」です。

マニュアルは単なる手順書ではなく、組織の考え方やルールが表れたものだと考えているため、COCOMITEは「属人化せず、誰でも迷わず、一定の品質で作れること」を重視して設計しています。そのため、COCOMITEは自由形式で作るツールと違い、構成の組み立てに迷うことがありません。

自由形式のツールはさまざまな形式のマニュアルに対応できる反面、作り方自体が人によってばらついてしまうことがあります。本来はそのばらつきをなくすためにツールを導入したのに、結果として新たなばらつきが生まれてしまうケースも少なくありません。

COCOMITEのお客様には、もともと自由形式のツールを使っていたケースが多いです。そうしたお客様がCOCOMITEを使用した際に「固定フォーマットのおかげで、誰でも迷わずマニュアルを作成しやすい」と価値を感じていただくことが多いですね。

COCOMITE（ココミテ）の固定フォーマット_イメージ画像 — COCOMITE（ココミテ）のマニュアル作成イメージ（画像提供：コニカミノルタジャパン株式会社）

───作成フォーマットを考える手間が省け、誰でも同じ形式で作れるのは大きなメリットですね。その他に、お客様から好評な機能や特徴はありますか。

山中：文章をしっかりと記載できる点も評価いただいています。最大250ステップ（見出し）を設定できて、1ステップごとに最大2400文字まで入力できます。作業手順書だけでなく、長文の社内規程や人事規程などテキスト主体の文書作成にも向いています。

こうした特徴もあって、COCOMITEを採用してくださるお客様は人事・総務・経理部のようなバックオフィス部門や管理部門の方が多いです。「人によって認識齟齬がないように文章で残し、引き継ぎで活用したい」「社内システム操作手順を全社員に展開したい」というバックオフィス部門のニーズに対して、当社のUIがマッチしているのだと思います。

部門内におけるジョブローテーションの引き継ぎを効率的に進めたり、全社員へのわかりやすい情報発信で問い合わせ対応工数の削減を実現したりと、COCOMITEを起点に業務改善を推進されています。

───バックオフィス部門以外で、他にCOCOMITEがよく活用されている業種や部署はありますか。

山中：多店舗展開されているお客様や、小売業や飲食業のお客様にもよくご利用いただいています。たとえば、店舗のレジシステムを入れ替える際に業務フローが一新されるため、それに合わせてマニュアルを作り直し、各店舗のスタッフへ一斉に共有するといった用途で使われています。全店舗でのサービス品質標準化や本部への問い合わせ削減につながっています。

大規模な営業組織や外部パートナーを管轄されている部門でも、COCOMITEが導入されています。受発注システムのような全社システムの導入・刷新と同時にマニュアルを整備したり、生産性向上・DX推進プロジェクトの具体施策として現場へのノウハウ展開を見直したりされています。現場に浸透させたい新ルールを、ビジュアルと文書でわかりやすく発信することで、自己解決を促します。その結果、問い合わせ対応や確認工数を減らし、本来業務に集中しやすくすることに貢献しています。

また、店舗のお客様の場合、多くのツールでは「各店舗に1つのアカウント」を発行しますが、COCOMITEは1アカウントあたり最大5台の端末から同時にアクセスできるようにしています。そのため、バックヤードのPCでの確認はもちろん、棚卸しなど店舗実務をしながら、その場でスマートフォンやタブレットからも同時アクセスできる点が、選ばれている理由だと思います。

守ってほしい作成ルールはAIがカバー。作成後の陳腐化を防ぐ工夫も

───システム設計や機能改善において、こだわっている価値観はありますか。

山中：作成者が直感的に迷わず使えることにこだわっています。

その一例として、AI校正（β版）機能があります。この機能では、入力した文章に対して「表を使ってわかりやすくしてほしい」「注意点やコツを書いてほしい」といった選択肢にチェックを入れるだけで、AIが自動で文章を整えてくれます。

COCOMITE（ココミテ）のAI校正_イメージ画像 — COCOMITE（ココミテ）のAI校正（β版）機能（画像提供：コニカミノルタジャパン株式会社）

マニュアルの管理者が「こういう形式で作ってほしい」とルールを定めても、現場の担当者がその通りに作ってくれないという悩みをよく聞きます。

この機能では事前に校正ルールを設定しておけるので、現場の担当者が思いついたことを箇条書きで入力すれば、あらかじめ設定した校正ルールに沿って、入力した下書きの表現や構成をAIが整えてくれます。

───AIへの指示が選択肢形式であれば、操作で迷うことは減りますね。

山中：知識や発想力がある方であれば、AIを使ってさまざまなことができます。自由にプロンプトを入力できる欄があれば十分という方もいらっしゃるでしょう。

しかし、実際にお客様と話していると「どうやってAIに指示を出せばいいかわからない」というお声は少なくありません。ですので、数クリックですぐに指示できるシンプルな操作性に落とし込みました。

───マニュアルを作成した後の運用面をサポートする機能はありますか。

山中：マニュアルは作ることよりも、使われ続けることのほうが重要だと考えているので、COCOMITEは運用面もしっかりカバーできるよう設計しています。

たとえば、マニュアルの更新リマインド機能があります。設定した期限を過ぎるとリマインドメールが届くようになっており、更新漏れによるマニュアルの陳腐化を防ぐ工夫を行っています。

また、最近リリースした機能に、バージョン比較機能があります。マニュアルが更新された際、読む側からすると「具体的にどこが変わったのかわからない」という課題がありました。そこで、過去のバージョンと最新版を比較して、変更箇所を一目でキャッチアップできるようにしました。

COCOMITE（ココミテ）のバージョン比較_イメージ画像 — COCOMITE（ココミテ）のバージョン比較機能（画像提供：コニカミノルタジャパン株式会社）

【導入事例】COCOMITE導入で人事部門の属人化解消へ。作業工数を3分の1に削減

───御社では人事業務のDXの一環としてCOCOMITEを導入されたとうかがいました。そもそも人事業務のDXが推進されるようになった背景を教えてください。

小関：人事部門では業務の属人化が課題でした。担当者の異動や長期の産休などで引き継ぎしてもマニュアルが不十分で、後任者がいざ業務を引き継いだらわからないことだらけというケースもありました。

また、もともと各自がExcelなどでマニュアルを作成してはいたのですが、それが具体的にどこに格納されているのか、グループウェアなのか、クラウドストレージなのか、あるいは個人パソコンのローカルフォルダなのか、まったくわからない状態でした。

そこで、共通のフォーマットを用いてナレッジの可視化を進めようという話になったんです。そして、自社で開発したCOCOMITEを使うことになりました。

───導入はどのような手順で進めていったのでしょうか。

小関：COCOMITEの導入が決まったのは、私が入社した2022年でした。私と同期の1人がOJTの際にちょうどCOCOMITEの使い方を学んでいたので、アンバサダーの役割を任されました。

当時、人事部内には共通の業務マニュアルがほとんどない状態でしたので、新人として配属されたばかりの私たちが先輩社員から教わった業務をCOCOMITEでマニュアル化していくことから始めたんです。それから徐々に、ExcelやPowerPointで作成されていた社内向けの人事マニュアルもCOCOMITEに移行していきました。

───COCOMITEの導入によって人事部内や社内からの反響はありましたか。

小関：導入前は他部署から「人事のマニュアルが見にくい」という指摘を受けたこともありましたが、COCOMITEに移行後はマニュアルが見やすいと好評です。

人事部内でも、私と同期がCOCOMITEで作成したマニュアルを見てもらうことで、「わかりやすいね」「そんな使い方もできるんだ」とメリットを感じてもらい、使ってもらえる方が増えていきました。

また、社内・社外向けマニュアルの用意からその後の運用や更新などをトータルで考えると、これまでの作業時間の3分の1程度まで削減できていますね。

予算確保に役立つ5つの指標。トラブル時の損失抑制にも効果を発揮

───DX化に興味はあるものの、どれだけ役立つか分からないから予算を割きにくいと悩む企業もいると思います。マニュアル作りやナレッジ共有のDX化がもたらす費用対効果の考え方や、役立つ指標について教えてください。

山中：大きく分けると、

マニュアル作成時間の削減
文書検索時間の削減
引き継ぎ時間の削減
社内問い合わせ対応時間の削減
トラブル時の損失抑制

このあたりが費用対効果を表せる指標になります。失っている時間を人件費に換算することで、より問題が可視化され、危機感が高まると思います。

まず、わかりやすいのは「作成時間の削減」ですね。先ほど弊社人事部の事例でもお話ししたとおり、作成・更新にかかる時間は3分の1程度に削減できます。

さらに「文書の検索時間の削減」があります。たとえば中間管理職の場合、1日のうち約1.5時間を「情報やファイルを探す時間」に費やしていると言われています^※。

※出典：Dropbox Japan「Dropbox Japan、「ナレッジワーカーの AI 利活用に関する実態調査」を発表」（2026年4月9日閲覧）

COCOMITEのような専用ツールに情報を集約すれば、全文検索機能を使って目的の情報を一瞬で探し出せます。この検索時間を仮に3分の1に削減できたとすれば、社員全員の人件費に換算するとかなりのコスト削減効果になるでしょう。

「引き継ぎ時間の短縮」もわかりやすい指標です。従来は2時間×3回の計6時間かけて口頭で行っていた引き継ぎが、マニュアルを整備したことで2時間×1回で済むようになった、という事例もあります。

「社内問い合わせ工数の削減」も大きな効果が見込めます。バックオフィス部門では、全社員からの問い合わせ対応に追われてコア業務に集中できないというお声もよく耳にします。COCOMITEのようなツールを使って正しく運用すれば、社内問い合わせが来た際も「このページを見てください」とURLを送るだけで済むようになります。COCOMITEを導入したお客様の中には、昨対比で約5000時間の工数削減を実現しているケースもあります。

また、「トラブル時の損失の抑制」も重要な観点です。実際に導入いただいている通信会社様の事例では、システム障害などの事故が発生した際、さまざまな部署の営業やオペレーターが急遽集まって対応にあたります。その際、COCOMITEに緊急対応マニュアルが集約されているため、迅速にトラブル対応ができ、システム停止時間とそれに伴う損失を最小限に抑えられたとうかがいました。

丸投げと完璧思考には要注意。まずは現状の数値化から

───マニュアル作成やナレッジ共有をDX化する際、企業が陥りがちな失敗パターンはありますか。

山中：よくある失敗は、社内の運用体制が整っていないまま、現場に丸投げしてしまうケースです。現場の担当者だけに任せてしまうとモチベーションが続かず、マニュアル作成が一向に進まないといった状況に陥りがちです。

また、最初から全部を完璧にマニュアル化しようとするのもよくある失敗パターンです。目標を大きくしすぎると、どこから手をつけていいかわからなくなり、結果的に頓挫しやすくなります。

まずは対象とする業務の範囲を小さく絞り、スモールステップで着実に進めることが何よりも重要です。マニュアル・ナレッジを組織に共有した人が高く評価されるような評価制度との連動もおすすめです。

───マニュアル作成やナレッジ共有にお悩みの方が「最初の一歩」として取り組むべきアクションを教えてください。

山中：まずは、自分たちが今一番困っている業務に焦点を当て、その業務の非効率によって「どれだけの時間ロスが発生しているか」を一度計算してみることをおすすめします。

「マニュアルが古いのが課題だ」「情報が散在している」となんとなく感じているだけでは、たとえツールを入れても本当に効果が出たのか検証できません。「この業務にこれだけのコストがかかっている」という現状を数値化して把握することが、改善に向けて一番良いスタートになると思います。

───最後に、マニュアル作成やナレッジ共有にお悩みの方へ向けてメッセージをお願いします。

山中：マニュアルやルールは、会社のビジョンに基づいて作られ、日々の業務の中で活用されることで組織の知識になっていくものだと思っています。そうした意味で、マニュアルは組織の基盤となる存在だと考えています。

COCOMITEは機能面の充実はもちろんですが、カスタマーサクセスによる伴走サポートも強みとしています。マニュアル整備のスケジュール策定やフォルダ設計など、続けられる運用を一緒につくります。

「暗黙知のマニュアル化が難しい」「文章を作るのが大変」と二の足を踏まれている方も多いと思いますが、COCOMITEではセールス、カスタマーサクセス、そしてプロダクト開発のチームが密に連携し、お客様に寄り添った最適なご提案をさせていただきます。予算が決まっていない検討段階であっても大丈夫です。まずは一度弊社にお声がけください。

COCOMITE（ココミテ）公式サイト