Sansan
導入事例 Kさん
- 女性 30代前半
- IT/通信/インターネット系
- 従業員数 101〜200人
- 営業
- 一般社員・職員
※掲載情報はインタビュー対象者の導入当時のものであり、最新の仕様とは異なる場合があります。
導入前の課題：属人的な紙の名刺管理と、最大1万件に上るリスト作成の手作業
―――Sansan導入前は、どのように名刺情報の管理を行っていたのでしょうか。
個人がそれぞれ紙媒体で管理していました。長年営業をされている方は、引き出しに五十音順で名刺を並べているような状況でした。
―――個人で名刺を管理されていたことで、業務上どのような不便さを感じていましたか。
他の社員がどの企業とコンタクトを取っているのかが把握できない点です。
また、官公庁の案件などで企業へメールの一斉送信を行いたい場面でも、過去の名刺交換履歴が社内で共有されていないため活用できず、非常に不便でした。
―――その際、営業用のリスト作成はどのように行っていたのでしょうか。
オープン情報で会社を調べ、1件ずつ公式ホームページを確認しながらリストを作成するという非効率な手作業を行っていました。
規模の大きいプロジェクトだと1万件単位、少なくとも3,000件ほどのリストを手作業で精査しており、大変な労力がかかっていました。
コロナ禍を契機にオンライン管理へ移行 機能要件と導入のスムーズさでSansanを選定
―――名刺管理ソフトの導入を検討し始めた直接のきっかけについて教えてください。
コロナ禍で対面での名刺交換ができなくなったことがきっかけです。相手方の情報を収集する術がなくなってしまったため、オンラインで名刺を交換し、そのデータを管理しようという方針を上司が立てました。
―――導入にあたり、どのように比較検討を進めたのでしょうか。
まずはオンライン名刺交換のために「Eight」を利用しました。
しかし、部署単位での管理が難しいという話になり、最終的にSansanを含む3つのサービスで比較検討を行いました。
―――最終的にSansanを選定された決め手は何だったのでしょうか。
オンラインで名刺交換ができ、それを管理できるという必須要件を満たしていたことです。
また、比較検討から導入までがスムーズに進む点も重視しました。実績のあるサービスということもあり、価格帯もネックにならず、情報収集と提案を行った私の意見がそのまま採用されました。
名刺情報を一元化し、膨大な営業リスト作成の工数を劇的に削減
―――導入後、社内での名刺管理はどのような運用フローに変わりましたか。
名刺交換をした担当者が、それぞれスキャナーで読み込んでシステムに登録しています。紙で管理したがるメンバーにも、名刺交換後はすぐにスキャンしてSansanに登録するように繰り返し伝えて定着を図りました。
登録後は、業種や企業の規模、交換した場面などを基準にタグ付けをして管理しています。
―――導入したことで、具体的にどのような業務改善効果が得られましたか。
営業リストを作成する作業が大幅に効率化されました。名刺情報が電子化されたことで、1万件規模のリストであっても一挙に抽出・作成できるようになりました。
煩雑だった手作業がなくなり、簡単な操作で精度の高いリストが作成できるようになったのは大きな変化です。また、遠隔での業務もしやすくなりました。
全社的な人脈把握に向け、エンタープライズ規模での一括導入の検討を推奨
―――現在の運用の中で、改善したいと感じている点や課題はありますか。
業種のタグを優先しているため、展示会などの細かい履歴が残りにくいというタグ付けのルール上の課題があります。
また、リストを抽出する権限が担当者に付与されていないため、必要になるたびに権限を持つ上司に依頼する手間が発生しています。
―――導入したサービスに対する総合的な評価をお聞かせください。
問題なく稼働しており、求めていた機能をすべて満たしているため、10段階で10点の評価をしています。費用対効果も非常に高いと感じています。
―――最後に、これから名刺管理ソフトの導入を検討している方へ向けて、アドバイスがあればお願いします。
今回は部署単位での導入でしたが、同時期に他部署でもそれぞれSansanを導入するという事態が起きていました。会社全体としてどんな企業とつながりがあるのかを把握するためにも、全社で一括して登録すべきだったと感じています。
部署ごとの導入はスピード感があるというメリットもありますが、企業にとって大きなリソースである人脈を全社で共有できない懸念があります。
導入の際は、できればエンタープライズ規模での一括導入を検討することをおすすめします。
Sansan
＼ 稟議や社内提案にも使える！／
